Configurar comprobación de gastos

Hay que seguir los siguientes pasos para establecer la comprobación de gastos en Finanzas de SunSystems:

1. Cree las tablas que se requieren para los libros mayores de presupuesto en Tablas de libro mayor opcionales (OLT).
2. Asigne identificadores a los libros mayores de presupuesto con Identificadores de presupuestos (BLB).
3. Seleccione la base de datos en Administración de base de datos (BUA) y seleccione Modificar en el menú Acciones para mostrar el formulario Definir base de datos.
4. En Definir base de datos, introduzca el código de libro mayor de presupuesto primario para identificar el libro mayor de presupuesto que se utiliza para registrar los valores de presupuesto.
5. En Definir libro mayor (LES), seleccione la casilla Aplicar tolerancias de presupuesto y defina el porcentaje de tolerancia de presupuesto y/o importe si desea usar esa configuración de tolerancia durante la comprobación de gastos.
6. En Definir comprobación de presupuesto (BCS) defina las normas de comprobación de presupuesto para vincular cuentas reales a cuentas de presupuesto que contengan los valores de presupuesto asignado.
7. Introduzca los valores de presupuesto con las utilidades de introducción de transacciones de libro mayor:
   1. Cambie al libro mayor de presupuesto con Cambiar presupuesto (CBG).
   2. Utilice Entrada de libro mayor (LEM), Importación de libro mayor (LIM) o Distribución de costos para contabilizar los valores de presupuesto. Normalmente, el valor de presupuesto se introduce como débito.

   Los siguientes pasos son necesarios para implementar comprobaciones de presupuesto en las facturas de compra de Gestión de órdenes de SunSystems. Esto permite introducir facturas de compra y actualizar importes de gastos de presupuesto. Se asume que el presupuesto se ha creado en Finanzas de SunSystems tal como se indica anteriormente:

8. En Definir procesos de compras (PBS), defina el campo Método de actualización de presupuesto en Orden (por ejemplo, factura total) o Línea. Si se define en orden, se introduce la factura total antes de que se procesen funciones de presupuesto; de lo contrario, se realiza la comprobación de presupuesto línea por línea.
9. En Definir procesos de compras (PBS), defina el campo Fase de gastos en Entrada de facturas, Emparejamiento de facturas o Confirmación de facturas. Esto se puede anular definiendo el indicador Fase de gastos en Tipos de compras (PTS).
10. En el formulario Definición de tipo de compra: definir valores, defina un valor que se va a utilizar en la comprobación de presupuesto utilizando el marcador Valor de presupuesto de gastos. Todos los valores de presupuesto deben mantenerse en la moneda base.

Esto permite introducir facturas de compra y actualizar importes de gastos de presupuesto. Si se excede un presupuesto, no se realiza ninguna acción. A continuación se explica cómo implementar la comprobación de gastos excesivos para facturas de compra, y si se excede un presupuesto se avisa al usuario o se impide que prosiga:

• En Definir procesos de compras (PBS), seleccione el indicador Comprobar gastos excesivos.
• Si es necesario, defina las tolerancias de comprobación de Gastos excesivos. En Definir procesos de compras (PBS), establezca un porcentaje o valor que se va a utilizar en todas las facturas de compra. Esto se puede anular con la configuración de un grupo de operadores específico, que se mantienen en Consola de seguridad o Gestor de usuarios. Si la transacción excede el presupuesto pero está por debajo de la tolerancia, aparece un mensaje de aviso, pero se puede continuar. Si se sobrepasa el presupuesto y la tolerancia, no se puede continuar.

No se requieren contabilizaciones de interfaz de libro mayor para realizar comprobaciones de presupuesto en Gestión de órdenes de SunSystems.