Modèle de scénario d'approbation

Saisie journal/Importation journal

Ce scénario décrit le paramétrage requis par Saisie journal / Importation journal. Les autres processus d'approbation (Règlements, Rapprochements/lettrages, Relevés) peuvent être paramétrés selon des principes similaires.

Les approbations peuvent être utilisées pour imposer des limites d'autorité financières pour Saisie journal dans une entreprise, par exemple une autorité jusqu'à 1000 et une autorité supérieure à 1000. Pour cela, vous devez utiliser un paramétrage de processus d'approbation à deux étapes où chaque étape définit une limite d'autorité. Dans la première étape, une Equipe doit approuver tous les journaux règlement manuels saisis pour le compte bancaire. Dans la deuxième étape, une autre Equipe doit approuver seulement les transactions dont le crédit est supérieur à 1000. Dans cet exemple, la deuxième équipe n'approuvera les transactions que si la première équipe les a déjà examinées. Ce scénario est comparable à celui d'un document d'entreprise nécessitant les signatures de plus d'une personne dans l'entreprise.

En résumé :

  • La première Etape d'approbation, la première Equipe et le premier Filtre d'approbation se réfèrent tous à des transactions bancaires sans tenir compte du montant.
  • La deuxième Etape d'approbation, la deuxième Equipe et le deuxième Filtre d'approbation se réfèrent tous à des transactions bancaires de montant crédit supérieur à 1000.
  • Bien qu'il existe deux étapes d'approbation, certaines transactions ne requièrent une approbation qu'à la première étape. Si le montant est égal ou inférieur à 1000, SunSystems inscrit automatiquement la transaction directement après son approbation à la première étape car le filtre utilisé à la deuxième étape d'approbation est ignoré.

Dans cet exemple, le numéro de compte est 52100. La première Equipe a un code de BANK0-1000 et la deuxième Equipe a un code de BANK>1000. La personne ayant un code utilisateur N1K a une limite d'autorité de 1000 et l'utilisateur PDG a une autorité pour n'importe quel montant. PDG ne doit approuver une transaction que si elle est supérieure à 1000 car elle dépasse la limite pour N1K. PDG n'approuvera les transactions que si N1K les a déjà examinées et les a marquées comme approuvées pour la première étape d'approbation.

Paramétrage du scénario d'exemple

Vous pouvez paramétrer cet exemple dans la base de données de démonstration PK1 en suivant les Etapes requises pour paramétrer les approbations :

  1. Définissez le champ Approbation requise sur Oui dans Paramétrage Grand Livre (LES) Fonctions supplémentaires Financials.
  2. Dans Console de sécurité ou Gestionnaire Utilisateurs, créez les utilisateurs N1K et PDG. Cochez la case Approbateur pour ces deux utilisateurs et assignez-leur des mots de passe d'approbation.
  3. Dans Paramétrage équipe (UTS), créez l'équipe BANK0-1000 et donnez-lui pour nom Limite autorité bancaire 1000, puis assignez le code opérateur N1K. Cochez la case Equipe principale. Créez l'équipe BANK >1000 avec le nom d'équipe "Limite autorité bancaire > 1000", assignez le code utilisateur PDG et cochez la case Equipe principale.
  4. Dans Paramétrage code rejet (FRC), créez le code BANK1 avec le libellé "Transaction non autorisée. Rejetée par l'équipe 1". Créez le code BANK2 avec le libellé "Transaction non approuvée. Rejetée par PDG".
  5. Dans Générateur Filtres (FLD), créez deux filtres avec le type de filtre Consultation approbation SAAUTH.
    • Assignez le nom BANK_CR au premier filtre avec "Crédits pour compte 52100" pour libellé. Dans BANK_CR, sélectionnez la Référence approbation et faites-la glisser dans la Zone édition filtre. Dans la boîte de dialogue Editer condition, cochez la case Saisie à l'exécution et laissez les valeurs par défaut des autres champs. Dans le volet Libellé élément de donnée, sélectionnez Numéro compte et faites-le glisser dans la Zone édition filtre. Dans la boîte de dialogue Editer condition, sous Egal à, saisissez 52100. Cliquez sur Fichier >> Enregistrer. Sélectionnez le formulaire AUTHDTL comme Destination des résultats.
    • Créez le deuxième filtre avec BANK_CR_G1000 pour nom et "Crédits supérieurs à 1000 pour compte 52100" pour libellé. Suivez toutes les étapes de (i) BANK_CR ci-dessus, jusqu'à créer Référence approbation et Numéro compte comme conditions. A présent, sélectionnez Autre total crédit parmi les éléments de données et faites-le glisser dans la Zone édition filtre. Dans la boîte de dialogue Editer condition, sélectionnez l'opérateur Supérieur à et saisissez 1000 en-dessous. Cliquez sur OK. Sélectionnez Fichier > Enregistrer. Sélectionnez le formulaire AUTHDTL comme Destination des résultats.
  6. Dans Paramétrage étape approbation (AUS), créez deux étapes numérotées 200 et 210.
    • Saisissez "Autoriser crédits bancaires pour Saisie journal" comme libellé pour l'étape 200. Dans Code filtre, cliquez sur le bouton de recherche et sélectionnez le filtre BANK_CR. Sélectionnez Saisie/Importation journal comme Type étape. Sélectionnez BANK0-1000 dans Equipe. Dans le champ Approbateur, saisissez N1K.
    • Saisissez "Autoriser crédits bancaires >1000 pour Saisie journal" comme libellé pour l'étape 210. Dans Code filtre, cliquez sur le bouton de recherche et sélectionnez le filtre BANK_CR_G1000. Sélectionnez Saisie/Importation journal comme Type étape. Sélectionnez BANK>1000 dans Equipe. Dans le champ Approbateur, saisissez PDG.
  7. Dans Type journal (JNT), changez le type de journal CP et cochez la case Approbation requise dans l'onglet Fonctions supplémentaires Financials.

Utilisation du modèle de paramétrage dans Saisie journal

  • L'initiateur

    Pour pouvoir utiliser les approbations, connectez-vous à SunSystems en utilisant le code utilisateur PK1, puis saisissez un journal avec le compte 52100 et un crédit de 2000. Utilisez le compte 999 comme compte de contrepartie pour le débit. Lorsque vous inscrivez le journal, il n'est pas saisi dans le Grand Livre. Vous devez saisir un Lot approbation - commentaire à la place, et cliquer sur OK. Sur le formulaire Sélection approbateur, sélectionnez N1K comme code utilisateur de l'approbateur. Le message Lot approbation créé s'affiche dans la barre d'état.

Remarque: Chaque étape d'approbation successive doit être approuvée par un utilisateur différent. En outre, aucun de ces utilisateurs ne doit être l'approbateur.

  • Première équipe

    Déconnectez-vous de SunSystems et reconnectez-vous en utilisant le code utilisateur N1K. Sélectionnez Approbation (AUT) dans SunSystems. Sur le formulaire Sélection - AUTHORIZER INTRAY, saisissez le Code équipe BANK0-1000 et l'Approbateur assigné N1K. Le nouveau lot d'approbation s'affiche avec le statut En attente d'approbation. Sélectionnez ce lot et cliquez sur Réviser. Sélectionnez Approuver lot sélectionné dans Nom programme, puis cliquez sur Approuver lot sélectionné et cliquez sur OK. Saisissez un commentaire et un mot de passe approbation pour N1K.

  • Deuxième équipe

    Déconnectez-vous de SunSystems et reconnectez-vous en utilisant le code utilisateur CEO. Sélectionnez Approbation (AUT) dans SunSystems. Sur le formulaire Sélection - AUTHORIZER INTRAY, saisissez le Code équipe BANK>1000 et l'Approbateur assigné PDG. Le nouveau lot d'approbation s'affiche avec le statut En attente d'approbation. Sélectionnez ce lot et cliquez sur Réviser. Sélectionnez Approuver lot sélectionné dans Nom programme, puis cliquez sur Approuver lot sélectionné et cliquez sur OK. Le message Inscription lot s'affiche dans la barre d'état.

  • Retour à l'Initiateur

    Connectez-vous de nouveau en utilisant PK1, l'initiateur de la transaction. Sélectionnez Fichier initiateur approbation (AOT) dans SunSystems. Sur le formulaire Sélection - ORIGINATOR INTRAY, saisissez PK1 comme initiateur actuel. Le lot d'approbation a été effacé mais peut être affiché dans Contrôle approbations (AAT).

    Remarque: ORIGINATOR INTRAY peut être invoqué à tout moment des étapes d'approbation afin de voir le statut.