Etapes requises pour paramétrer les approbations

Dans SunSystems, l'approbation Financials est le processus d'approbation ou de rejet de transactions dans le cadre de certaines fonctions. Seuls les codes d'utilisateurs spécialement configurés dans Equipes peuvent approuver des transactions. Ce fichier d'aide décrit le paramétrage des approbations SunSystems. Pour plus de détails, voir Qu'est-ce que la fonctionnalité d'approbation ?

Remarque: La fonction d'approbation n'a pas été conçue pour gérer vos flux de données ni assurer le suivi des transactions approuvées ou rejetées.

Avant de commencer à paramétrer des approbations, vous devez déterminer vos exigences d'approbation soigneusement. Un exemple de scénario d'approbation, qui suit les étapes de base de paramétrage des approbations, est donné ci-après.

Paramétrage de base

  1. Dans l'onglet Fonctions supplémentaires Financials de Paramétrage Grand Livre (LES), définissez le champ Approbation requise sur Oui.
  2. Dans Console de sécurité ou Gestionnaire Utilisateurs, sélectionnez Modifier > Modifier utilisateur. Cochez la case Approbateur et créez un mot de passe pour chaque approbateur. Laissez le Nombre approbations non valides à zéro.
  3. Dans Paramétrage équipe (UTS), créez les équipes d'approbation requises. Pour chaque équipe, créez un nom d'équipe approprié et cliquez sur Approbateur pour assigner des utilisateurs à une équipe.
  4. Dans Paramétrage code rejet (FJC), créez les codes rejet appropriés. Pour chaque code, saisissez un libellé qui s'affichera pour toutes les transactions auxquelles ce code de rejet a été associé. Spécifiez le type d'étape d'approbation auquel ce code de rejet s'applique. Les types d'étapes disponibles sont les suivants : Règlements, Rapprochements/lettrages et Saisie/Importation journal.
  5. Dans Générateur Filtres (FLD), créez les filtres nécessaires pour les différentes étapes d'approbation et les différents types d'étapes.

Dans le champ Type filtre, sélectionnez Consultation approbation SAAUTH et saisissez un nom et un libellé appropriés pour le filtre. Dans la Liste éléments de données, faites glisser les conditions de filtre requises dans la Zone édition filtre. La première condition doit être Référence approbation. Dans la boîte de dialogue Editer condition, cochez la case Saisie à l'exécution et laissez la case Vierge non cochée.

Sélectionnez les autres éléments de données requis comme conditions de filtre pour une étape d'approbation spécifique. Par exemple, vous pouvez créer un filtre qui n'appelle une étape d'approbation que si la transaction utilise un numéro de compte particulier. Cet exemple est expliqué en détail dans le modèle de scénario d'approbation ci-dessous. Excepté pour la Référence approbation, la case Saisie à l'exécution ne doit pas être cochée pour ces éléments de données dans la boîte de dialogue Edition condition.

Dans le menu de Générateur Filtres, sélectionnez Fichier > Sélectionner destination des résultats. Pour définir le formulaire d'affichage des résultats pour ce filtre, cliquez sur Formulaire et sélectionnez Détails approbation. Enregistrez le filtre. Consultez l'aide de Générateur Filtres pour plus de détails.

Remarque: Vous devez définir un formulaire, et non un programme, comme destination des résultats du filtre utilisé par la fonctionnalité d'approbation.
Remarque: 

Les étapes d'approbation peuvent être ignorées par une transaction si les conditions définies dans le filtre de l'étape ne sont pas satisfaites par la transaction.

  • Dans Paramétrage étape approbation (AUS), créez toutes les étapes nécessaires requises dans chaque processus d'approbation. Par exemple, vous pouvez créer un processus d'approbation en deux étapes pour Saisie journal, dans lequel la première étape nécessite l'approbation de tous les journaux et la seconde étape ne requiert que l'approbation des journaux dont le crédit total dépasse 1000. Cet exemple est expliqué en détail dans le modèle de scénario d'approbation ci-dessous.

Pour chaque étape, spécifiez le filtre approprié défini dans l'étape 5 ci-dessus. Spécifiez l'équipe qui doit approuver cette étape du processus, ainsi que l'Approbateur, autrement dit le code utilisateur du membre de l'équipe à qui seront adressées, par défaut, les transactions afin de les faire approuver.

Dans Type étape, spécifiez de quel processus d'approbation cette étape fait partie. Les types d'étapes possibles sont les suivants : Règlements, Rapprochements/lettrages et Saisie/importation journal.

Remarque: 

Lors de la numérotation des étapes d'approbation, vous pouvez trouver utile de regrouper les étapes au sein de chaque processus d'approbation. Par exemple, vous pouvez réserver les numéros d'étapes 1 à 100 pour les étapes d'approbation de règlement et les numéros 200 à 300 pour les étapes d'approbation de Saisie/Importation journal. Laissez des blancs entre les numéros des étapes pour que toute étape supplémentaire requise puisse être facilement insérée sans qu'il soit nécessaire de réorganiser les numéros.

Paramétrage supplémentaire pour Saisie journal et Importation journal

  • Dans Type journal (JNT), indiquez si chaque type de journal nécessite une approbation. Pour les journaux qui requièrent une approbation, changez le type du journal et cochez la case Approbation requise sur l'onglet Fonctions supplémentaires Financials. Par défaut, cette case n'est pas cochée. C'est pourquoi, si l'approbation est requise pour tous les types de journaux, cette étape du paramétrage doit être effectuée pour chaque type de journal, un par un.