Contabilizzazioni e controllo del budget

È possibile eseguire contabilizzazioni nel modulo degli acquisti. La gestione degli impegni permette infatti di eseguire una contabilizzazione nell'archivio contabile degli impegni quando si crea un ordine di acquisto. Al ricevimento della merce o della fattura, la contabilizzazione viene stornata nell'archivio contabile degli impegni e ne viene eseguita una nell'archivio contabile dei valori reali. Questo tipo di contabilizzazioni è generalmente legato al consumo del budget in relazione alle quantità degli impegni e delle spese.

Nota:  La contabilizzazione e il controllo del budget sono funzioni separate e autonome in SunSystems. ed essendo indipendenti possono contenere quantità e periodi diversi. Pertanto, occorre prestare attenzione durante l'estrazione dei dati a fini di report, in quanto i dati potrebbero non essere allineati

Le differenze possono dipendere da diversi fattori.

Ad esempio, il periodo usato per le contabilizzazioni è diverso da quello usato per il controllo del budget. I periodi di contabilizzazione vengono definiti nelle fasi di Tipi acquisto (PTS) e sono:

  • Periodo ordine (il periodo immesso nell'ordine)
  • Inserimento ordine
  • Periodo conferma ordine
  • Periodo fattura (il periodo immesso nella fattura)
  • Periodo abbinamento fattura
  • Periodo conferma fattura

Il periodo usato per il controllo del budget è il periodo in cui il budget viene consumato. A seconda della modalità prescelte, può essere rappresentato da uno, due o più periodi. Quindi, se per il periodo corrente non è disponibile budget, ma è disponibile budget per il periodo precedente, la funzionalità potrebbe utilizzare quest'ultimo.

Il seguente esempio illustra l’inserimento di una registrazione:

Fase Periodo elaborato Controllo budget/Commenti Controllo budget/Peiodo Archivi contabili/Commenti Archivi contabili/Periodo
Inserimento ordine 01/200X Nessun controllo budget   Nessuna contabilizzazione  
Conferma ordine 02/200X Importo impegno budget aumentato Nessun budget per questo periodo, ma budget per il periodo precedente 01/200X Contabilizzazione in AC impegni Fase definita in Impostazione tipo acquisto Se OE=01/200X Se OC=02/200X
Inserimento fattura 03/200X Nessun controllo budget   Nessuna contabilizzazione  
Abbinamento fattura 04/200X Nessun controllo budget   Nessuna contabilizzazione  
Conferma fattura 05/200X Importo impegno budget diminuito Periodo = 02/200X Storno registrazione in AC impegni Fase definita nello storno di Impostazione tipo acquisto Se OE=01/200X Se OC=02/200X
Conferma fattura 05/200X Importo spesa aumentato Periodo = 02/200X Contabilizzazione in AC reale IE=03/200X IM=04/200X IC=05/200X
Nota:  Per ottenere i dati relativi al controllo del budget, utilizzare i report delle tabelle di budget. Per ottenere report finanziari, utilizzare i report degli archivi contabili opportuni. Per i motivi accennati, se i report relativi al controllo del budget sono tratti dagli archivi contabili del modulo Dati finanziari, è necessario prestare particolare attenzione.