Tworzenie dokumentów kont i sprawozdań

Dokument rozliczeniowy w module Finanse SunSystems oznacza każdą sformatowaną listę operacji konta. Może on zawierać operacje nierozliczone lub rozliczone w dowolnym okresie rozrachunkowym. Dokumenty rozliczeniowe często są nazywane wyciągami. Tradycyjnie wyciąg zawiera listę nierozliczonych operacji i przeznaczony jest do poinformowania klienta o zaległych zobowiązaniach.

Każda organizacja może mieć własne wymogi dotyczące dokumentów rozliczeniowych i wyciągów. Ponadto poszczególne organizacje często wymagają różnych formatów dokumentów rozliczeniowych. Mogą wymagać tworzenia wyciągu w różnych momentach, w formie szczegółowej lub sumarycznej, dla wybranych klientów, zgodnie ze wstępnie zdefiniowanymi regułami. Mogą to być, na przykład:

• cotygodniowe szczegółowe wyciągi z określonych kont największych klientów, które muszą być przesłane pocztą elektroniczną do osób kontaktowych tych klientów, wraz z comiesięcznym ogólnym podsumowaniem, które zostaje zaksięgowane;
• codzienne szczegółowe wyciągi dla specjalnych klientów, które muszą zostać przesłane do osób kontaktowych tych klientów;
• wyciągi comiesięczne dla wszystkich klientów, drukowane w krótkim czasie i rozsyłane pocztą.

Chcąc zapewnić funkcję tworzenia elastycznych wyciągów, moduł Finanse dzieli proces tworzenia dokumentów rozliczeniowych na dwie części:

• wybór operacji– operacje przeznaczone do wyciągu wybierane są za pomocą filtra panelu kontrolnego. Można definiować różne filtry z różnymi kryteriami wyboru, w zależności od wymogów danego wyciągu. Niektórzy klienci mogą na przykład wymagać przysyłania wyciągu z operacjami nierozliczonymi i spłaconymi w danym miesiącu, a inni tylko wyciągu z operacjami nierozliczonymi.
• tworzenie wyciągu – wyciągi tworzone są za pomocą narzędzi raportowania, które pozwalają stosować różne formaty dokumentów do ustalenia wyglądu i zawartości wyciągów.

Dokumenty konta mogą zostać utworzone ręcznie, w formacie pojedynczego dokumentu, przy użyciu funkcji Dokumenty konta (ACD).

Funkcja ta wykorzystuje wstępnie zdefiniowany filtr standardowy, który pozwala na wybór operacji, które mają pojawić się na wyciągu. Wszystkie dokumenty dotyczące konta generowane w trakcie jednego procesu są zapisywane w jednakowym formacie i zawierają domyślny kod adresu klienta.