Suspender, cerrar y borrar cuentas
Para añadir un nivel de control a las contabilizaciones que se realizan en una cuenta, el estado de la cuenta se puede definir en Suspendido. Si se selecciona una cuenta suspendida para la entrada al libro mayor o distribución de costos o para líneas de orden o factura en Gestión de órdenes, aparece un mensaje de aviso indicando que la cuenta está suspendida. El operador puede, sin embargo, anular este mensaje de aviso y contabilizar en la cuenta.
Si se define el estado de una cuenta en Cerrado, es más serio que Suspendido porque prohíbe por completo las contabilizaciones. Si no se puede borrar una cuenta porque se han contabilizado transacciones, se debe cambiar el estado a Cerrado para impedir que se realicen más contabilizaciones.
Las cuentas suspendidas o cerradas no se pueden designar como cuentas de contabilización en procesos para los que se requiere un código de cuenta, por ejemplo Ejecutar pagos, Cálculo de amortización, Revaluación de libro mayor, etc.
Para cambiar el estado de una cuenta:
- Utilice SunSystems para acceder a Plan contable (COA).
- Introduzca o la cuenta en cuestión.
- El estado cambia de acuerdo a la selección.
- Haga clic en .
Borrar cuentas
Una cuenta de libro mayor no se puede borrar si:
- Existen transacciones financieras en el libro mayor real.
- Aparece en transacciones de Gestión de órdenes que no se han completado.
- Se han introducido transacciones de presupuesto en la cuenta.
- Existen transacciones en las tablas de archivo histórico con la cuenta.
Para poder realizar esta operación, hay que asegurarse de que el saldo de la cuenta sea cero y, a continuación, ejecutar Eliminación en libro mayor para esa cuenta.
Se pueden borrar cuentas individuales con el botón , o borrar un rango de cuentas con la opción del menú .