Wprowadzanie wartości budżetowych

Wartości budżetowe są wprowadzane do rozliczeń jako operacje budżetowe w taki sam sposób, w jaki operacje księgowe są księgowane na konta księgi głównej. Budżet może zostać zapisany jako suma dla całego roku, wprowadzona w dowolnym dostępnym okresie. Może on także zostać rozłożony na wiele okresów.

Kwoty budżetu podlegają tym samym regułom weryfikacji, bilansowania i księgowania, co kwoty rejestru. Operacje budżetowe zapisywane są w celu zapewnienia próbnego audytu budżetowego.

Aby skorzystać z opcji kontroli budżetu, musisz najpierw ustawić rekordy w Ustawieniach kontroli budżetu. Zob. Definiowanie kontroli budżetu, aby uzyskać więcej informacji.

Kwoty budżetu można wprowadzać do księgi budżetowej za pomocą jednej z poniższych metod:

  • Zapis do księgi (LEN)
  • Import księgi (LIM)
  • Wykonanie rozliczeń firmowych (CAL)
Uwaga: Przed wczytaniem wartości budżetu za pomocą którejkolwiek z powyższych metod musisz uzyskać dostęp do księgi budżetowej za pomocą funkcji Zmiany budżetu (CBG). Księga budżetowa to księga zdefiniowana za pomocą opcji Główna księga budżetowa w Konfiguracji jednostki organizacyjnej.

Wprowadzanie operacji budżetowych do księgi budżetowej za pomocą funkcji Zapis do księgi (LEN) przebiega w taki sam sposób, jak w przypadku operacji rzeczywistych. Możesz również przygotować plik budżetu w pakiecie arkuszy kalkulacyjnych i przesłać dane do księgi budżetowej za pomocą Importu księgi (LIM).

Budżet może zawierać tyle szczegółów, ile wymagane. Możesz tworzyć budżety dla kont poprzez księgowanie bezpośrednio na te konta.

Jeżeli w zestawieniu raportujesz według budżetu, możesz wprowadzić budżet dla zakresu kont w dowolnym koncie. Możesz na przykład ustawić budżet dla pierwszego konta sprzedaży w księdze budżetowej, jeżeli zazwyczaj tworzysz raporty dla zakresu kont sprzedaży.

Budżety można również wprowadzać na podstawie kodu analitycznego, na przykład działu lub projektu. Aby wprowadzić budżet dla kodu lub kodów analitycznych, musisz zaksięgować operację na konto budżetowe i dołączyć kody analityczne do tej operacji.

Jeżeli chcesz ustawić budżet tylko dla kody analitycznego, musisz zaksięgować budżet na pojedyncze konto i przekierować na nie wszystkie konta rzeczywiste.

Zob. Ustawienia kontroli budżetu dla konta.

Podczas wprowadzania budżetu do księgi tworzone są rekordy budżetu dla kombinacji poniższych opcji:

  • Kod konta – musi to być Konto kontroli budżetu zdefiniowane w Ustawieniach kontroli budżetu.
  • Okres
  • Kod analityczny 1 (opcjonalny – zależy od Ustawień kontroli budżetu)
  • Kod analityczny 2 (opcjonalny – zależy od Ustawień kontroli budżetu)
  • Kod analityczny 3 (opcjonalny – zależy od Ustawień kontroli budżetu)
  • Kod analityczny 4 (opcjonalny – zależy od Ustawień kontroli budżetu)
  • Kod analityczny 5 (opcjonalny – zależy od Ustawień kontroli budżetu)

Powyższe dane są pobierane z rejestru podczas księgowania. Mają tu zastosowanie zwykłe reguły planu kont i typu rejestru, więc należy uważnie stosować analizę obowiązkową, opcjonalną i zabroniona itp. Budżet należy wprowadzać w walucie podstawowej.

Podczas księgowania rejestru, wpisy są tworzone w głównej księdze budżetowej oraz tabelach budżetowych. Tabele budżetowe są wykorzystywane przez funkcję kontroli budżetu. Główna księga budżetu jest wówczas używana referencyjnie.

Dla zamówień zakupów i faktur zakupów, wprowadzane kwoty są traktowane jak debet. Poniżej przedstawiono przykład wpisu rejestru:

  Konto Analiza Okres Kwota NL/ZB
Wiersz tworzący rekord kontroli budżetu Kod konta kontroli budżetu Opcjonalny Okres wprowadzania budżetu Kwota budżetu dla tego okresu D
Wiersz bilansowania Dowolny kod konta Nie dotyczy Okres wprowadzania budżetu Kwota budżetu dla tego okresu C

Przykład 1:

Konto Okres Budżet
A 11/2005 USD 100
A 12/2005 USD 150
A 01/2006 USD 200
A 02/2006 USD 100
i tak dalej    
A 12/2006 USD 100
B 11/2005 USD 100
B 12/2005 USD 100
B 01/2006 USD 150
i tak dalej    

Przykład 2:

Konto Okres Kod analityczny 1 Budżet
A 11/2005 Dział A USD 100
A 11/2005 Dział B USD 100
A 12/2005 Dział A USD 150
A 12/2005 Dział B USD 100
A 01/2006 Dział A USD 200
A 01/2006 Dział B USD 200
A 02/2006 Dział A Brak
A 02/2006 Dział B USD 150
i tak dalej      

Ponowne rozliczenie budżetu

Kwoty budżetu można przesuwać pomiędzy kontami, kombinacjami konta i analizy lub okresami. Wprowadzany jest rejestr celem kredytowania budżetu źródłowego i debetowania budżetu docelowego.

Na przykład, jeżeli budżet jest przenoszony z konta A i okresu 04/2006 na konto B do okresu 03/2006, należy utworzyć poniższy rejestr:

Konto Analiza Okres Kwota NL/ZB
A   04/2006 USD 100 C
Dowolne konto   04/2006 USD 100 D
B   03/2006 USD 100 D
Dowolne konto   03/2006 USD 100 C
Uwaga: Nie możesz przesuwać kwoty większej niż dostępna kwota budżetu, gdyż może to spowodować nadmiar wydatków dla budżetu. Dostępny budżet obliczany jest następująco: dostępny budżet = budżet - zatwierdzone wydatki - rzeczywiste wydatki

Ręczne wprowadzanie budżetu

Możesz użyć standardowych typów rejestru do wprowadzania budżetów. Jednakże zalecane jest zdefiniowanie oddzielnych typów rejestru przeznaczonych włącznie do wprowadzania budżetu, w celu ich łatwego odróżnienia od innych typów.

Uwaga: Rejestry budżetu podlegają standardowej kontroli dublowania, możesz więc wybrać utworzenie konta zastępczego budżetu i używać go jako konta dla księgowań bilansujących wszystkich rejestrów budżetu.

Ustawienia wstępne operacji budżetu

Ustawienia wstępne rejestru (JNP) pomagają przyspieszyć proces wprowadzania operacji budżetu. Poniższe informacje mogą być przydatne podczas wprowadzania kwoty rocznej i rozkładania jej na poszczególne okresy w roku finansowym:

  1. Pierwszy wstępnie ustawiony wiersz nie jest wierszem księgowania i służy do wprowadzania kwoty rocznej budżetu.
  2. Możesz zdefiniować kolejne wiersze, po jednym dla każdego okresu i przypisać im równe części budżetu. Wpisz 1R w polu Kwota.
  3. Zaleca się, aby wiersz odpowiadający ostatniemu okresowi w roku był wierszem zaokrąglania. Aby to ustawić, wpisz 1RU w polu Kwota.
  4. Wiersze bilansujące dla każdego okresu mogą mieć ustawiony Okres w polu Debet/Kredyt. Ustawia to wartość wiersza na kwotę bilansującą okresu, aby zapewnić sumowanie kwot wszystkich okresów do zera. Dla budżetu podzielonego na 12 okresów rozrachunkowych otrzymasz jeden wiersz nie do księgowania, 12 wierszy debetu i 12 wierszy kredytu.

Ustawienia wstępne rejestru mogą być zastosowane dla budżetów rozłożonych nierównomiernie. Możesz wprowadzić odpowiedni współczynnik dla każdego okresu w polu Kwota.

Generowanie budżetów w arkuszu kalkulacyjnym

Większość aplikacji do obsługi arkuszy kalkulacyjnych umożliwia zapisanie pliku w formacie obsługiwanym przez moduł Finanse SunSystems. Szczegółowe informacje na temat wymaganego układu pliku znajdują się w Imporcie księgi.