Impostazione dei controlli relativi alla spesa e agli impegni

Nota: Il controllo degli impegni è disponibile soltanto se si utilizza il modulo degli acquisti di Evasione ordini di SunSystems.

Per impostare il controllo della spesa e degli impegni nel modulo Dati finanziari di SunSystems, è necessario effettuare le seguenti operazioni:

  1. Creare le tabelle necessarie agli archivi contabili di tipo budget mediante Tabelle facoltative archivio contabile (OLT).
  2. Definire le etichette degli archivi budget mediante Etichette budget (BLB).
  3. Selezionare il database in Amministrazione database (BUA) e scegliere Modifica dal menu Azioni per visualizzare una maschera di impostazione del database.
  4. In Impostazione database identificare nei campi seguenti gli archivi contabili di tipo budget in cui sono registrati i valori del budget e degli impegni:
    • Codice AC budget principale
    • AC impegni di acquisto
  5. In Impostazione archivio contabile (LES) scegliere l'opzione Applica tolleranze budget e definire la percentuale e/o l'importo di tolleranza da applicare, se necessario, durante il controllo della spesa.
  6. In Controllo budget (BCS) definire le regole che collegano i conti effettivi e i conti budget in cui sono registrati i valori di budget allocati.
    Nota: Per includere gli impegni di spesa nella procedura di controllo, scegliere l'opzione Includi impegno.
  7. Registrare i valori di budget utilizzando una qualsiasi delle funzionalità di inserimento:
    1. Passare all'archivio contabile budget mediante Selezione budget (CBG).
    2. Contabilizzare i valori di budget utilizzando Registrazioni archivio contabile (LEN), Importazione archivio contabile (LIM) o Allocazione costi. Di norma, i valori di budget sono inseriti come debiti.
  8. Per implementare il controllo del budget per le fatture di acquisto del modulo Evasioni ordini di SunSystems, è necessario effettuare la procedura riportata di seguito, che consente l'inserimento delle fatture e l'aggiornamento degli importi di spesa del budget. Si presuppone che il budget sia stato creato in precedenza nel modulo Dati finanziari di SunSystems.
  9. In Impostazione processo di acquisto (PBS) scegliere l'ordine (ovvero l'intera fattura) o la riga come Base aggiornamento budget. Nel primo caso il controllo del budget viene effettuato solo al termine dell'inserimento dell'intera fattura, mentre nel secondo viene effettuato riga per riga. Ciò vale sia per gli ordini che per le fatture.
  10. In Impostazione processo di acquisto (PBS) scegliere l'inserimento, l'abbinamento o la conferma della fattura come Fase spesa. Tale impostazione può essere sostituita impostando l'indicatore Spesa in Tipi acquisto (PTS).
  11. In Impostazione valori definizioni tipo acquisto identificare un valore da utilizzare per il controllo del budget mediante l'opzione Valore budget spesa. Tutti i valori di budget devono essere mantenuti nella valuta base.
  12. Per implementare il controllo del budget per gli ordini di acquisto del modulo Evasioni ordini di SunSystems, è necessario effettuare le seguenti operazioni:
  13. In Impostazione processo di acquisto (PBS) scegliere l'ordine (ovvero l'intero ordine) o la riga come Base aggiornamento budget. Nel primo caso il controllo del budget viene effettuato solo al termine dell'inserimento dell'intero ordine, mentre nel secondo viene effettuato riga per riga. Ciò vale sia per gli ordini che per le fatture.
  14. In Impostazione processo di acquisto (PBS) scegliere Ordine inserito e non trattenuto o Ordine confermato come Fase impegno.
  15. In Impostazione valori definizioni tipo acquisto identificare un valore da utilizzare per il controllo del budget mediante l'opzione Valore budget impegni. Tutti i valori di budget devono essere mantenuti nella valuta base.
  16. La configurazione descritta consente l'inserimento delle fatture, l'aggiornamento degli importi di spesa effettivi del budget, l'inserimento degli ordini di acquisto e l'aggiornamento degli impegni di spesa, ma non prevede azioni da eseguire in caso di superamento del budget. La procedura seguente attiva invece il controllo della spesa in eccesso per le fatture di acquisto, il quale, in caso di superamento del budget, visualizza un avviso o impedisce all'utente di continuare:
  17. In Impostazione processo di acquisto (PBS) scegliere l'opzione Controllo spesa in eccesso.
  18. Impostare le eventuali tolleranze. In Impostazione processo di acquisto (PBS) specificare una percentuale o un valore da applicare a tutte le fatture di acquisto. Questi valori possono essere sostituiti dalle impostazioni per un gruppo di operatori specifico in Gestione utenti o Console di protezione. Se la registrazione eccede il budget ma rientra nei limiti di tolleranza, viene visualizzato un avviso ma è possibile continuare. Se eccede anche i limiti di tolleranza, non sarà possibile procedere oltre.
  19. La procedura seguente attiva il controllo degli impegni per gli ordini di acquisto, il quale, in caso di superamento del budget, visualizza un avviso o impedisce all'utente di continuare:
  20. In Impostazione processo di acquisto (PBS) scegliere l'opzione Controllo impegno in eccesso.
  21. Impostare le eventuali tolleranze. In Impostazione processo di acquisto (PBS) specificare una percentuale o un valore da applicare a tutti gli ordini di acquisto. Questi valori possono essere sostituiti dalle impostazioni per un gruppo di operatori specifico in Gestione utenti o Console di protezione. Se la registrazione eccede il budget ma rientra nei limiti di tolleranza, viene visualizzato un avviso ma è possibile continuare. Se eccede anche i limiti di tolleranza, non sarà possibile procedere oltre.
    Nota: Per il controllo del budget nel modulo Evasione ordini di SunSystems non è necessaria alcuna contabilizzazione dell'interfaccia archivio contabile.