Hauptbuchumrechnung vorbereiten

Die Funktion Hauptbuchumrechnung ist eine leistungsstarke und flexible Umrechnungsfunktionalität, die die Verarbeitung und Umrechnung aller Vorgänge in einem Quellenmandanten zur Erstellung neuer Vorgänge in einem Zielmandanten ausführt.

Sie müssen sich vor Anwendung der Funktion Hauptbuchumrechnung genauestens mit den Umrechnungsanforderungen Ihrer Organisation vertraut machen und die Definition der korrekten Umrechnungsregeln sicherstellen.

Hinweis:  Die Funktion Hauptbuchumrechnung stellt hohe Anforderungen an den Speicherplatz. Stellen Sie bitte sicher, dass ein Speicherplatz von mindestens vier Mal der Größe der Quellenmandanten-Datenbank zur Verfügung steht.

Zusätzlich müssen Sie vor Ausführung der Funktion Hauptbuchumrechnung mehrere Schritte im Basis- sowie im Zielmandanten ausführen.

Den Quellenmandanten vorbereiten

  1. Stellen Sie sicher, dass alle zur Buchung anstehenden Journale gebucht sind, z. B. Importdateien und ungebuchte Journale.
  2. Geben Sie einen Journaltyp für die Ausgleichsbuchungen vor.
  3. Fertigen Sie eine Sicherheitskopie für den Mandanten an.

Den Zielmandanten vorbereiten

  1. Erstellen Sie in der Funktion 'Mandantenverwaltung (BUA)' einen neuen Mandanten und richten ihn ein.
  2. Definieren Sie alle statischen Daten für den Mandanten. Insbesondere sollten Sie Folgendes angeben:
    • Kontenplancodes
    • Analysekategorien und Analysecodes, falls erforderlich
    • Währungscodes und -kurse.
    Hinweis: Möglicherweise können Sie die statischen Daten für den neuen Mandanten einrichten, indem Sie sie in 'Mandantenverwaltung (BUA)' aus einem vorhandenen Mandanten kopieren. Hierbei sollten Sie jedoch mit äußerster Sorgfalt vorgehen, besonders in einer Mehrwährungsumgebung, wenn für den neuen Mandanten eine andere Bezugswährung erforderlich ist, da die Währungskurse stets 'aus' der Bezugswährung definiert werden. Wenn Sie einen Mandanten kopieren, müssen Sie das Kontrollkästchen Vorgänge unterdrücken aktivieren, da die Vorgänge durch die Umrechnung bearbeitet werden.
  3. Geben Sie einen Journaltyp für die Ausgleichsbuchungen vor.
Hinweis: Richten Sie unter Umständen einen Journalstandard ein, um den neuen Vorgängen Analysecodes zuzuweisen.

Weitere Informationen über die Einrichtung von Mandanten finden Sie unter 'Die Schritte zum Einrichten eines Mandanten' in den Administratorhinweisen/Hilfedateien zu Mandanten.

Konto- und Anlagenumrechnungsprüfungen kontrollieren

Buchungsregeln für die Kontowährung

Die Währungsbuchungsregeln werden zur Bestimmung der Wertverwendung für jeden Währungswert in einem Mandanten vorgegeben. Siehe 'Währungsbuchungsregeln einrichten' in den Administratorhinweisen/Hilfedateien zu Mandanten.

Diese Regeln können anhand der Optionen Umrechnungscodeprüfung und Berichtswährungsprüfung in der Funktion 'Kontenplan (COA)' für ein Konto geändert werden. Siehe 'Die Währungsregeln für ein Konto einrichten'.

Steht die Option auf Unzulässig, wird der entsprechende Wert für die Vorgänge für dieses Konto nicht generiert. Sie müssen also sicherstellen, dass die Währungsbuchungsregeln im Zielmandanten und auf den Konten vorschriftsmäßig eingerichtet wurden. Das System gibt dies in einem Fehlerbericht an.

Hinweis: Diese Einschränkung gilt nur für die von der Funktion Hauptbuchumrechnung generierten Vorgänge; ausgetauschte Vorgänge sind ausgenommen. Die Umrechnung anderer Vorgangswerte wird nicht verhindert.

Buchungsregeln für die Anlagenwährung

Sollen Wert 3-Werte für Anlagen für den neuen Mandanten aufgenommen werden, müssen Sie sicherstellen, dass die folgenden Optionen vorschriftsmäßig angegeben werden, damit die Anwendung von Wert 3 für den neuen Mandanten stattfinden kann:

  • Die Option 'Anlagen in 2. Basis-/Berichtswährung' muss in der Funktion Hauptbuch einrichten aktiviert sein.
  • Die Option 'Berichtswährungsprüfung' in Anlagen und Anlagenbudgets muss auf 'Hauptbuchstandard' oder 'Obligatorisch' stehen, nicht auf 'Unzulässig'. Siehe 'Anlagen einrichten' und 'Anlagenbudgets einrichten'.

Wenn die Option für eine Anlage auf Unzulässig steht und die Funktion Hauptbuchumrechnung den Wert nicht austauschen bzw. generieren kann, wird dies im Hauptbuchumrechnungs-Fehlerbericht angeführt.

Hinweis: Die Umrechnung anderer Vorgangswerte wird hierdurch nicht verhindert.