Qu'est-ce qu'une référence comptable ?
Une référence comptable est une référence unique affectée à une transaction d'équilibrage. C'est la principale référence des transactions financières utilisées dans certains cadres comptables comme la comptabilité financière chinoise ou le marché japonais, où cette référence porte le nom de "dempyo". Pour beaucoup d'autres systèmes comptables nationaux, c'est également une fonctionnalité comptable utile.
Vous pouvez configurer le Grand Livre de chaque unité de gestion séparément, en définissant la fonctionnalité Référence comptable sur Obligatoire, Interdit(e) ou Facultatif(-ve) pour l'ensemble des transactions. L'option Interdit(e) désactive la fonctionnalité Référence comptable au niveau du Grand Livre. L'option Facultatif(-ve) permet d'assigner une référence comptable à chaque journal, mais n'en fait pas un champ obligatoire.
Vous pouvez configurer le Grand Livre de manière à afficher la référence comptable dans le champ de référence transaction principale, ou comme seconde référence Grand Livre en réservant la référence de transaction à un autre usage. La référence comptable peut servir de critère de sélection dans le cadre des consultations, des traitements par lots et des éditions.
Classes de journaux
La numérotation des références comptables est séquentielle et regroupée par classe de journal utilisée. Vous pouvez définir différentes classes de journaux pour classer les journaux d'après leur fonction (règlements ou virements par exemple). Si vous utilisez des références comptables, les journaux appartenant à chaque classe de journal se voient attribuer des références comptables incrémentielles ; le système gérera et incrémentera donc simultanément plusieurs séquences de numérotation de références comptables.
Séquences de références comptables
La numérotation des références comptables est comparable à la numérotation des séquences. Cependant, la numérotation de séquences ne permet pas à elle seule de répondre aux besoins de fonctionnalité du système de référence comptable, et nécessite par ailleurs d'utiliser une ou plusieurs catégories analytiques dédiées à ce seul usage.
Si vous utilisez des références comptables, toutes les fonctions qui génèrent des journaux mettent à jour le numéro de séquence approprié, de façon à assigner à chaque transaction journal une référence comptable unique. Par exemple, les inscriptions Business se voient assigner une référence comptable dans le cadre du traitement d'importation ; les traitements Registre des immobilisations et Retraitements comptables assignent une référence comptable aux transactions qu'ils génèrent.
La structure de la référence comptable comprend cinq parties. Elle peut, par exemple, contenir un code Classe journal, un exercice, une période, une date et un numéro de séquence (chaîne numérique de références comptables). Il n'est pas nécessaire de configurer les cinq parties pour pouvoir utiliser des références comptables.
Paramétrage des références comptables
La procédure de paramétrage des références comptables est la suivante :
- Créez une chaîne numérique dans Paramétrage chaîne numérique référence comptable (VNS).
- Créez une référence de transaction pour ces références comptables dans Référence transaction (TRS).
- Créez toutes les classes de journaux requises dans Paramétrage classe journal (JNC).
- Assignez une classe de journal à chaque type de journal dans Type journal (JNT).
- Dans Paramétrage Grand Livre (LES), cliquez sur l'onglet Référence comptable.
- Définissez l'option Référence comptable sur Facultatif(-ve) ou Obligatoire, selon le cas.
- Définissez les autres options de l'onglet Référence comptable de manière appropriée et assignez des codes classe aux traitements système.