Concepto de recurso de autorización
Finanzas de SunSystems cuenta con una utilidad de control de autorización opcional. Esta opción se asegura de que las transacciones seleccionadas se autorizan para tipos de proceso específicos. La autorización se puede solicitar, por ejemplo, para:
- Contabilizar un diario en determinadas cuentas especiales
- Generar un pago superior a un límite predefinido
- No hay que confundir Autorización de Finanzas con la utilidad Aprobaciones de Gestión de órdenes.
- La utilidad de autorización no se ha diseñado como funcionalidad de flujo de trabajo ni tampoco como seguimiento de auditoría para el rastreo de transacciones aprobadas o rechazadas.
La configuración de Autorización de Finanzas se describe en Pasos para configurar la autorización. También se proporciona un ejemplo de autorización para demostrar la configuración de autorizaciones.
La autorización se aplica a las transacciones seleccionadas en cualquiera de los siguientes procesos de Finanzas:
- Entrada/importación de libro mayor
- Emparejados/asignaciones
- Pagos.
La autorización únicamente se permite en el libro mayor A. Solo ciertas transacciones requieren autorización. Esto depende de los detalles de la transacción y del proceso. También depende de los filtros que se configuran y asignan en las fases de autorización.
Fases de autorización y equipos de usuarios
Se pueden definir distintas fases o niveles de autorización en los procesos de Finanzas identificados anteriormente, y a algunas transacciones se les puede aplicar más de un nivel de autorización. Consulte Definir fases de autorización.
A cada fase de autorización se le asigna un equipo de autorizadores válidos denominado equipo de usuarios. Un miembro del equipo de autorización puede aprobar las transacciones siempre y cuando el total esté dentro del límite de autorización. Consulte Configurar equipos de usuarios.
En la bandeja de entrada de autorización se muestran todas las autorizaciones que esperan la autorización de un autorizador particular. Cuando un miembro de un equipo de usuarios selecciona un grupo de autorizaciones de la bandeja de entrada, el grupo se "extrae" para su autorización. Esto impide que otro miembro del equipo intente autorizar el mismo grupo de transacciones a la vez.
Estado de autorización
Cada lote de transacciones que requiere autorización se coloca en un grupo de asignación y se le asigna un estado de autorización. El estado de autorización identifica el punto que ha alcanzado el lote en el proceso de autorización. Se define y mantiene automáticamente por el sistema.
Un grupo de autorización cuenta con los siguientes códigos de estado de autorización:
- En espera de autorización
- Completo
- Rechazado
En la bandeja de entrada de creador de autorización se muestran todos los grupos de autorizaciones creados por un operador concreto. De esta manera, los usuarios pueden ver el estado de las transacciones generadas que requieren autorización. Cuando un grupo de autorización se muestra como rechazado, se puede borrar, o volver a ejecutar para modificarlo en Entrada de libro mayor o someterlo a autorización. Los grupos de autorización que se han autorizado y contabilizado se muestran con el estado de Completo. Opcionalmente se pueden borrar, pero las transacciones no se borran del libro mayor, solo se eliminan los grupos de autorización de la bandeja del creador.
Grupos de autorización
Un grupo de transacciones que requiere autorización siempre se procesa como un grupo de autorización. Siempre se autoriza o rechaza como una unidad en si misma. Si una transacción del grupo no se puede autorizar, el grupo entero de autorización se rechaza. Esto hace que sea imposible que las transacciones de un grupo estén en fases distintas en el proceso de autorización.
Procesar transacciones autorizadas
Si se autoriza un grupo de transacciones en la última fase de la cadena de autorización, el estado de todas las transacciones se define en Autorización concedida. El estado del grupo de autorización se define como Completo.
El siguiente proceso que se realiza depende de la función que activó el requisito de autorización. Este es el tipo de fase definido en las fases de autorización. En general, el proceso se ha completado y las transacciones se han contabilizado o actualizado. Por ejemplo:
- Si las transacciones son para pago, cuando se hayan autorizado totalmente se completa automáticamente la ejecución de pagos.
- Si las transacciones son diarios retenidos por Entrada de libro mayor o Importación de libro mayor, cuando se han autorizado totalmente se contabilizan automáticamente (siempre y cuando cuadren).
- Si las transacciones son para autorización por un proceso de emparejamiento como asignación de cuentas, cuando se autorizan completamente el proceso de emparejamiento se produce automáticamente y la asignación de la transacción se completa.
Puede ejecutar manualmente Documentos de pago (PYD) para una ejecución de pagos que se haya autorizado y contabilizado. Los descuentos aplicados se incluyen en los documentos de pago.