Inscriptions Grand Livre et contrôle budgétaire

Les inscriptions Grand Livre peuvent être effectuées dans le module Gestion achats. Si la comptabilisation des engagements est utilisée, alors une inscription au Grand Livre Engagements peut être effectuée lorsqu'une commande fournisseur est passée. Lors de la réception de marchandises ou d'une facture, cette inscription Grand Livre Engagements est extournée et une inscription est effectuée au Grand Livre réel. Ces inscriptions correspondent normalement aux réalisations du contrôle budgétaire des montants des engagements et des dépenses.

Remarque:  Les inscriptions Grand Livre et le contrôle budgétaire sont des fonctions SunSystems indépendantes l'une de l'autre. Elles ont chacune leur fonctionnement propre et peuvent contenir des montants et périodes différents. Vous devez donc être vigilant lors de l'extraction de données à des fins d'édition d'états, car les données peuvent différer.

Les données des inscriptions Grand Livre et du contrôle budgétaire peuvent différer pour plusieurs raisons.

Par exemple, la période utilisée pour les inscriptions Grand Livre est différente de celle qui est utilisée pour le contrôle budgétaire. Les périodes d'inscription au Grand Livre sont définies dans les étapes de Type achat (PTS) et sont les suivantes :

  • Période commande (période saisie sur la commande)
  • Saisie commande
  • Période confirmation commande
  • Période facture (période saisie sur la facture)
  • Période rapprochement facture
  • Période confirmation facture

La période utilisée pour le contrôle budgétaire est la période au cours de laquelle le budget est réalisé. A l'aide du mode de contrôle budgétaire, il peut s'agir d'une, de deux ou de plusieurs périodes. Ainsi, si aucun budget n'est disponible pour la période courante, mais l'est pour une période antérieure, le contrôle budgétaire peut utiliser cette période.

Voici un exemple de saisie de transaction :

Etape Période Contrôle budgétaire/Commentaires Contrôle budgétaire/Période Inscriptions Grand Livre/Commentaires Inscriptions Grand Livre/Période
Saisie commande 01/200X Aucun contrôle budgétaire   Aucune inscription Grand Livre  
Confirmation commande 02/200X Montant engagements budgétaires augmenté Aucun budget pour cette période mais budget disponible pour période précédente 01/200X Inscription Grand Livre Engagements Etape définie dans Type achat : Si saisie commande=01/200X Si confirmation commande=02/200X
Saisie facture 03/200X Aucun contrôle budgétaire   Aucune inscription Grand Livre  
Rapprochement facture 04/200X Aucun contrôle budgétaire   Aucune inscription Grand Livre  
Confirmation facture 05/200X Montant engagements budgétaires réduit Période = 02/200X Extourne engagement Etape définie dans Type achat (extourne) : Si saisie commande=01/200X Si confirmation commande=02/200X
Confirmation facture 05/200X Montant dépenses augmenté Période = 02/200X Inscription Grand Livre réelle Saisie facture=03/200X Rapprochement facture=04/200X Confirmation facture=05/200X
Remarque:  Si des données du contrôle budgétaire sont requises, les états des tables budgétaires doivent être utilisés. Si des états Financials sont requis, les états des Grands Livres peuvent être utilisés. Cependant, vous devez être particulièrement vigilant si des états du contrôle budgétaire sont obtenus à partir des Grands Livres Financials.