Contabilizzazioni e controllo del budget
È possibile eseguire contabilizzazioni nel modulo degli acquisti. La gestione degli impegni permette infatti di eseguire una contabilizzazione nell'archivio contabile degli impegni quando si crea un ordine di acquisto. Al ricevimento della merce o della fattura, la contabilizzazione viene stornata nell'archivio contabile degli impegni e ne viene eseguita una nell'archivio contabile dei valori reali. Questo tipo di contabilizzazioni è generalmente legato al consumo del budget in relazione alle quantità degli impegni e delle spese.
Le differenze possono dipendere da diversi fattori.
Ad esempio, il periodo usato per le contabilizzazioni è diverso da quello usato per il controllo del budget. I periodi di contabilizzazione vengono definiti nelle fasi di Tipi acquisto (PTS) e sono:
- Periodo ordine (il periodo immesso nell'ordine)
- Inserimento ordine
- Periodo conferma ordine
- Periodo fattura (il periodo immesso nella fattura)
- Periodo abbinamento fattura
- Periodo conferma fattura
Il periodo usato per il controllo del budget è il periodo in cui il budget viene consumato. A seconda della modalità prescelte, può essere rappresentato da uno, due o più periodi. Quindi, se per il periodo corrente non è disponibile budget, ma è disponibile budget per il periodo precedente, la funzionalità potrebbe utilizzare quest'ultimo.
Il seguente esempio illustra l’inserimento di una registrazione:
Fase | Periodo elaborato | Controllo budget/Commenti | Controllo budget/Peiodo | Archivi contabili/Commenti | Archivi contabili/Periodo |
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Inserimento ordine | 01/200X | Nessun controllo budget | Nessuna contabilizzazione | ||
Conferma ordine | 02/200X | Importo impegno budget aumentato | Nessun budget per questo periodo, ma budget per il periodo precedente 01/200X | Contabilizzazione in AC impegni | Fase definita in Impostazione tipo acquisto Se OE=01/200X Se OC=02/200X |
Inserimento fattura | 03/200X | Nessun controllo budget | Nessuna contabilizzazione | ||
Abbinamento fattura | 04/200X | Nessun controllo budget | Nessuna contabilizzazione | ||
Conferma fattura | 05/200X | Importo impegno budget diminuito | Periodo = 02/200X | Storno registrazione in AC impegni | Fase definita nello storno di Impostazione tipo acquisto Se OE=01/200X Se OC=02/200X |
Conferma fattura | 05/200X | Importo spesa aumentato | Periodo = 02/200X | Contabilizzazione in AC reale | IE=03/200X IM=04/200X IC=05/200X |