Zarządzanie kontami bilansowymi

Podczas tworzenia kont bilansowych należy pamiętać o dwóch sprawach:

Konto musi mieć typ konta: Bilansowe. Saldo tego typu kont w końcu roku jest przenoszone na początek roku następującego.
Zazwyczaj typ salda ustawia się jako Saldo z przeniesienia. Oznacza to, iż na tym koncie nie będą dokonywane dopasowania ani rozliczenia operacji. Uruchomienie Czyszczenia księgi powoduje sumowanie kont z saldem do przeniesienia, zgodnie ze specyfikacją i usunięcie szczegółowych operacji. Jednym wyjątkiem jest konto bankowe. Przy korzystaniu z opcji uzgodnień bankowych, w przypadku typu konta bankowego należy wybrać Pozycję otwartą.

Konta należności, zobowiązań oraz klientów w bilansie

W środowisku pojedynczej księgi SunSystems nie trzeba tworzyć kont sprawdzających konta należności/debetowe, zobowiązań/kredytowe oraz konta klientów. Sprawozdania finansowe wykazują łączne saldo całego zakresu wszystkich tego typu kont.

Konta występujące zarówno w aktywach, jak w pasywach

Saldo debetowe/kredytowe niektórych kont bilansowych może być różne z miesiąca na miesiąc. Na tej podstawie określa się miejsce konta w bilansie. Przykładem mogą być międzyzakładowe konta klientów. W jednym miesiącu saldo netto może wykazywać kwotę aktywów bieżących, natomiast w następnym może należeć do zobowiązań bieżących.

Zestawienia finansowe oraz Sprawozdania finansowe umożliwiają pominięcie wiersza w zależności od tego czy dana kwota jest należnością czy zobowiązaniem. W opcji Wiersze sprawozdania finansowego możliwe jest pominięcie kont z saldem debetowym lub kredytowym. Zapobiega to kompensacie kont aktywnych i pasywnych. Zob. także Raportowanie w zależności od salda konta.

W opcji Wiersze lub kolumny sprawozdania finansowego, możliwe jest podział należności i zobowiązań na poziomie operacji. Na przykład można określić dwie kolumny – jedną dla operacji debetowych i drugą dla operacji kredytowych. Można utworzyć dwa wiersze, jeden pod pozycją aktywa bieżącego i drugi pod bieżącym zobowiązaniem. Oba dotyczą tego samego zakresu kont, ale mają przeciwstawne ustawienia w polu Ukrycie wiersza/konta. W rezultacie w wybranym okresie saldo danego zakresu kont jest wykazywane prawidłowo.

Zarządzanie środkami trwałymi

Moduł SunSystems Środki trwałe zawiera pełne dane historyczne, opisowe szczegółowe o składnikach majątku, ich nabyciu i likwidacji. Umożliwia on również automatyczne lub ręczne naliczanie amortyzacji. Możliwe jest przeglądanie lub raportowanie majątku trwałego.

Środki trwałe to w pełni zintegrowana część pojedynczej księgi w module Finanse, więc te same księgowania aktualizują wartość aktywów w rejestrze aktywów i zapisy na stosownych kontach w module Finanse.

Jeśli moduł SunSystems Środki trwałe nie jest używany, należy utrzymywać odpowiednie konta oraz ręcznie wprowadzać wszelkie operacje dotyczące zmian majątku i amortyzacji.

Konta pozabilansowe stanowiące załączniki do bilansu

Konta pozabilansowe służą zazwyczaj do przechowywania informacji niefinansowych. Konto pozabilansowe może być użyte jako kopia zapasowa konta bilansowego. Konto bilansowe może wykazywać informacje zbiorcze, podczas gdy konto pozabilansowe zawiera kopię szczegółowych danych. Na przykład pożyczki pracowników mogą być wykazywane na koncie bilansowym jako jedna liczba, podczas gdy zapasowe konto pozabilansowe dostarcza szczegółowych informacji o poszczególnych pożyczkach.

Rozliczenia międzyokresowe

SunSystems obsługuje rozliczenia międzyokresowe na dwa sposoby:

Można uruchomić rejestr w Ustawieniach typów rejestrów (JNT),, który automatycznie jest stornowany w okresie następującym po zapisie.
Możliwe jest zastosowanie standardowego typu rejestru. Podczas Zapisu do księgi (LEN), przynajmniej cztery wiersze są księgowane, dwa w bieżącym okresie rozrachunkowym i dwa w okresie kolejnym. Wprowadzając Ustawienia rejestru (JNP) można zautomatyzować ten proces.

Wyświetlanie zysków/strat dla konta bilansowego

Kwota zysku/straty w sprawozdaniach finansowych stanowi saldo netto wszystkich kont przychodów i kosztów. Saldo konta, którego typ określono jako Zysk i Strata, nie jest przenoszone do następnego roku rozliczeniowego. Jest to utrudnienie w przygotowaniu sprawozdań finansowych, w których konieczne jest wykazanie zysków wstrzymanych.

Częścią procedury zamknięcia roku jest wymagane zaksięgowanie zysku/straty na koncie bilansowym, któremu nadaje się odpowiednią nazwę. Zob. Przenoszenie rocznych zysków lub strat do sprawozdania bilansowego.

Uzgodnienia bankowe

SunSystems dostarcza dwie metody uzgadniania szczegółów wyciągu bankowego z operacjami księgowanymi na koncie bankowym.

Uzgodnienia można wykonać ręcznie za pomocą Rozliczeń konta (ACA). Operacje uzgodnione są identyfikowane za pomocą znacznika rozliczenia Uzgodnione. Można wybrać operacje z konta bankowego i uporządkować w żądanej kolejności według dat lub identyfikatorów. Pozwala to na łatwiejsze odszukanie transakcji. Można potem dokonać zmiany znacznika rozliczenia operacji na Uzgodnienia.

Pozycje nie wyjaśnione, takie jak np. opłaty bankowe, można wprowadzić ręcznie do Rozliczenia konta za pomocą opcji Generowanie lub wprowadzić jako typ rejestru pozwalający na bieżące rozliczenie w zapisie.

Nierozliczone operacje mogą być raportowane za pomocą opcji Raport w Rozliczeniu konta. Należy włączyć jedynie nierozliczone operacje. Za pomocą generatorów raportów finansowych można także tworzyć własne raporty uzgodnień bankowych.

Menedżer uzgodnień SunSystems automatyzuje niektóre czynności uzgodnień bankowych. Za pomocą wybranych kryteriów dopasowania, można wczytać operacje z wyciągu bankowego do księgi i automatycznie dopasować do operacji na koncie bankowym.

Można również dokonać uzgodnień bankowych przez księgowanie z wyciągów bankowych. W niektórych krajach jest to wymagane. Operacje generowane w ramach funkcji Wykonanie pobrania płatności są księgowane na koncie rozliczeniowym. Pozostałe operacje księgowane są z wyciągu bankowego. Wyciąg bankowy zawiera zapisy kompensujące te należności i zobowiązania wygenerowane w systemie. Do uzgodnienia pozostałych operacji stosowana jest funkcja Rozliczenie konta, należy dokonać korekt jeżeli są wymagane. Wszystkie operacje, które pozostaną nierozliczone po zakończeniu procesu dotyczą przekazywanych środków.