Definizione di interfaccia archivio contabile
L'interfaccia archivio contabile consente di definire e gestire l'interazione tra i moduli Evasione ordini e Dati finanziari di SunSystems. Questa interfaccia seleziona i valori e altri dati delle registrazioni di Evasione ordini e li riporta nei conti del modulo Dati finanziari.
I moduli Dati finanziari ed Evasione ordini possono scambiarsi due tipi di dati finanziari:
- I valori delle registrazioni
- Le informazioni relative al magazzino
L'impostazione dell’interfaccia archivio contabile consente di:
- Identificare i dati necessari per il trasferimento delle registrazioni tra i due moduli.
- Specificare la destinazione dei dati selezionati (ad esempio, i conti e gli archivi contabili del modulo Dati finanziari).
- Gestire il consolidamento, il riepilogo e l'eliminazione delle registrazioni contabili.
È possibile impostare interfacce archivio contabile diverse per i vari tipi di registrazione da riportare in Dati finanziari. Un'interfaccia archivio contabile può essere associata a un tipo di vendita/acquisto/movimento in relazione a una fase specifica dell'elaborazione. Nel momento in cui una registrazione del modulo Evasione ordini del tipo stabilito raggiunge la fase specificata, il sistema utilizza l'impostazione dell’interfaccia archivio contabile per creare le registrazioni contabili in Dati finanziari.
È possibile associare all'interfaccia delle regole specifiche per ogni fase dell'elaborazione (conferma ordine, inserimento nota di ricevimento o abbinamento fattura). È inoltre consentito creare un'interfaccia archivio contabile inversa, ad esempio per lo storno di un impegno di spesa al momento del ricevimento/abbinamento della fattura.
L'uso delle impostazioni dell’interfaccia archivio contabile risulta più chiaro con il seguente esempio:
Può essere necessario riportare in tempo reale le varie fasi di un ordine di acquisto (creazione, conferma, inserimento della nota di ricevimento e inserimento/abbinamento della fattura) in un archivio contabile.
Se per il riscontro di impegni e spese rispetto al budget viene utilizzato il controllo degli impegni, è consigliabile utilizzare il valore dell'ordine nella fase di inserimento o di conferma per aggiornare i dati relativi all'impegno nel conto budget (Dati finanziari). A tal fine, è necessario predisporre l'interfaccia archivio contabile 'Impegno ordine di acquisto' per generare e contabilizzare le registrazioni dell'impegno e assegnare tale interfaccia alla fase di conferma dell'ordine per quel tipo di registrazione.
Per registrare le successive operazioni di ricevimento della fattura e abbinamento all'ordine, è necessario:
- Ridurre il totale dell'impegno nel conto budget, stornando il valore della fattura ricevuta.
- Riportare i valori della fattura nella contabilità fornitori e nei conti relativi alle spese.
A tale scopo, è consigliabile assegnare due interfacce archivio contabile alla fase di abbinamento della fattura. Una è l'interfaccia archivio contabile 'Impegno ordine di acquisto' da assegnare come storno (in alternativa, è possibile creare e assegnare un'interfaccia archivio contabile specifica ‘Riduzione impegno ordine di acquisto'). L'altra è l'interfaccia archivio contabile 'Fattura di acquisto' (da definire e assegnare).