Inserimento dei valori relativi ai budget

I valori relativi ai budget sono inseriti nei conti come registrazioni di tipo budget, nello stesso modo in cui le registrazioni sono inserite nei conti degli archivi contabili. Il budget può essere gestito come valore complessivo per l'intero anno e inserito in uno dei periodi contabili disponibili oppure può essere ripartito tra i vari periodi.

I valori relativi ai budget sono soggetti alle stesse regole di convalida, quadratura e contabilizzazione delle altre registrazioni e sono sottoposti a verifica completa.

Per utilizzare il controllo del budget, è necessario innanzitutto impostare i record di Impostazione controllo budget. Per ulteriori informazioni, vedere “Impostazione dei controlli per il budget”.

Per inserire valori relativi ai budget nell'archivio contabile budget sono disponibili i metodi seguenti:

  • Registrazioni archivio contabile (LEN)
  • Importazione archivio contabile (LIM)
  • Esecuzione allocazione costi (CAL)
Nota: Prima di attribuire dei valori di tipo budget con uno di questi metodi, è necessario accedere all'archivio contabile budget mediante Selezione budget (CBG). L'archivio contabile budget è l'archivio indicato come archivio budget principale in Impostazione database.

Per inserire le registrazioni di tipo budget, è possibile utilizzare Registrazioni archivio contabile (LEN) come per le registrazioni effettive Oppure preparare il budget in un foglio di calcolo e quindi trasferire i dati nell'archivio contabile budget mediante la funzione Importazione archivio contabile (LIM).

I budget possono essere dettagliati in modo diverso a seconda delle esigenze. È possibile creare budget per conti specifici effettuando le contabilizzazioni direttamente nel conto desiderato.

Se si esegue il report sui budget utilizzando un formato di riepilogo, è possibile inserire il budget per una serie di conti in uno qualsiasi di questi. Ad esempio, se si effettua sempre il report dei conti relativi alle vendite raggruppandoli in un intervallo, il budget può essere impostato nel primo conto relativo alle vendite dell'archivio contabile.

I budget possono anche essere registrati per codice di analisi, ad esempio per reparto o per progetto. A tal fine, occorre contabilizzare una registrazione nel conto di tipo budget per l'importo adeguato associandovi il codice o i codici di analisi desiderati.

Per impostare un budget solo in base al codice di analisi, contabilizzarlo in un solo conto al quale si riferiscano tutti i conti reali interessati.

Vedere “Impostazione dei controlli di budget per un conto”.

Quando si inserisce il budget nell'archivio contabile, vengono creati record di tipo budget in base alla combinazione unica dei seguenti elementi:

  • Codice conto - deve essere il conto controllo budget definito in Impostazione controllo budget
  • Periodo
  • Codice analisi 1 (facoltativo - dipende da Impostazione controllo budget)
  • Codice analisi 2 (facoltativo - dipende da Impostazione controllo budget)
  • Codice analisi 3 (facoltativo - dipende da Impostazione controllo budget)
  • Codice analisi 4 (facoltativo - dipende da Impostazione controllo budget)
  • Codice analisi 5 (facoltativo - dipende da Impostazione controllo budget)

I dettagli sopraindicati vengono ricavati dalla registrazione al momento della contabilizzazione. Poiché valgono le regole di Impostazione piano dei conti e Impostazione tipi registrazioni contabili, è necessario prestare attenzione alle analisi obbligatorie, facoltative, non consentite e così via. I valori di budget devono essere inseriti nella valuta base.

Quando la registrazione viene contabilizzata, i dati vengono inseriti nell'archivio contabile di budget principale e nelle tabelle di budget. Le tabelle di budget vengono utilizzate per il controllo del budget, mentre l'archivio contabile di budget principale viene usato solo come riferimento.

Per gli ordini e le fatture di acquisto, gli importi vengono inseriti come Dare. Il seguente esempio illustra una registrazione tipica nell’archivio contabile:

  Conto Analisi Periodo Importo D/A
Riga per la creazione dei record controllo budget Codice conto controllo budget Facoltativo Periodo di inserimento del budget Importo del budget per il periodo D
Riga di quadratura Codice conto - Varie Non richiesta Periodo di inserimento del budget Importo del budget per il periodo A

Esempio 1 di budget:

Conto Periodo Budget
A 11/2005 USD 100
A 12/2005 USD 150
A 01/2006 USD 200
A 02/2006 USD 100
e così via    
A 12/2006 USD 100
B 11/2005 USD 100
B 12/2005 USD 100
B 01/2006 USD 150
e così via    

Esempio 2 di budget:

Conto Periodo Codice analisi 1 Budget
A 11/2005 Reparto A USD 100
A 11/2005 Reparto B USD 100
A 12/2005 Reparto A USD 150
A 12/2005 Reparto B USD 100
A 01/2006 Reparto A USD 200
A 01/2006 Reparto B USD 200
A 02/2006 Reparto A Nessuno
A 02/2006 Reparto B USD 150
e così via      

Riassegnazione del budget

È possibile attribuire gli importi di budget ad altri conti, combinazioni di conti e analisi o periodi. Una registrazione contabile viene inserita a credito nel budget di origine e a debito nel budget di destinazione.

Ad esempio, per attribuire il budget dal conto A per il periodo 04/2006 al conto B per il periodo 03/2006, è necessario inserire la registrazione contabile seguente:

Conto Analisi Periodo Importo D/A
A   04/2006 USD 100 A
Conto - Varie   04/2006 USD 100 D
B   03/2006 USD 100 D
Conto - Varie   03/2006 USD 100 A
Nota: Non spostare un budget superiore a quello disponibile per il periodo, in quanto il budget risulterebbe insufficiente. Il budget disponibile viene calcolato nel modo seguente: budget disponibile = budget - impegni di spesa - spesa effettiva

Inserimento manuale dei valori relativi ai budget

Sebbene sia possibile utilizzare i tipi di registrazioni contabili standard per l'inserimento di valori di tipo budget, è consigliabile definire tipi di registrazioni contabili appositi per agevolarne l'identificazione.

Nota: Poiché le registrazioni di tipo budget sono soggette agli ordinari controlli di quadratura, può essere opportuno impostare un conto sospeso da utilizzare per le registrazioni di quadratura di tutte le righe di tipo budget.

Registrazioni di tipo budget predefinite

Registrazioni contabili predefinite (JNP) consente di ridurre i tempi di inserimento delle registrazioni di tipo budget. Per ripartire un importo annuale tra i vari periodi, è utile tenere presente quanto segue:

  1. La prima riga predefinita è una riga non contabilizzata nella quale viene specificato l'importo del budget annuale.
  2. È possibile definire qualsiasi numero di righe successive, una per ogni periodo, distribuendo il budget annuale fra di esse in parti uguali. Inserire 1R nel campo Importo.
  3. È consigliabile impostare l'ultimo periodo dell'anno come periodo di arrotondamento. A tale scopo, inserire 1RU nel campo Importo.
  4. Il campo dare/avere delle righe di quadratura di ciascun periodo può corrispondere a Periodo. In questo modo il valore della riga corrisponderà all'importo di quadratura del periodo, garantendo che la somma dei valori inseriti per il periodo equivalga a zero. Pertanto, per un budget ripartito tra 12 periodi contabili, si avranno una riga non contabilizzata, 12 righe a debito e 12 righe a credito.

Le registrazioni contabili predefinite possono essere impiegate per i budget che non sono ripartiti in parti uguali nel corso dell'anno. Inserire l'indice da applicare a ciascun periodo nel campo Importo.

Valori di budget salvati su un foglio di calcolo

La maggior parte delle applicazioni di fogli di calcolo produce formati di file compatibili con il modulo Dati finanziari di SunSystems. Per ulteriori informazioni sul layout di file richiesto, vedere Importazione archivio contabile.