Comprendre le processus d'approbation
Parmi les transactions qu'un utilisateur saisit ou sélectionne en vue d'un traitement, il arrive que certaines nécessitent une approbation. Voir 'Quelles transactions nécessitent une approbation ?'
Ces transactions sont regroupées dans un lot d'approbation et marquées en attente d'approbation. Ce lot d'approbation passe ensuite par toutes les étapes du processus d'approbation applicables.
L'approbateur
Les transactions sont transmises à la première étape d'approbation requise et placées dans le fichier Approbation (AUT) de l'approbateur. L'approbateur peut réviser le lot de transactions sur ce formulaire et choisir de l'approuver ou de le rejeter. L'approbateur doit saisir un mot de passe valide pour pouvoir approuver le lot. Voir 'Etapes requises pour l'approbation de transactions'.
En cas de rejet du lot de transactions par l'approbateur, le système renvoie ce lot à l'initiateur ou à l'approbateur de l'étape d'approbation précédente. Lorsqu'un approbateur rejette des transactions, il précise le motif du rejet en spécifiant un code rejet.
En cas d'approbation du lot de transactions, le lot passe à l'étape suivante du processus d'approbation. Il passe à l'approbateur de niveau suivant, ou s'il est entièrement approuvé, le statut Terminé lui est attribué.
Le traitement suivant varie selon la fonction qui a déclenché la demande d'approbation. Par exemple, si les transactions correspondent à des journaux suspendus par Saisie journal ou Importation journal, le système inscrit automatiquement ces journaux une fois les transactions entièrement approuvées, à condition qu'ils s'équilibrent encore.
L'approbateur est membre de l'équipe assignée à l'étape d'approbation. Le lot de transactions en attente d'approbation est placé dans le fichier Approbation des utilisateurs qui font partie de cette équipe. Ceci permet d'éviter qu'un lot d'inscriptions soit bloqué en cas d'absence d'une personne par exemple.
L'initiateur
L'utilisateur qui génère les transactions à approuver est l'initiateur du lot d'approbation.
Le Fichier initiateur approbation (AOT) répertorie tous les lots de transactions à approuver créés par un utilisateur spécifique. Il permet ainsi aux utilisateurs de vérifier le statut de leurs transactions. Lorsqu'un lot d'approbation est rejeté, ce lot doit être supprimé avant de pouvoir le modifier dans le cadre de la fonction requise, par exemple Saisie journal. Les transactions qui ont été approuvées et inscrites ne sont plus affichées.
Voir 'Qu'est-ce que la fonctionnalité d'approbation ?' pour plus d'informations.