Ejemplo de autorización

Entrada de libro mayor/Importación de libro mayor

En este ejemplo se describe la configuración de Entrada de libro mayor/Importación de libro mayor. Los otros procesos de autorización (Pagos, Emparejados/asignaciones y Estados) se pueden configurar usando principios similares.

Las autorizaciones se pueden usar para imponer límites de autoridad financiera para Entrada de libro mayor en una empresa, como autoridad hasta 1000, y autoridad mayor que 1000. Esto se configura en un proceso de autorización en dos fases donde cada fase pertenece a un límite de autoridad. En la primera fase, un equipo de usuarios debe autorizar todos los diarios manuales de pago introducidos contra la cuenta bancaria. En la segunda fase, un equipo de usuarios diferente debe autorizar solo aquellas transacciones en la cuenta bancaria con créditos mayores de 1000. Para este ejemplo, se puede decir que el segundo equipo solo autorizará transacciones que el primer equipo ya haya visto (puede que un documento o contrato requiera más de una firma de la empresa).

En resumen:

  • En la primera fase de autorización, el primer equipo de usuarios y el primer filtro de autorización están relacionados con transacciones bancarias independientemente del importe.
  • En la segunda fase de autorización, el segundo equipo de usuarios y el segundo filtro de Autorización están relacionados con transacciones bancarias de importes de crédito mayores de 1000.
  • Aunque hay dos fases de autorización, algunas transacciones solo requerirán autorización de la primera fase. Si el importe es 1000 o menos, SunSystems contabilizará automáticamente la transacción inmediatamente después de la autorización de la primera fase y omitirá el filtro de la segunda fase de autorización.

En este ejemplo, el código de cuenta es 52100 El primer equipo de usuarios tiene el código BANK0-1000, y el segundo equipo de usuario tiene el código BANK>1000. La persona con el código de operador N1K tiene un límite de autoridad de 1000, y el operador CEO tiene autoridad para cualquier importe. CEO solo autoriza una transacción si es mayor que 1000 ya que está por encima del límite de N1K. CEO solo autorizará transacciones si N1K ya las ha enviado y marcado como autorizadas en la primera fase de autorización.

Configurar el ejemplo

Se puede configurar el ejemplo en la base de datos de demostración PK1, siguiendo los Pasos para configurar la autorización:

  1. Establezca el campo Autorización requerida en Sí en la ficha Finanzas adicionales en Definir libro mayor (LES).
  2. En Consola de seguridad o Gestor de usuarios, cree operadores N1K y CEO, seleccione para ambos la casilla de verificación Autorizador y otórgueles contraseñas de autorización.
  3. En Definir equipo de usuarios (UTS), cree el equipo BANK0-1000 con el nombre de equipo 'Autoridad bancaria límite 1000', asigne el código de operador N1K y seleccione la casilla de verificación Equipo principal. Cree el equipo BANK>1000 con el nombre de equipo 'Autoridad bancaria límite >1000', asigne el código de operador CEO y seleccione la casilla de verificación Equipo principal.
  4. En Definir códigos de rechazo de finanzas (FJC) cree el código BANK1 con la descripción Transacción no autorizada. Rechazada por equipo de usuarios 1'. Cree el código BANK2 con la descripción Transacción no autorizada. Rechazada por CEO'.
  5. En Diseñador de filtros (FLD) cree dos filtros con el tipo de filtro Consulta de autorización SAAUTH
    • Asigne al primer filtro el nombre BANK_CR con la descripción Créditos a cuenta 52100. En BANK_CR, seleccione Referencia de grupo de autorización y arrástrela al área de edición de filtro. En el cuadro de diálogo Editor de condiciones, seleccione la casilla de verificación Entrada de tiempo de ejecución y deje el resto de los campos como están. En las descripciones de elementos de datos, seleccione Código de cuenta y arrástrelo al área de edición de filtro. En el cuadro de diálogo Editor de condiciones, debajo de Igual a, introduzca 52100. Haga clic en Archivo >> Guardar. En el destino de resultados, seleccione el formulario AUTHDTL.
    • Cree el segundo filtro con el nombre BANK_CR_G1000 y la descripción 'Créditos mayores de 1000 a cuenta 52100'. Siga todos los pasos de (i) BANK_CR, hasta crear las condiciones de Referencia de grupo de autorización y Código de cuenta. Ahora seleccione Otro crédito total en los elementos de datos y arrástrelo al área de edición de filtro. En el cuadro de diálogo Editor de condiciones, seleccione el operador Mayor que e introduzca 1000. Haga clic en OK. Seleccione Archivo > Guardar. En el destino de resultados, seleccione el formulario AUTHDTL.
  6. En Definir fase de autorización (AUS), cree dos fases con números 200 y 210.
    • Asigne a la fase 200 la descripción 'Autorizar créditos de banco para libro mayor'. En Id de filtro, haga clic en el botón y seleccione el filtro BANK_CR. Para Tipo de fase, seleccione Importación/entrada de libro mayor. En Código de equipo de usuarios, seleccione BANK0-1000. En Autorizador, introduzca N1K.
    • Asigne a la fase 210 la descripción 'Autorizar créditos de banco >1000 para libro mayor'. En Id de filtro, haga clic en el botón y seleccione el filtro BANK_CR_G1000. Para Tipo de fase, seleccione Importación/entrada de libro mayor. En Código de equipo de usuario, seleccione BANK>1000. En Autorizador, introduzca CEO.
  7. En Tipos de diario (JNT) modifique el tipo de diario FGJ y marque la casilla de verificación Autorización requerida en la ficha Finanzas (adicional).

Utilizar el ejemplo de configuración para Entrada de libro mayor

  • El creador

    Para usar las autorizaciones, conéctese a SunSystems con el id. de usuario PK1 e introduzca un diario para el tipo FGJ en la cuenta 52100 con 2000 como crédito Use 999 como cuenta de contrapartida para el débito. Cuando se contabiliza el diario, no se incluye en el libro mayor, en su lugar debe introducirse un comentario de lote de autorización y pulsar OK. En el formulario Seleccionar autorizador, seleccione N1K como código de operador del autorizador. El mensaje El lote de autorización se ha creado correctamente se muestra en la barra de estado.

Nota: Cada fase de autorización sucesiva se debe autorizar por un operador diferente, que no puede ser el creador.

  • El primer equipo de usuarios

    Salga de SunSystems y conéctese como N1K. Seleccione Autorizaciones (AUT) en SunSystems. En el formulario Selección - AUTHORIZATION INTRAY, introduzca el código de equipo de usuarios BANK0-1000 y el autorizador asignado N1K. Se muestra el nuevo conjunto de autorización con estado Esperando autorización. Seleccione el conjunto y haga clic en Revisar. Seleccione Autorizar grupo seleccionado, haga clic en el nombre del programa en la lista desplegable, seleccione Autorizar grupo seleccionado y haga clic en OK. Introduzca un comentario y la contraseña de autorización para N1K.

  • El segundo equipo de usuarios

    Salga de SunSystems y conéctese como CEO. Seleccione Autorizaciones (AUT) en SunSystems. En el formulario Selección - AUTHORIZATION INTRAY, introduzca el código de equipo de usuarios BANK>1000 y el autorizador asignado CEO. Se muestra el nuevo conjunto de autorización con estado Esperando autorización. Seleccione el conjunto y haga clic en Revisar. Seleccione Autorizar grupo seleccionado, haga clic en el nombre del programa en la lista desplegable, seleccione Autorizar grupo seleccionado y haga clic en OK. En la barra de estado aparece en mensaje: Contabilizando lote.

  • De vuelta al creador

    Conéctese como PK1, el creador de la transacción. En SunSystems seleccione Bandeja de entrada de creador de autorización (AOT). En el formulario Selección - ORIGINATOR INTRAY, introduzca PK1 como el creador actual. El grupo de autorización se ha borrado pero puede verlo en Seguimiento de auditoría de autorizaciones (AAT).

    Nota: La bandeja de entrada del creador puede invocarse durante cualquiera de las fases de autorización con el fin de ver el estado.