Paramétrage des profils de rapprochement

La fonction Profil rapprochement (RCP) permet de définir une condition de rapprochement à utiliser dans Exécution rapprochements (RCM). Par exemple, si vous souhaitez utiliser Exécution rapprochements pour rapprocher vos relevés bancaires et pour rapprocher vos règlements clients des factures, vous devez définir un profil différent pour chaque type de rapprochement.

Un profil de rapprochement détermine les critères de sélection des transactions, ainsi que les critères de rapprochement de ces transactions.

Remarque: Une fois le profil de rapprochement défini, vous devez définir les comptes de rapprochement pour ce profil. Pour ce faire, cliquez sur l'option Compte pour afficher le formulaire Paramétrage compte rapprochement.

Le formulaire Profil rapprochement contient les champs suivants :

  • Détails en-tête
  • Général
  • Sélection
  • Rapprochement
  • Modifier analyse compte origine
  • Modifier analyse compte gain/perte
  1. Renseignez ces informations dans la section En-tête :
    Code profil
    Code d'identification unique du profil de rapprochement.
    Statut
    Statut affecté à l'enregistrement de données statiques.
  2. Renseignez ces informations dans la section Général :
    Libellé
    Nom complet ou description d'un élément de données ou d'un enregistrement. Il permet d'identifier cet élément de données ou enregistrement dans les états et lors des consultations.
    Générer écarts
    Sélectionnez cette option si le système doit calculer les écarts de change (gains ou pertes) et les inscrire aux comptes de gains et pertes de change. Ces comptes sont identifiés dans le formulaire Paramétrage compte rapprochement. Voir 'Inscription des écarts de change réalisés et latents'.
    Remarque: Tout gain ou toute perte lors d'un rapprochement par montant base 2/reporting est calculé en termes de Montant base seulement et les différences entre les devises Montant transaction sont ignorées.
    Repère lettrage
    Repère de lettrage à assigner aux transactions lettrées. Vous pouvez assigner l'un des repères de lettrage suivants aux transactions rapprochées : Lettré(e), Correction, Retenu(e), Forcé(e), Rapproché(e), Non Lettré(e) ou un repère numérique compris entre 0 et 9.

    Par exemple, si le profil est destiné à rapprocher des règlements et des factures sur un compte client, vous allez assigner le repère de lettrage Lettré(e). En revanche, si le profil doit rapprocher des transactions de compte bancaire et les détails d'un relevé bancaire, vous allez assigner le repère de lettrage Rapproché(e).

    Les transactions désignées par le repère Lettré(e), Rapproché(e) ou Correction doivent s'équilibrer pour pouvoir être inscrites.
    Remarque: Vous ne pouvez assigner les repères Lettré(e) et Correction qu'à condition de rapprocher des transactions de signes opposés sur un même compte.
    Type journal
    Type de journal à assigner aux transactions journal générées lors du rapprochement manuel des transactions avec ce profil de rapprochement. Les types de journaux sont définis dans Type journal (JNT).
    Rapprochement signe identique
    Détermine comment le signe des transactions est utilisé pour déterminer si des transactions peuvent être rapprochées.

    Sélectionnez Oui pour rapprocher des transactions de même signe. Par exemple, si le profil de rapprochement est destiné à rapprocher des transactions de compte bancaire et des transactions de relevé bancaire, vous utiliserez le rapprochement de même signe pour rapprocher chaque inscription au compte bancaire avec les écritures correspondantes sur le relevé bancaire.

    Remarque: Ceci est vrai uniquement dans l'hypothèse où le signe des transactions du relevé bancaire a été inversé lors du chargement de ces transactions dans SunSystems.

    Sélectionnez Non pour rapprocher des transactions de signes opposés. Par exemple, pour rapprocher des règlements et des factures sur un compte client ou fournisseur.

    Vous pouvez aussi définir ce champ sur Non applicable si le signe du montant de la transaction ne présente aucun intérêt pour le rapprochement. Par exemple, si le montant de transaction ne figure pas parmi les critères de rapprochement.

    Remarque:  Vous pouvez également utiliser cette option pour déterminer le signe des transactions que vous générez dans Exécution rapprochements. Voir 'Génération de transactions dans Exécution rapprochements'.
    Pourcentage rapprochement
    Pourcentage de tolérance autorisé entre les valeurs des transactions rapprochées. Le système rapproche les transactions si l'écart entre les montants des transactions est inférieur ou égal à ce pourcentage. Si vous saisissez un pourcentage, vous devez sélectionner un champ de montant parmi les critères de sélection.
    Remarque: Si vous saisissez à la fois un Pourcentage rapprochement et un Montant rapprochement, le système compare l'écart entre les deux valeurs de transactions à la valeur Pourcentage rapprochement ou Montant rapprochement, selon celle qui est la plus basse.
    Montant rapprochement
    Montant de tolérance autorisé entre les valeurs des transactions rapprochées. Le système rapproche les transactions si l'écart entre les montants des transactions est inférieur ou égal à ce montant. Si vous saisissez un montant dans ce champ, vous devez sélectionner un champ de montant parmi les critères de sélection.
    Remarque: Le système ignore Pourcentage rapprochement et Montant rapprochement si vous sélectionnez l'option Consolider montants.
    Code groupe accès données
    Montant à utiliser
    Cette option détermine la devise dans laquelle les totaux de rapprochement sont affichés en haut du formulaire Exécution rapprochements. C'est également la devise dans laquelle les valeurs rapprochées doivent s'équilibrer pour pouvoir être inscrites. Les saisies dans ce champ mettent à jour les critères de rapprochement, comme indiqué dans la section Rapprochement ci-dessous.

    Exécution rapprochements peut utiliser Valeur 1, 2, 3 ou 4 comme valeur de base pour le rapprochement. Quelle que soit la valeur en devise utilisée pour déterminer le rapprochement, les montants en Valeur 1 sont toujours équilibrés. Les montants en Valeur 3 et en Valeur 4 sont équilibrés selon les paramètres d'équilibrage du montant définis sur les onglets Valeur 3 et Valeur 4 dans Paramétrage unité de gestion. Des écarts de change sont ainsi générés selon les paramètres définis dans les enregistrements Compte rapprochement. Les écarts de change ne sont jamais générés en Valeur 2 car il s'agit de la devise de transaction ; chaque transaction peut enregistrer une devise Valeur 2 différente.

    Remarque: La génération d'écritures d'équilibrage ne s'applique qu'aux lettrages (transactions dont le repère de lettrage est Lettré(e) ou Correction) et non aux rapprochements (dont le repère de lettrage est Rapproché(e)).
    Consolider montants
    Cette option détermine si la fonction Rapprochement automatique doit consolider les valeurs des transactions à rapprocher, par exemple pour lettrer plusieurs transactions de faible valeur avec une seule transaction de valeur élevée. Le champ de montant est automatiquement sélectionné parmi les critères de rapprochement. Voir 'Comment fonctionne le rapprochement automatique ?'
    Remarque: Si vous saisissez un Pourcentage rapprochement ou un Montant rapprochement, ou si vous sélectionnez l'option Consolider montants, le traitement Rapprochement automatique peut scinder une transaction afin d'équilibrer les valeurs des transactions à rapprocher. Cette scission s'effectue indépendamment de la valeur de l'indicateur Autoriser scission défini sur les comptes de rapprochement.
    Ecart de change par rapprochement
    Cette option détermine si des écarts de change sont calculés dans Exécution rapprochements pour chaque rapprochement trouvé dans les critères de rapprochement. Si cette option est activée, le système calcule l'écart de change pour chaque groupe de transactions rapprochées et copie l'analyse à partir de la transaction ayant la valeur de base la plus faible dans la paire de transactions. Lorsque des transactions en double sont trouvées, elles sont omises du processus de rapprochement.

    Si l'option n'est pas définie, le système consolide tous les gains et pertes et inscrit le solde aux comptes gains/pertes et origine.

    Vous pouvez utiliser cette option uniquement si l'option Générer écarts est également sélectionnée et dans le cadre du rapprochement des transactions crédit avec des transactions débit (et vice versa) au sein du même compte de la même unité de gestion. Par conséquent, pour utiliser l'option Ecart de change par rapprochement, l'option Rapprochement signe identique doit être désactivée et les deux comptes de rapprochement doivent être configurés pour le même numéro de compte, l'un pour le crédit et l'autre pour le débit. De plus, lorsque cette option est activée, les écarts de change sont générés uniquement lorsque l'action Rapprochement automatique est sélectionnée dans Exécution rapprochements.
    Laisser formulaire ouvert
    Activez cette option pour que le formulaire Exécution rapprochements reste ouvert lorsque le traitement de rapprochement est terminé pour ce profil.
    Options état
    L'option d'édition vous permet de sélectionner si un état est généré et, le cas échéant, quelles informations transactionnelles doivent y être incluses.
    • Aucun état : sélectionnez cette option si aucun état ne doit être généré.
    • Editer transactions modifiées uniquement : sélectionnez cette option pour inclure uniquement les informations relatives aux transactions modifiées.
    • Editer toutes les transactions : sélectionnez cette option pour inclure toutes les transactions.
  3. Renseignez ces informations dans la section Sélection :
    Critères de sélection 1-10
    Vous pouvez sélectionner dix critères que les transactions devront satisfaire pour pouvoir être sélectionnées.

    Un élément de données destiné à figurer parmi les critères de sélection est sélectionné à partir du formulaire Recherche dictionnaire de données. Ce formulaire affiche la liste des éléments de données disponibles et vous permet de choisir ceux qui vous intéressent.

  4. L'onglet Rapprochement permet d'identifier les éléments de données qui doivent coïncider sur les transactions sélectionnées pour qu'elles puissent être rapprochées dans le cadre du traitement Rapprochement automatique. Par exemple, vous pouvez souhaiter rapprocher des transactions sur la base de la référence de transaction, du montant et du code analytique transaction Grand Livre 1. Lorsque vous choisissez un rapprochement automatique, le système recherche alors parmi les transactions extraites de chaque compte de rapprochement celles dont les données correspondent aux critères de rapprochement spécifiés. Ces transactions sont alors rapprochées.

    Pour plus d'informations sur les options de rapprochement automatique, voir 'Comment fonctionne le rapprochement automatique ?'

    Remarque: Si vous effectuez un rapprochement par devise, le code devise doit avoir été créé dans l'unité de gestion dans laquelle vous exécutez la fonction Exécution rapprochements (RCM). Il peut s'agir d'une unité de gestion différente de celles qui sont identifiées dans les comptes de rapprochement concernés par le rapprochement exécuté.
  5. Lors du rapprochement, le système compare la valeur des mêmes champs sur chaque groupe de transactions. Si vous souhaitez effectuer le rapprochement sur des champs différents ou définir des règles de rapprochement complexes, vous devez laisser les critères de sélection vierges dans Profil rapprochement et définir une Règle événement.

    Par exemple, pour comparer la valeur du champ Référence transaction d'un groupe de transactions avec la valeur du champ Libellé de l'autre groupe de transactions.

    Pour définir une règle de rapprochement, vous devez :

    • créer une Définition événement pour lancer la règle si Exécution rapprochements est utilisé avec un profil de rapprochement spécifique. Par exemple, la définition d'événement peut contenir la condition suivante (BanqueUSD étant le code du profil de rapprochement) :

      Si Code fonction = Exécution rapprochements

      Si Profil rapprochement = BanqueUSD

    • créer une Règle événement qui contient les conditions de rapprochement et utilise la commande Rapprocher pour rapprocher les transactions qui satisfont les conditions.

    Si les critères de rapprochement d'une définition de règle doivent être appliqués à plusieurs profils de rapprochement, vous pouvez référencer chaque profil de rapprochement dans la même définition d'événement. Par exemple, la définition d'événement peut contenir la condition suivante (Banque et BanqueUSD étant les codes des profils de rapprochement) :

    Si Code fonction = Exécution rapprochements

    Si Profil rapprochement = Banque

    Ou Si Profil rapprochement = BanqueUSD

    Remarque: Si vous définissez les critères de rapprochement à l'aide d'une règle, vous ne pouvez pas identifier d'éléments de données sur l'onglet Rapprochement.
  6. Ces modifications de codes analytiques de transactions ne s'appliquent que lorsque l'option Ecart de change par rapprochement est activée. D'autre part, elles ne s'appliquent qu'au traitement de Rapprochement automatique.

    Cet onglet sert à modifier les codes analytiques de transaction par défaut qui s'appliquent si des transactions d'écart de change (par rapprochement) sont générées pour un profil de rapprochement. Les modifications de codes analytiques définies ici s'appliquent aux transactions d'écart de change qui effectuent des inscriptions à un compte d'origine.

    Ces codes analytiques par défaut pour cette transaction d'origine d'écart de change sont extraits de la transaction du groupe rapproché qui contient la plus faible valeur de devise de base.

    Remarque: Les codes analytiques qui s'appliquent à la transaction d'écart de change qui inscrit au compte gain/pertes sont définis sur l'onglet Modifier analyse compte gain/perte.
    Analyse Grand Livre 1-10
    Sélectionnez un code analytique à utiliser pour une catégorie analytique si aucun code analytique par défaut n'est fourni dans la transaction d'origine.

    Vous pouvez également laisser le code analytique vierge pour utiliser le code par défaut. Le code par défaut est extrait d'une transaction du groupe rapproché qui contient la plus faible valeur en devise.

    Saisissez un trait d'union "-" pour supprimer le code par défaut et laissez le code analytique vierge pour les transactions d'écarts de change.

    Utiliser si analyse est vierge
    Sélectionnez cette option si le code analytique ne doit être utilisé que lorsque la catégorie analytique est vierge dans la transaction d'origine.
  7. Ces modifications de codes analytiques de transactions ne s'appliquent que lorsque l'option Ecart de change par rapprochement est activée. D'autre part, elles ne s'appliquent qu'au traitement de Rapprochement automatique.

    Cet onglet sert à modifier les codes analytiques de transaction par défaut qui s'appliquent si des transactions d'écart de change (par rapprochement) sont générées pour un profil de rapprochement. Les modifications de codes analytiques définies ici s'appliquent aux transactions d'écart de change qui effectuent des inscriptions à un compte gains ou pertes.

    Ces codes analytiques par défaut pour cette transaction gains ou pertes d'écart de change sont extraits de la transaction du groupe rapproché qui contient la plus faible valeur en devise de base.

    Analyse Grand Livre 1-10
    Sélectionnez un code analytique à utiliser pour une catégorie analytique si aucun code analytique par défaut n'est fourni dans la transaction d'origine.

    Vous pouvez également laisser le code analytique vierge pour utiliser le code par défaut. Le code par défaut est extrait d'une transaction du groupe rapproché qui contient la plus faible valeur en devise.

    Saisissez un trait d'union "-" pour supprimer le code par défaut et laissez le code analytique vierge pour les transactions d'écarts de change.
    Utiliser si analyse est vierge
    Sélectionnez cette option si le code analytique ne doit être utilisé que lorsque la catégorie analytique est vierge dans la transaction d'origine.
  8. Enregistrez vos modifications.