Aprobar órdenes de compra y facturas
La función Aprobaciones permite al usuario o usuarios examinar la orden de compra o factura de compra y realizar su aprobación o rechazo. Por ejemplo, los usuarios pueden estar autorizados para aprobar facturas de un código de departamento o proyecto específico o de un importe concreto, como un límite máximo de 5000 GBP.
Definir procesos de compras de su sistema determina si las aprobaciones están en uso. El tipo de compra determina si las aprobaciones se van a utilizar en una orden o fase de facturación concreta. Así pues, puede que no se encuentren en uso para todas las transacciones de compras. Si se encuentran en uso, la línea de transacción no puede pasar a la fase siguiente hasta que la persona apropiada la apruebe.
En el menú de Entrada de orden de compra o Entrada de factura de compra, seleccione o . Si la aprobación es necesaria para la transacción y el usuario tiene los permisos de operador correspondientes, aparece el formulario Aprobaciones. El formulario muestra el código de operador.
Aprobar transacciones
En el menú , seleccione para aprobar la transacción. Esta acción actualiza los campos de aprobación del formulario de entrada para mostrar que la aprobación se ha completado hasta el siguiente nivel. Una vez que se aprueban todos los niveles, la transacción pasa a la siguiente fase del proceso.
No aprobar transacciones
En el menú , seleccione para invertir el proceso de aprobación. Si selecciona esta opción aparece el campo Código de causa. El usuario puede especificar la causa por la que no se ha aprobado. Por ejemplo, mercancía dañada. Los campos de Aprobación del formulario de entrada se actualizan. El proceso de aprobación debe reiniciarse después de esta acción para que la transacción pase a la siguiente fase del proceso.