Descripción del proceso de autorización
Cuando un usuario introduce o selecciona un grupo de transacciones para que se procese, es posible que algunas de estas transacciones requieran autorización. Consulte Transacciones que requieren autorización.
Estas transacciones se organizan en grupos de autorización y se marcan como transacciones en espera de autorización. El grupo de autorización pasa por cada fase del proceso de autorización correspondiente.
El autorizador
Las transacciones se envían a la primera fase de autorización requerida y se sitúan en la Bandeja de entrada de autorizaciones (AUT) del autorizador. El autorizador es capaz de revisar el grupo de transacciones en la bandeja de entrada y autorizarlas o rechazarlas. El autorizador debe introducir una contraseña válida para autorizar el grupo de transacciones. Consulte Pasos requeridos para autorizar transacciones.
Si el autorizador rechaza el grupo de transacciones, se vuelve al creador o al autorizador para realizar una fase de autorización previa. Cuando un autorizador rechaza las transacciones, se utiliza un código de rechazo para identificar la causa del rechazo.
Si el grupo de transacciones se autoriza, el grupo pasa a la siguiente fase del proceso de autorización. En ambos casos, si pasa al autorizador para el siguiente nivel de autorización necesario o si ya está totalmente autorizado, se asigna el estado Completo y se procesa.
El procesamiento depende de la función que activó el requisito de autorización. Por ejemplo, si las transacciones eran diarios retenidos en Entrada de libro mayor o Importación de libro mayor, cuando se han autorizado totalmente se contabilizan automáticamente (siempre y cuando cuadren).
El autorizador es un miembro del equipo de usuarios asignado para la fase de autorización. Las transacciones que requieren autorización se colocan en las bandejas de entrada de autorización de todos los usuarios del equipo de usuarios. Esto asegura que la contabilización no se retrase si hay una persona ausente.
El creador
El usuario que ha generado las transacciones en espera de autorización se denomina originador de grupo de autorización.
Bandeja de entrada del creador autorizador (AOT) lista todas las autorizaciones creadas por un operador concreto. De esta manera los usuarios pueden ver el estado de las transacciones generadas que requieren autorización. Cuando un grupo de autorizaciones se rechaza, se debe borrar antes de que pueda modificarse en funciones como entrada de libro mayor. Las que transacciones se han autorizado y contabilizado ya no aparecen.
Consulte Concepto de recurso de autorización para obtener más información.