Paramétrage du contrôle des dépenses

Pour définir le contrôle des dépenses dans SunSystems Financials, il convient de suivre les étapes ci-dessous :

1. Dans Tables Grand Livre facultatives (OLT), créez les tables requises pour enregistrer les Grands Livres budget.
2. Attribuez des étiquettes aux Grands Livres budget à l'aide d'Identification budget (BLB).
3. Sélectionnez l'unité de gestion dans Administration des unités de gestion (BUA) et sélectionnez Changer dans le menu Actions pour afficher le formulaire de paramétrage de l'unité de gestion.
4. Dans Paramétrage unité de gestion, saisissez le Code Grand Livre budget principal pour identifier le Grand Livre utilisé pour enregistrer les valeurs budget.
5. Dans Paramétrage Grand Livre (LES), cochez la case Appliquer tolérances budget et définissez le pourcentage de tolérance budgétaire et/ou le montant si nécessaire sur les paramètres de tolérance à utiliser durant le contrôle des dépenses.
6. Utilisez Paramétrage contrôle budgétaire (BCS) pour définir les règles de contrôle et lier les comptes réels aux comptes contenant les valeurs budgétaires.
7. Saisissez les valeurs budgétaires à l'aide de l'une des fonctions de saisie de transaction :
   1. Sélectionnez le Grand Livre budget dans Sélection réel/budget (CBG).
   2. Utilisez Saisie journal (LEN), Importation journal (LIM) ou Exécution retraitement pour inscrire les valeurs budgétaires. La valeur budgétaire saisie correspond normalement à un débit.

   La procédure de définition du contrôle budgétaire dans les factures d'achats SunSystems Business est décrite ci-dessous. Elle permet de saisir les factures d'achats et de mettre à jour les montants de dépenses budgétaires. Cette procédure part du principe que le budget a été préalablement créé dans SunSystems Financials, comme indiqué ci-dessus.

8. Dans Paramétrage gestion des achats (PBS), définissez la Base mise à jour budget sur commande (autrement dit, facture entière) ou ligne. Si vous définissez ce champ sur la valeur commande, la fonctionnalité budgétaire n'intervient qu'après saisie de la facture entière, sinon le contrôle budgétaire s'effectue ligne par ligne.
9. Dans Paramétrage gestion des achats (PBS), définissez Etape dépense sur Saisie facture, Rapprochement facture ou Confirmation facture. Ce paramètre peut être modifié en définissant l'indicateur Etape dépense dans Type achat (PTS).
10. Dans le formulaire Définition type achat - paramétrage valeur, définissez une valeur à utiliser à des fins de contrôle budgétaire par le biais de l'indicateur Valeur dépenses. Toutes les valeurs budgétaires doivent être enregistrées en devise de base.

La procédure ci-dessus permet de saisir les factures d'achats et de mettre à jour les montants de dépenses budgétaires. En cas de dépassement de budget, aucune action n'est prise. La procédure suivante met en place un contrôle d'excès de dépenses au niveau des factures d'achats et, en cas de dépassement de budget, entraîne l'affichage d'un message d'avertissement et vous empêche de poursuivre :

• Dans Paramétrage gestion des achats (PBS), cochez la case Contrôle excès dépenses.
• Le cas échéant, définissez des tolérances de contrôle d'excès de dépenses. Dans Paramétrage gestion des achats (PBS), définissez un pourcentage ou une valeur applicable à l'ensemble des factures d'achats. Ces paramètres peuvent être modifiés par les paramètres définis dans Console de sécurité ou Gestionnaire Utilisateurs pour un groupe d'utilisateurs spécifique. Si la transaction entraîne un dépassement de budget compris dans les limites de tolérance définies, le système vous en avertit mais vous permet de poursuivre. Si la transaction entraîne un dépassement de budget supérieur aux limites de tolérance définies, le système vous empêche de poursuivre.

Aucune inscription interface Grand Livre n'est nécessaire pour effectuer un contrôle budgétaire dans SunSystems Business.