Produzione degli estratti e dei documenti relativi ai conti
Nel modulo Dati finanziari di SunSystems un documento relativo a un conto indica un qualsiasi elenco di registrazioni presentate in un determinato formato. I documenti possono includere registrazioni pagate e non pagate relative a qualsiasi periodo e sono normalmente detti rendiconti o estratti conto. Solitamente riportano l'elenco delle registrazioni non ancora saldate e vengono inviati al cliente per richiederne il pagamento.
Ogni azienda ha requisiti specifici per la produzione di tali documenti, che possono richiedere formati diversi. Ad esempio, può essere necessario produrre rendiconti in momenti differenti, in forma dettagliata o riepilogativa, o per determinati clienti, quali:
- Rendiconti settimanali dettagliati per determinati conti clienti di grande volume, da inviare per posta elettronica ai contatti del cliente e da far seguire mensilmente da un riepilogo stampato spedito per posta.
- Rendiconti dettagliati giornalieri per clienti importanti, da inviare per posta elettronica ai contatti del cliente.
- Rendiconti mensili per tutti i clienti, da stampare e recapitare per posta.
Per soddisfare tutte le esigenze possibili, la procedura di produzione dei documenti è suddivisa in due parti:
- Selezione delle registrazioni: le registrazioni da includere nei rendiconti vengono selezionate mediante un filtro del Control Desk. È possibile definire più filtri contenenti criteri di selezione differenti, a seconda dei requisiti specifici di ogni documento. Ad esempio, alcuni clienti potrebbero richiedere l'elenco di tutte le registrazioni mensili, pagate e non, mentre altri potrebbero richiedere l'elenco delle sole registrazioni da pagare.
- Produzione dei rendiconti: i rendiconti sono prodotti dalle funzionalità di report, che consentono di utilizzare vari formati di documento per variare l'aspetto e il contenuto dei documenti.
È possibile produrre i documenti conto manualmente, in un unico formato, utilizzando la funzione Documenti conto (ACD).
In questo caso, per la selezione delle registrazioni da includere nel rendiconto, viene applicato un filtro predefinito. Tutti i documenti inclusi in un determinato ciclo di produzione hanno lo stesso formato e utilizzano il codice di indirizzo predefinito del cliente.