Wymagania wstępne czyszczenia księgi
Czyszczenie księgi (LCL) to proces umożliwiający usunięcie starych lub zbędnych operacji z księgi jednostki organizacyjnej i zastąpienie ich sumarycznymi operacjami bilansowania. Czyszczenie księgi nie jest obowiązkowe. Przyczynia się jednak do usprawnienia zarządzania systemem. Dostępne są dwie opcje:
- Czyszczenie okresowe – sumuje operacje z danego okresu
- Czyszczenie roczne – sumuje operacje z danego roku.
Operacje są sumowane tylko wówczas, gdy zaksięgowano je w okresie rozliczeniowym danego roku lub roku poprzedniego w stosunku do czyszczonego okresu lub roku.
Uwaga: Czyszczenie księgi budżetowej zawsze skutkuje usunięciem, a nie zarchiwizowaniem operacji. W przypadku czyszczenia rocznego usuwane są wszystkie
operacje budżetowe aż do wybranego roku włącznie. Salda zbiorcze są księgowane do każdej kombinacji konta i kodu analitycznego
w ostatnim okresie danego roku.
Przed przeprowadzeniem czyszczenia księgi, należy upewnić się, czy:
- Utworzono wszystkie Raporty kontroli zmian. Powinny one zawierać na przykład zestawienia rejestrów i kont.
- Wszyscy użytkownicy wylogowali się.
- Dla bezpieczeństwa, wykonano kopię zapasową jednostki operacyjnej.