Correction des erreurs après inscription

Même en étant extrêmement vigilant, il est toujours possible de commettre des erreurs pendant une saisie de transactions. Cette section décrit comment vous pouvez effectuer des corrections tout en tenant correctement un contrôle.

Approbation des journaux

Tant que le journal n'est pas inscrit, vous pouvez modifier ou supprimer n'importe quel détail de transaction.

Si vous souhaitez ajouter une procédure spécifique d'autorisation des journaux après leur saisie, vous pouvez utiliser le fichier Brouillard pour les enregistrer jusqu'à ce qu'ils soient approuvés par un autre utilisateur. Une fois les journaux autorisés, vous pouvez les extraire du brouillard et les inscrire. Les transactions suspendues sont considérées comme non inscrites et ne sont donc pas prises en compte dans les états généraux.

Voir 'Suspension d'un journal pour en différer l'inscription'.

Modifications simples

Une fois le journal inscrit, vous pouvez modifier le libellé, la date d'échéance et les codes analytiques d'une transaction en utilisant Lettrage compte (ACA) (sous réserve que vous y soyez autorisé). Voir 'Modification des détails de transaction avec Lettrage compte'.

Outre la possibilité de corriger des erreurs, vous pouvez modifier les détails analytiques si, par exemple, vous restructurez vos centres de coûts. L'option Modifier lors lettrage compte de la fonction Catégorie analytique (AND) permet de spécifier si les codes analytiques d'une catégorie peuvent être modifiés après inscription. Vous pouvez contrôler l'accès à cette fonctionnalité au moyen de groupes d'utilisateurs gérés à l'aide de Console de sécurité ou Gestionnaire Utilisateurs. Consultez également l'aide de Console de sécurité ou de Gestionnaire Utilisateurs pour plus d'informations.

Vous pouvez également changer les repères de lettrage. Vous pouvez définir le repère de lettrage sur :

  • Lettré(e)
  • Rapproché(e)
  • Correction
  • Forcer
  • Retenir
  • Repère de lettrage numérique 0 à 9.

Voir 'Quels sont les repères de lettrage disponibles ?' pour plus d'informations sur ces repères et les modifications que vous pouvez leur apporter.

Vous pouvez annuler le lettrage de transactions après leur inscription en utilisant Lettrage compte. Toutes les modifications effectuées dans Lettrage compte doivent être inscrites pour être enregistrées dans le Grand Livre.

Modification d'informations critiques

Lettrage compte ne vous permet pas de modifier la date, la référence, l'indicateur débit/crédit ni le(s) montant(s) d'une transaction. La seule façon de modifier ces informations critiques est de saisir des transactions correctives.

Pour cela, vous pouvez extourner l'écriture incorrecte puis saisir manuellement la transaction correcte dans Saisie journal (LEN).

Pour extourner un journal, vous pouvez saisir manuellement un journal d'extourne ou utiliser la fonction Extourne et copie journal (JRC).

Masquage des transactions correctives

Vous pouvez identifier les transactions correctives en leur assignant le repère de lettrage Correction. Vous pouvez définir ce repère de lettrage dans Lettrage compte (ACA).

Remarque:  Vous devez définir le repère de lettrage Correction sur des transactions qui s'équilibrent. Autrement dit, vous devez définir ce repère sur deux transactions (au minimum) dont le solde débit/crédit est égal à zéro.

Les transactions marquées du repère Correction peuvent être exclues des états financiers. L'option Editer corrections de la fonction Paramétrage Grand Livre (LES) permet de spécifier si ces transactions correctives doivent être exclues ou non des états.

Annulation règlement

Annulation règlement permet d'annuler ou de supprimer des règlements créés dans Règlement fournisseur ou Règlement client. Pour sélectionner le règlement à annuler, vous devez identifier sa référence (généralement la référence du chèque).

Si aucune référence de règlement n'a été générée, vous pouvez générer une référence factice dans Avis de règlement pour pouvoir sélectionner la transaction à extourner. Vous pouvez marquer avec le repère de lettrage Retenir les transactions qui avaient été initialement réglées ou laisser le repère de lettrage vierge.

Voir 'Annulation d'un règlement généré par le système'.