Paramétrage du contrôle des dépenses et des engagements

Dans Tables Grand Livre facultatives (OLT), créez les tables requises pour enregistrer les Grands Livres budget.

Attribuez des étiquettes aux Grands Livres budget à l'aide d'Identification budget (BLB).

Sélectionnez l'unité de gestion dans Administration des unités de gestion (BUA) et sélectionnez dans le menu pour afficher le formulaire de paramétrage de l'unité de gestion.

Dans Paramétrage unité de gestion, renseignez les champs suivants pour identifier les Grands Livres qui sont utilisés pour enregistrer les valeurs budget et engagements :

Grand Livre budget principal
Grand Livre engagements

Dans Paramétrage Grand Livre (LES), cochez la case Appliquer tolérances budget et définissez le pourcentage de tolérance budgétaire et/ou le montant si nécessaire sur les paramètres de tolérance à utiliser durant le contrôle des dépenses.

Utilisez Paramétrage contrôle budgétaire (BCS) pour définir les règles de contrôle et lier les comptes réels aux comptes contenant les valeurs budgétaires.

Remarque: Pour inclure les engagements dans le contrôle des dépenses, sélectionnez Inclure engagements lors du paramétrage du contrôle budgétaire.

Saisissez les valeurs budgétaires à l'aide de l'une des fonctions de saisie de transaction :

Sélectionnez le Grand Livre budget dans Sélection réel/budget (CBG).
Utilisez Saisie journal (LEN), Importation journal (LIM) ou Exécution retraitement pour inscrire les valeurs budgétaires. La valeur budgétaire saisie correspond normalement à un débit.

La procédure de définition du contrôle budgétaire dans les factures d'achats SunSystems Business est décrite ci-dessous. Elle permet de saisir les factures d'achats et de mettre à jour les montants de dépenses budgétaires. Cette procédure part du principe que le budget a été préalablement créé dans SunSystems Financials :

Dans Paramétrage gestion des achats (PBS), définissez la Base mise à jour budget sur commande (autrement dit, facture entière) ou ligne. Si vous définissez ce champ sur la valeur commande, la fonctionnalité budgétaire n'intervient qu'après saisie de la facture entière, sinon le contrôle budgétaire s'effectue ligne par ligne. Ceci s'applique aux commandes comme aux factures.

Dans Paramétrage gestion des achats (PBS), définissez Etape dépense sur Saisie facture, Rapprochement facture ou Confirmation facture. Ce paramètre peut être modifié en définissant l'indicateur Etape dépense dans Type achat (PTS).

Dans le formulaire Définition type achat - paramétrage valeur, définissez une valeur à utiliser à des fins de contrôle budgétaire par le biais du champ Valeur dépenses. Toutes les valeurs budgétaires doivent être enregistrées en devise de base.

La procédure de définition du contrôle budgétaire dans les commandes fournisseurs SunSystems Business est décrite ci-dessous :

Dans Paramétrage gestion des achats (PBS), définissez la Base mise à jour budget sur commande (autrement dit, commande entière) ou ligne. Si vous définissez ce champ sur la valeur commande, la fonctionnalité budgétaire n'intervient qu'après saisie de la commande entière, sinon le contrôle budgétaire s'effectue ligne par ligne. Ceci s'applique aux commandes comme aux factures.

Dans Paramétrage gestion des achats (PBS), définissez Etape engagement sur Commande saisie et non suspendue ou Commande confirmée.

Dans le formulaire Définition type achat - paramétrage valeur, définissez une valeur à utiliser à des fins de contrôle budgétaire par le biais du champ Valeur engagements. Toutes les valeurs budgétaires doivent être enregistrées en devise de base.

Cette procédure permet de saisir les factures d'achats et de mettre à jour les montants de dépenses budgétaires réelles. Elle permet également de saisir les commandes fournisseurs et de mettre à jour les montants d'engagements. En cas de dépassement de budget, aucune action n'est prise. Pour définir un contrôle d'excès de dépenses au niveau des factures d'achats, vous devez suivre les étapes suivantes. En cas de dépassement du budget, un message d'avertissement s'affiche et vous empêche de continuer :

Dans Paramétrage gestion des achats (PBS), cochez la case Contrôle excès dépenses.

Le cas échéant, définissez des tolérances de contrôle d'excès de dépenses. Dans Paramétrage gestion des achats (PBS), définissez un pourcentage ou une valeur applicable à l'ensemble des factures d'achats. Ces paramètres peuvent être modifiés par les paramètres définis dans Console de sécurité ou Gestionnaire Utilisateurs pour un groupe d'utilisateurs spécifique. Si la transaction entraîne un dépassement de budget compris dans les limites de tolérance définies, le système vous en avertit mais vous permet de poursuivre. Si la transaction entraîne un dépassement de budget supérieur aux limites de tolérance définies, le système vous empêche de poursuivre.

Pour définir un contrôle des engagements au niveau des commandes fournisseurs, vous devez suivre les étapes suivantes. En cas de dépassement du budget, un message d'avertissement s'affiche et vous empêche de continuer :

Dans Paramétrage gestion des achats (PBS), cochez la case Contrôle surengagements.

Le cas échéant, définissez des tolérances de contrôle de surengagement. Dans Paramétrage gestion des achats (PBS), définissez un pourcentage ou une valeur applicable à l'ensemble des commandes fournisseurs. Ces paramètres peuvent être modifiés par les paramètres définis dans Console de sécurité ou Gestionnaire Utilisateurs pour un groupe d'utilisateurs spécifique. Si la transaction entraîne un dépassement de budget compris dans les limites de tolérance définies, le système vous en avertit mais vous permet de poursuivre. Si la transaction entraîne un dépassement de budget supérieur aux limites de tolérance définies, le système vous empêche de poursuivre.

Remarque: Aucune inscription interface Grand Livre n'est nécessaire pour effectuer un contrôle budgétaire dans SunSystems Business.