Configurar perfiles de conciliación

Definir perfil de conciliación (RCP) se utiliza para identificar un requisito de conciliación en Gestión de conciliación (RCM). Por ejemplo, si desea utilizar Gestión de conciliación para conciliar estados bancarios y emparejar recibos de deudor con facturas, debe definir perfiles de conciliación separados para cada uno.

Un perfil de conciliación determina los criterios de selección de transacciones y de emparejamiento del proceso de conciliación.

Nota: Una vez que se ha definido un perfil de conciliación, se deben definir las cuentas de conciliación del perfil. Para hacer esto, haga clic en Cuentas y aparecerá el formulario Cuentas de conciliación.

Definir perfiles de conciliación contiene los campos siguientes:

  • Información de encabezado
  • General
  • Selección
  • Emparejar
  • Anulación de análisis de cuenta de origen
  • Anulación de análisis de cuenta PyG
  1. Introduzca esta información para el encabezado:
    Código de perfil
    El código que identifica un perfil de conciliación.
    Estado
    El estado se asigna al registro de datos estáticos.
  2. Introduzca esta información para sección general:
    Descripción
    Nombre completo o descripción del elemento de datos o registro. Se utiliza para identificarlos en informes y consultas.
    Generar diferencia
    Determina si las ganancias de cambio o las diferencias de pérdidas se calculan y contabilizan en cuentas de pérdidas y ganancias de cambio. Las cuentas de pérdidas o ganancias de cambio se identifican en los datos de Cuenta de conciliación. Consulte Contabilizar diferencias de cambio realizadas y no realizadas.
    Nota: Las ganancias o pérdidas conciliadas por tercer importe se calculan en términos de importe base únicamente y se ignoran las diferencias en las monedas de Importe de transacción.
    Indicador de asignación
    El indicador de asignación para asignar las transacciones conciliadas. Se puede asignar uno de los siguientes marcadores de asignación a las transacciones conciliadas: Asignado, Corrección, Retenido, Forzado, Conciliado, No asignado o cualquier marcador numérico del 0 al 9.

    Por ejemplo, si el perfil empareja transacciones de pago con facturas en una cuenta de deudor, se asigna el marcador Asignado. Si en cambio, el perfil empareja transacciones de cuenta bancaria a datos de estado bancario, se asigna el marcador Conciliado.

    Las transacciones marcadas como Asignado, Conciliado o Corrección deben cuadrar antes de contabilizarse.
    Nota: Los marcadores Asignado y Corrección solo se asignan cuando se concilian transacciones en la misma cuenta con signos opuestos.
    Tipo de diario
    El tipo de diario que se va a asignar a las transacciones de diario generadas cuando se concilian manualmente las transacciones mediante el perfil de conciliación. Los tipos de diario se definen en Tipo de diario (JNT).
    Emparejar si mismo signo
    Esto determina cómo se utiliza el signo de las transacciones para determinar si éstas van a conciliarse o no.

    Defina esta opción en Sí para emparejar transacciones con el mismo signo. Si, por ejemplo, se utiliza el perfil de conciliación para emparejar transacciones de cuenta bancaria con transacciones de estados bancarios, se utiliza la coincidencia de signo para emparejar cada contabilización de cuenta bancaria con las partidas correspondientes de estados bancarios.

    Nota: Se da por hecho que el signo de las transacciones de estados bancario se invirtió cuando las transacciones se cargaron en SunSystems.

    Defina esta opción en No para emparejar transacciones con signos opuestos. Por ejemplo, para emparejar pagos y transacciones de factura en una cuenta de deudor o acreedor.

    Alternativamente, defina esta opción en No aplicable si el signo del importe de transacción es irrelevante en el proceso de emparejamiento. Por ejemplo, si el importe de transacción no es uno de los criterios de selección.

    Nota:  También se puede utilizar para determinar el signo de cualquier transacción generada con Gestión de conciliación. Consulte Generar transacciones en Gestión de conciliación.
    Porcentaje emparejado
    La tolerancia de porcentaje permitida en los valores de transacción al emparejar. Las transacciones se emparejan si la diferencia en los importes de transacción está dentro del porcentaje. Si se ha introducido un porcentaje, debe seleccionarse un campo de importe como un criterio de emparejamiento.
    Nota: Si se introduce tanto un porcentaje de emparejado como un importe de emparejado, se compara la diferencia de los dos valores de transacción con los valores más bajos del porcentaje de emparejado o del importe de emparejado.
    Importe emparejado
    El importe de tolerancia permitido en los valores de transacción al emparejar. Las transacciones se emparejan si la diferencia en los importes de transacción es igual o menor que este importe. Si se ha introducido un importe, debe seleccionarse un campo de importe como un criterio de emparejamiento.
    Nota: Los porcentajes de emparejado y el importe de emparejado se ignoran si se selecciona la opción Consolidar importes.
    Código de grupo de acceso de datos
    Importe para utilizar
    Determina la moneda en la que aparecen los totales de conciliación en la parte superior del formulario de Gestión de conciliación. Es también la moneda en la que deben cuadrar los valores conciliados antes de que se contabilicen. Las entradas de este campo actualizan los criterios de emparejado tal como se explica en la sección Emparejado que aparece a continuación.

    Gestión de conciliación puede utilizar cualquiera de los valores 1, 2, 3 o 4 como base de emparejado. El valor de moneda que se utilice para determinar el emparejado, los importes de Valor 1 siempre se cuadran. Los importes de Valor 3 y Valor 4 se redondean de acuerdo con la configuración establecida en Cuadre de importe de moneda en las fichas Valor 3 y Valor 4 en Definir base de datos. Las diferencias de moneda resultantes se generan según las definiciones de los registros de Cuentas de conciliación. Las diferencias de moneda nunca se generan en Valor 2, puesto que se trata de la moneda de transacción, y las transacciones pueden registrar monedas distintas en Valor 2.

    Nota: La generación de entradas de cuadre solo es aplicable a Asignaciones (transacciones marcadas como Asignado o Corrección), pero no a Conciliaciones (marcadas como Conciliado).
    Consolidar importes
    Determina si la característica Conciliación automática consolida los valores de las transacciones emparejadas, por ejemplo, para emparejar varias transacciones con un valor bajo contra una sola transacción con un valor alto. El campo importe se selecciona automáticamente como un criterio de emparejamiento. Consulte Funcionamiento de la conciliación automática.
    Nota: Si se introduce un porcentaje de emparejado o un importe de emparejado, o bien se selecciona la opción Consolidar importes, el proceso de conciliación automática divide las transacciones para que cuadren con los valores de la transacción emparejada. El proceso de división se realiza independientemente del indicador Permitir división en las cuentas de conciliación.
    Diferencias de cambio por emparejado
    Determina si Gestión de conciliación debe calcular diferencias de cambio para cada emparejado que satisface los criterios de emparejado. Si se selecciona esta opción, el sistema calcula las diferencias de cambio para cada grupo de transacciones emparejadas y copia el análisis de la transacción con el valor base más bajo del par de transacciones emparejadas. Si se encuentran transacciones duplicadas, se omiten del proceso del emparejado.

    Si esta opción no se selecciona, el sistema consolida las pérdidas y ganancias y contabiliza el saldo en las cuentas de origen de pérdidas y ganancias.

    Solo es posible utilizar esta opción si Generar diferencia está también seleccionado, y solo se puede usar al emparejar transacciones de crédito y débito (o viceversa) que se encuentren en la misma cuenta de la base de datos. Por lo tanto, para utilizar Diferencias de cambio por emparejado, la opción Emparejar si mismo signo debe estar seleccionada, y las dos cuentas de conciliación deben estar configuradas con el mismo código de cuenta, uno para crédito y otro para débito. Además, cuando se selecciona esta opción, las diferencias de cambio solo se generan cuando la opción Conciliación automática está seleccionada en Gestión de conciliación.
    Dejar formulario abierto
    Seleccione esta opción para dejar el formulario Gestión de conciliación abierto cuando el proceso de conciliación haya finalizado para este perfil.
    Opciones de informe
    La opción de informe permite seleccionar si se generará un informe y, en caso afirmativo, qué datos de transacciones se incluirán en él.
    • Sin informe: seleccione esta opción si no se generará ningún informe.
    • Incluir solo transacciones cambiadas: seleccione esta opción si solo quiere incluir los datos de transacciones que hayan cambiado.
    • Incluir todas las transacciones: seleccione esta opción para incluir todas las transacciones.
  3. Introduzca esta información para la sección de selección:
    Criterios de selección 1-10
    Es posible seleccionar hasta diez criterios de selección a los cuales se tienen que ajustar las transacciones para la conciliación.

    Se selecciona un elemento de datos para utilizar como parte de los criterios de selección del cuadro de diálogo Búsqueda en diccionario de datos. En este cuadro de dialogo aparece una lista de los elementos de datos disponibles y permite seleccionar los que se requieren.

  4. La ficha Emparejado se utiliza para identificar los elementos de datos que deben emparejarse en las transacciones seleccionadas para que éstas se concilien en el proceso de conciliación automática. Por ejemplo, se pueden emparejar transacciones por referencia de transacción, importe y código de análisis 1 de transacción de libro mayor. Cuando se opta por conciliar las transacciones automáticamente, el sistema busca en las transacciones extraídas de cada cuenta de conciliación e identifica aquellas transacciones que contienen los mismos datos en los campos de criterios de emparejamiento. Estas transacciones se emparejan y después se concilian.

    Para obtener más información sobre las opciones de conciliación automática consulte Funcionamiento de la conciliación automática.

    Nota: Si empareja por moneda, el código de moneda ya se debe haber creado en la base de datos en la que se ejecuta Gestión de conciliación (RCM). Puede ser una base de datos diferente a las identificadas en las cuentas de conciliación para las que se ejecuta la conciliación.
  5. La opción de emparejar perfil de conciliación compara el contenido de los mismos campos en cada grupo de transacciones. Si hay que emparejar en campos distintos, o aplicar condiciones o emparejamientos más complejos, se deben dejar los criterios de emparejamiento en Definir perfiles de conciliación en blanco, y definir las normas de emparejamiento en Normas.

    Por ejemplo, es posible que se desee comparar los valores del campo de referencia de transacción en un grupo de transacciones con la descripción de transacción en otro grupo de transacciones.

    Para definir una norma de emparejamiento se debe:

    • Configurar un perfil de evento que inicie la norma si se está utilizando Gestión de conciliación con el perfil de conciliación apropiado. Por ejemplo, el perfil de evento puede contener las siguientes condiciones cuando BankUSD es el perfil de conciliación:

      Si Código de función = Gestor de conciliación

      Si Perfil de conciliación = BankUSD

    • Definir una norma que contiene las condiciones de emparejamiento y utiliza el comando especial de Emparejar para emparejar transacciones que se ajustan a las condiciones.

    Si los criterios de emparejado de un grupo de normas se tienen que aplicar a varios perfiles de conciliación, puede hacer referencia a cada uno de estos últimos en el mismo perfil de conciliación. Por ejemplo, el perfil de evento puede contener las siguientes condiciones cuando Bank y BankUSD son los perfiles de conciliación requeridos:

    Si Código de función = Gestor de conciliación

    SI Perfil de conciliación = Bank

    O Perfil de conciliación = BankUSD

    Nota: Si el criterio de emparejamiento se define con normas, no se pueden identificar los elementos de datos en la ficha Emparejado.
  6. La anulación de análisis de cuenta de origen solo se aplica cuando se selecciona la opción Diferencias de cambio por emparejado para procesamientos de conciliación automática.

    Esta ficha se utiliza para anular los códigos de análisis de transacción por defecto aplicables si las transacciones de diferencias de cambio se generan para el perfil de conciliación. Las anulaciones de código de análisis definidas aquí se aplican a las transacciones de diferencias de cambio que se contabilizan en la cuenta de origen.

    Los códigos de análisis por defecto para la transacción de origen de diferencias de cambio se toman de la transacción con el valor de moneda base más bajo del grupo emparejado.

    Nota: Los códigos de análisis aplicables a la transacción de diferencias de cambio contabilizada en la cuenta de pérdidas y ganancias se definen en la ficha Anulación de análisis de cuenta de pérdidas y ganancias.
    Análisis del libro mayor 1-10
    Seleccione un código de análisis, para una dimensión de análisis, que se utilizará si el código de análisis por defecto no se ha proporcionado en la transacción de origen.

    De forma alternativa, deje el código de análisis en blanco para utilizar el código por defecto. El código por defecto se toma de la transacción del grupo emparejado que contiene el valor de moneda más bajo.

    Introduzca un guion (-) para eliminar cualquier código por defecto y deje el código de análisis en blanco en las transacciones de diferencias de cambio.

    Usar si análisis en blanco
    Compruebe esta opción si el código de análisis solo se va a utilizar cuando la dimensión de análisis está en blanco en la transacción de origen.
  7. Estas anulaciones de código de análisis de cuenta de pérdidas y ganancias solo se aplican cuando se selecciona la opción Diferencias de cambio por emparejado, y solo afectan a procesos de conciliación automática.

    Esta ficha se utiliza para anular los códigos de análisis de transacción por defecto aplicables si las transacciones de diferencias de cambio se generan para el perfil de conciliación. Las anulaciones de código de análisis definidas aquí se aplican a las transacciones de diferencias de cambio que se contabilizan en la cuenta de pérdidas y ganancias.

    Los códigos de análisis por defecto para la transacción de pérdidas y ganancias de diferencias de cambio se toman de la transacción con el valor de moneda base más bajo del grupo emparejado.

    Análisis del libro mayor 1-10
    Seleccione un código de análisis, para una dimensión de análisis, que se utilizará si el código de análisis por defecto no se ha proporcionado en la transacción de origen.

    De forma alternativa, deje el código de análisis en blanco para utilizar el código por defecto. El código por defecto se toma de la transacción del grupo emparejado que contiene el valor de moneda más bajo.

    Introduzca un guion (-) para eliminar cualquier código por defecto y deje el código de análisis en blanco en las transacciones de diferencias de cambio.
    Usar si análisis en blanco
    Compruebe esta opción si el código de análisis solo se va a utilizar cuando la dimensión de análisis está en blanco en la transacción de origen.
  8. Guarde los cambios.