Informationen zur Hauptbuchschnittstelle

Über Hauptbuchschnittstellen können Sie Verbindungen zwischen den Warenwirtschafts- und Financials-Modulen von SunSystems einrichten und verwalten. Eine Hauptbuchschnittstelle identifiziert Werte und andere Informationen aus Warenwirtschaftsvorgängen, die in Journalen an Konten im Financials-Modul gebucht werden.

Zwei Arten von finanziellen Informationen können aus dem Warenwirtschaftsmodul ins Financials-Modul übernommen werden:

• Vorgangswerte
• Bestände.

Über eine Hauptbuchschnittstelle können Sie:

• Die Journaleinträge identifizieren, die zur Erfassung eines Warenwirtschaftsvorgangs im Financials-Modul erforderlich sind.
• Das Ziel dieser Journaleinträge ermitteln, z. B. das Hauptbuch und Konten des Financials-Moduls.
• Die Konsolidierung, Zusammenfassung oder Unterdrückung von Journalvorgängen steuern.

Sie können eine beliebige Anzahl von Hauptbuchschnittstellen einrichten, um die verschiedenen Arten von Warenwirtschaftsvorgängen abzudecken, die im Hauptbuch widergespiegelt werden müssen. Sie weisen eine Hauptbuchschnittstelle einem AU/BS/BW-Typ für eine bestimmte Bearbeitungsstufe zu. Wenn ein Warenwirtschaftsvorgang des passenden Typs diese Stufe erreicht, wird die Hauptbuchschnittstelle verwendet, um die Journalvorgänge zu generieren, die dann an das Financials-Modul gebucht werden.

Den verschiedenen Bearbeitungsstufen eines Vorgangs, z. B. Auftragsbestätigung, WES-Erfassung oder Rechnungsabgleichung, können unterschiedliche HB-Schnittstellenregeln zugeordnet werden. Sie können ebenfalls eine HS-Umkehr anfordern, z. B. um eine Budgetverpflichtung nach Erhalt und Abgleichung einer Rechnung umzukehren.

Der Einsatz von Hauptbuchschnittstellen kann am besten anhand eines Beispiels erklärt werden:

Ein Bestellvorgang durchläuft normalerweise eine Reihe verschiedener Bearbeitungsstufen, wie z. B. Bestellungserfassung, Auftragsbestätigung, Wareneingangserfassung, Rechnungserfassung und Rechnungsabgleichung. Dieser Vorgang muss dabei in verschiedenen Stufen im Financials-Modul widergespiegelt werden.

Wenn Sie Verpflichtungskontrolle verwenden, um Verpflichtungen und Ist-Aufwendungen gegen ein Budget zu prüfen, sollte der Wert einer Bestellung in der Bestellungserfassung oder der Bestellungsbestätigung dazu verwendet werden, die Verpflichtung im entsprechenden Budgetkonto des Financials-Moduls zu erhöhen. Sie würden in diesem Fall eine Bestellungsverpflichtungs-Schnittstelle definieren, um die Journaleinträge für das Verpflichtungsbudget zu generieren und buchen, und diese Schnittstelle der Auftragsbestätigungsstufe des Vorgangstyps zuweisen.

Wenn später eine Rechnung eingeht und mit der Bestellung abgeglichen wird, sind zwei weitere Journale erforderlich.

1. Die Verpflichtungssumme im Budgetkonto muss um den Wert der eingegangenen Rechnung reduziert werden.
2. Der Rechnungsbetrag muss dann als Ist-Aufwendung an die Kreditoren/Verbindlichkeits- und Aufwandskonten gebucht werden.

Der Rechnungsabgleichungsstufe werden daher zwei Hauptbuchschnittstellen zugeordnet. Sie könnten die oben beschriebene Bestellungsverpflichtungs-Schnittstelle als Umkehrung zuweisen oder eine neue Schnittstelle zum Reduzieren der Verpflichtung definieren und diese der Bearbeitungsstufe zuweisen. Darüber hinaus müssen Sie eine Einkaufsrechnungs-Schnittstelle definieren und zuweisen.