Quelles transactions sont apurées ?
Apurement période/exercice (LCL) est un traitement qui permet de supprimer du Grand Livre les transactions anciennes ou redondantes et de les remplacer par des soldes récapitulatifs. Il n'est en aucun cas obligatoire d'effectuer un apurement. Cependant, à mesure que vos transactions s'accumulent, les traitements et les éditions d'états deviennent plus lents. Pour conserver les performances du système, il est conseillé d'effectuer des apurements aussi souvent que possible.
Apurement période élimine toutes les transactions jusqu'à la période sélectionnée (incluse) pour les comptes sélectionnés, y compris les comptes fermés s'ils sont dans la fourchette de numéro de compte sélectionnée. Vous ne pouvez pas apurer les transactions de la période courante. Un message d'avertissement s'affiche si vous tentez d'apurer l'exercice précédent car vous pouvez avoir besoin de ces chiffres pour les éditions.
Le type de solde défini pour chaque compte détermine comment les transactions sont traitées lors de l'apurement.
- Pour les comptes de type Solde reporté, toutes les transactions sont apurées, à moins qu'elles aient un repère de lettrage de retenue.
- Pour les comptes de type Montants non soldés, les transactions avec unrepère de lettrage Rapproché(e), Correction, Lettré(e) ou Réglé(e) sont apurées.
Une transaction qui peut être supprimée n'est pas apurée s'il s'agit d'une inscription simulée.
Les transactions apurées sont soit supprimées du système, soit archivées.
Apurement des budgets
Vous pouvez exécuter Apurement période pour un Grand Livre budget afin de consolider et supprimer les transactions comme pour le Grand Livre réel. Il existe cependant une exception. Les transactions des budgets sont en effet toujours supprimées du système, quel que soit le paramètre Archivage Grand Livre défini dans Paramétrage Grand Livre (LES).
Lorsque vous effectuez un apurement d'exercice, toutes les transactions budget jusqu'à celles de l'année spécifiée incluse sont supprimées. Les soldes de résumé sont inscrits dans la dernière période de l'exercice spécifié pour chaque combinaison compte/code analytique. Ainsi, si vous souhaitez conserver ces données à des fins d'édition, vous ne devez pas effectuer d'apurement pour le budget.
Transactions soldes
Apurement période remplace les transactions apurées par des transactions soldes. Les éditions financières permettent donc de produire des états historiques à partir des soldes, même si les transactions ont été supprimées ou archivées.
Plutôt que de créer une transaction unique consolidant toutes les transactions apurées pour un compte et une période, plusieurs transactions de consolidation sont créées. Elles reflètent les combinaisons de comptes, périodes, codes analytiques, codes devises, repères de lettrage, codes et sous-codes immobilisations, et indicateurs immobilisations sur les transactions consolidées.
Si certaines analyses ne sont plus requises, vous pouvez réduire le nombre de transactions soldes produites en définissant des consolidations par codes analytiques. Chaque fois que les codes analytiques sélectionnés seront identifiés sur des transactions, ils seront ignorés et les transactions seront consolidées comme si ces codes n'existaient pas.
Après apurement, les nouvelles transactions soldes affichent un numéro de journal et, le cas échéant, une référence de lettrage zéro. La date et la période de lettrage et de transaction sont définies sur les valeurs correspondantes pour la transaction apurée la plus récente.