Concepto de pagos planificados
La función Pagos planificados permite que las líneas de transacción se dividan automáticamente de acuerdo a unos porcentajes e información de fechas planificadas que se configuran en Definir pagos planificados (SCH).
Los pagos planificados pueden dividir las transacciones en tipos de cuentas de deudor, acreedor y tercero. Las líneas de transacción relevantes se dividen durante Entrada de libro mayor (LEN) e Importación de libro mayor (LIM).
Con pagos planificados es posible automatizar la tarea de dividir las recaudaciones deudoras y los pagos acreedores en fases, lo cual es particularmente útil en países donde es corriente pagar facturas en plazos. Por ejemplo, puede que se requiera que un acreedor pague una factura en doce plazos mensuales. Solo debe introducir la factura como una transacción en Entrada de libro mayor, y después, según la planificación configurada, el sistema divide la factura automáticamente en doce líneas de transacción. Es posible comprobar la división de la transacción antes de contabilizar el diario.
Una división se divide en porcentajes, la suma de los cuales siempre debe totalizar el valor más aproximado a 100, y después se configura la opción para determinar si el importe restante previsto del redondeo se añade en el primer o último plazo. En el ejemplo anterior, cada plazo tendría un porcentaje de 8.333.
La combinación de porcentajes y fechas previstas en el registro Planificación de pagos determina cómo se va a dividir la línea de transacción del acreedor o deudor, especialmente el número de líneas (plazos) que se van a generar, sus fechas previstas y el importe de cada plazo.
Puede optar por sobrescribir las líneas de transacción originales o preservarlas (creando las líneas de la división por separado). Si sobrescribe la línea original, ésta se reemplaza con el primer plazo de la división. Sin embargo, si opta por preservarla, se crea una línea de reversión. En este caso, tanto la línea original como la invertida aparecen marcadas con el marcador de asignación de corrección, y todas las líneas de la división se crean por separado. Todas las líneas del diario se vuelven a numerar para que los números de las líneas de cada referencia se mantengan de forma consecutiva. La opción para preservar o sobrescribir las líneas de transacción original debe estar configurada para todo el libro mayor. Se utiliza la opción Preservar valores de línea original en la ficha Normas de transacción de Definir libro mayor (LES).
Tras haber creado un registro de pagos planificados debe adjuntarlo a un registro de grupo de términos de pago que a su vez debe estar adjunto a un registro de cliente o proveedor.
Activar una división de pagos planificados
La división solo se activa en Entrada de libro mayor (LEN) o Importación de libro mayor (LIM) bajo ciertas circunstancias:
- El tipo de diario utilizado debe ser uno que permita los pagos planificados. Esto se configura con la opción Permitir pagos planificados en Tipos de diario (JNT).
- La cuenta debe ser de tipo deudor, acreedor o cuenta de tercero.
- El registro de cliente o proveedor debe tener un código de términos de pago adjunto que tenga adjunto a su vez el código de planificación de pago.
En Entrada de libro mayor, cuando se completa la línea de diario de una cuenta cliente o proveedor, siempre y cuando se den las condiciones descritas anteriormente, las líneas de plazos se generan en el formulario Entrada de libro mayor.
La numeración de líneas de diario se trata de forma similar a los impuestos generados automáticamente. Por ejemplo, si la transacción original tiene un número de línea de diario 1.0, las líneas divididas se numeran 1.1, 1.2, 1.3, etc. Si se preserva la transacción original (configurando la opción Preservar valor de línea original en Definir libro mayor), entonces la línea de diario 1.0 se preserva, se crea una reversión en 1.1 y las líneas de plazos de la división empiezan en 1.2. Si, por otra parte, la transacción original se sobrescribe, el número de línea 1.0 deja de existir y la numeración de la línea de plazos empieza en 1.1.
¿Qué información se incluye en las líneas divididas?
La siguiente información se incluye en las líneas divididas, de acuerdo a la combinación de la transacción origen y las opciones configuradas en Definir pagos planificados (SCH):
- Los datos de las líneas de diario como la referencia de transacción, período, fecha, cuenta, descripción y códigos de análisis se copian de la línea original a las líneas divididas.
- Los ajustes de redondeo se aplican en la primera o última línea, según la opción .
- Con la opción , puede incluir todos los impuestos en el primer plazo y después aplicar la división al importe deudor/acreedor restante, puesto que así lo exige la ley en algunos países para esta transacción . Como alternativa, puede dividir el impuesto de forma equitativa entre todas las líneas de la división o bien añadirlo a la última línea.
Interactuar pagos planificados con otros procesos
Pagos planificados funciona junto con otras opciones automáticas durante la entrada de libro mayor e importar al libro mayor del siguiente modo:
- La división de pagos planificados se realiza después de calcular el impuesto automático y las retenciones (solo relevantes en Entrada de libro mayor). De tal forma que no se incluye ningún impuesto en la línea acreedor o deudor antes de que se divida la transacción.
- La división de los pagos planificados se llevan a cabo antes del cálculo de los términos de pago estándar, para que las fechas de documentos, las fechas de descuentos y las fechas de intereses se puedan calcular en cada línea de plazos generada en la división.
Si una transacción está sujeta a una división a través de pagos planificados, solo se divide una vez aunque dos o más procesos afecten a la misma transacción, como retener el diario y contabilizarlo en el libro mayor real. La división solo se genera en la entrada de libro mayor si la transacción todavía no se dividido.
Ejemplo:
Se pueden generar las siguientes entradas en una transacción de libro mayor para registrar una factura de venta:
Débito: deudor 117,5
Crédito: ventas 100
Crédito: Impuesto 17,5
(generado mediante impuesto automático)
Al aplicar los pagos planificados, se determina el número de divisiones necesarias, los porcentajes de esas divisiones y las fechas previstas para asignar dichas líneas de transacción de división.
En este ejemplo asumimos que una división de 4 equivale a importes de un 25%, con las opciones por defecto de (configurada en Último plazo) y Uso de Impuesto (Aplicar a todo para dividir de forma proporcional). También se asumen 2 posiciones decimales para la moneda.
Los importes deudores de división se calculan del siguiente modo:
Plazo para Fecha prevista 1: 29,38
Plazo para Fecha prevista 2: 29,38
Plazo para Fecha prevista 3: 29,38
Plazo para Fecha prevista 4: 29,36
(ajuste de redondeo en el valor final)
En esta altura del proceso se han generado líneas de libro mayor adicionales, pero no se han contabilizado. Antes de la contabilización, los términos de pago se aplican a cada línea de la división para generar fechas adicionales como fechas de documento, fechas de descuento y fechas en las que inician los intereses, las cuales se rigen por la fecha prevista que se ha generado en cada línea.