Configurar la comprobación de compromisos y gastos
Nota: La comprobación de compromisos solo está disponible en el módulo Compras de Gestión de órdenes de SunSystems.
Los siguientes pasos son necesarios para establecer comprobaciones de compromisos y gastos en el módulo Finanzas de SunSystems:
- Cree las tablas que se requieren para los libros mayores de presupuesto en Tablas de libro mayor opcionales (OLT).
- Asigne identificadores a los libros mayores de presupuesto con Identificadores de presupuestos (BLB).
- Seleccione la base de datos en Administración de base de datos (BUA) y seleccione Modificar en el menú Acciones para mostrar el formulario Definir base de datos.
-
En Definir base de datos, introduzca los siguientes datos para identificar los libros mayores de presupuesto que se utilizan para registrar los valores
de compromiso y presupuesto:
- Código de libro mayor de presupuesto primario
- Libro mayor de compromisos de compras
- En Definir libro mayor (LES), seleccione la casilla de verificación Aplicar tolerancias de presupuesto y defina el porcentaje de tolerancia de presupuesto y/o importe si desea usar esa configuración de tolerancia durante la comprobación de gastos.
-
En Definir comprobación de presupuesto (BCS) defina las normas de comprobación de presupuesto para vincular cuentas reales
a cuentas de presupuesto que contengan los valores de presupuesto asignado.
Nota: Para incluir los importes de gastos comprometidos en el proceso de comprobación de gastos, seleccione el indicador Incluir compromiso para el registro de comprobación de presupuestos.
-
Introduzca los valores de presupuesto con las utilidades de introducción de transacciones de libro mayor:
- Cambie al libro mayor de presupuesto con Cambiar presupuesto (CBG).
- Utilice Entrada de libro mayor (LEM), Importación de libro mayor (LIM) o Distribución de costos para contabilizar los valores de presupuesto. Normalmente, el valor de presupuesto se introduce como débito.
- Los siguientes pasos son necesarios para implementar comprobaciones de presupuesto en las facturas de compra de Gestión de órdenes de SunSystems. Esto permite introducir facturas de compra y actualizar importes de gastos de presupuesto. Se da por hecho que el presupuesto se ha creado en Finanzas de SunSystems:
- En Definir procesos de compra (PBS) defina el campo Método de actualización de presupuesto en Orden (por ejemplo, factura total) o Línea. Si se define en orden, se introduce la factura total antes de procesar funciones de presupuesto; de lo contrario, se realiza la comprobación de presupuesto línea por línea. Esto se aplica tanto a órdenes como a facturas.
- En Definir procesos de compra (PBS), defina el campo Fase de gastos en Entrada de facturas, Emparejamiento de facturas o Confirmación de facturas. Esto se puede anular definiendo el indicador Gastos en Tipos de compras (PTS).
- En Definición de tipo de compra - Definir valores, defina un valor que se va a utilizar en la comprobación de presupuesto utilizando el campo Valor de presupuesto de gastos. Todos los valores de presupuesto deben mantenerse en la moneda base.
- Hay que seguir los siguientes pasos para implementar comprobaciones de presupuesto en las órdenes de compra de Gestión de órdenes de SunSystems.
- En Definir procesos de compras (PBS), defina el campo Método de actualización de presupuesto en Orden (por ejemplo, orden total) o Línea. Si se define en orden, se introduce la orden total antes de que se procesen funciones de presupuesto; de lo contrario, se realiza la comprobación de presupuesto línea por línea. Esto se aplica tanto a órdenes como a facturas.
- En Definir procesos de compras (PBS) defina el campo Fase de compromiso en Orden introducida y no retenida o en Confirmación de orden.
- En la función Definición de tipo de compra: definir valores, defina un valor que se va a utilizar en la comprobación del presupuesto utilizando el campo Valor de presupuesto de compromiso. Todos los valores de presupuesto deben mantenerse en la moneda base.
- Los pasos anteriores le permiten introducir facturas de compras y actualizar importes de gastos de presupuesto reales y también introducir órdenes de compra y actualizar importes de gastos comprometidos. Si se excede un presupuesto, no se realiza ninguna acción. Los siguientes pasos son necesarios para implementar la comprobación del gasto excesivo en facturas de compra, y si se excede un presupuesto se avisa al usuario o se impide que prosiga:
- En Definir procesos de compras (PBS), seleccione la casilla Comprobar gastos excesivos.
- Si es necesario, defina las tolerancias de comprobación de Gastos excesivos. En Definir procesos de compras (PBS), defina un porcentaje o valor que se va a utilizar en todas las facturas de compra. Esto se puede anular con la configuración de un grupo de operadores específico, que se mantienen en Consola de seguridad o Gestor de usuarios. Si la transacción sobrepasa el presupuesto pero está por debajo de la tolerancia, aparece un mensaje de aviso, pero se puede continuar. Si la transacción sobrepasa el presupuesto y la tolerancia, no se puede continuar.
- Los siguientes pasos son necesarios para implementar la comprobación de compromiso en órdenes de compra, y si se excede un presupuesto, se avisa al usuario o se impide que prosiga:
- En Definir procesos de compras (PBS), seleccione la casilla Comprobación de compromiso excesivo.
-
Si se requiere, defina las tolerancias de comprobación de sobrecompromiso. En Definir procesos de compras (PBS), defina un
porcentaje o valor que se va a utilizar en todas las órdenes de compra. Esto se puede anular con la configuración de un grupo
de operadores específico, que se mantienen en Consola de seguridad o Gestor de usuarios. Si la transacción sobrepasa el presupuesto
pero está por debajo de la tolerancia, aparece un mensaje de aviso, pero se puede continuar. Si la transacción sobrepasa el
presupuesto y la tolerancia, no se puede continuar.
Nota: No se requieren contabilizaciones de interfaz de libro mayor para realizar comprobaciones de presupuesto en Gestión de órdenes de SunSystems.