Hauptbuchsalden aktualisieren

Die Saldendatei enthält Zusammenfassungen der Vorgänge aus der Hauptbuchdatei. Sie dient zur schnelleren Erstellung von Finanzberichten und Summen- und Saldenlisten.

Hinweis:  Die Saldendatei wird in der Funktion 'Wahlfreie Hauptbuchtabellen (OLT)' erstellt.

Mit der Funktion 'HB-Salden aktualisieren (LBU)' werden die Hauptbuchsalden mit den neuesten Vorgängen aus dem Ist- bzw. Budgetbuch aktualisiert, damit Berichte, die anhand dieser Saldendaten erstellt werden, die neuesten Informationen enthalten.

Die Salden enthalten Daten, die aus folgenden Vorgangsdetails zusammengefasst wurden:

  • Kontonummer
  • Periode
  • Währungscode
  • Prima-Nota-Buchungsmarke
  • Korrekturmarke
  • Analysecodes

Sie enthalten keine sonstigen Informationen wie Anlagencode oder Journaltyp. Die Saldendatei wird nicht für Berichte verwendet, die sich auf diese Codes stützen.

Zur weiteren Konsolidierung der Hauptbuchdaten können Sie außerdem die einzelnen Vorgangsanalysecodes konsolidieren. Die Saldendatei wird nur für einen Finanzbericht verwendet, wenn es für den Bericht angebracht ist. Für Finanzberichte, die z. B. Vorgangsnummer, Buchungstext und Journalnummer enthalten, werden die Salden nicht verwendet.

Hinweis: Wenn Sie den Inhalt der Hauptbuchsaldendatei vollständig löschen möchten, können Sie dies durch Neuerstellung in der Funktion 'Wahlfreie Hauptbuchtabellen (OLT)' erreichen.

Hauptbuchsalden aktualisieren

  1. Wählen Sie in SunSystems die Funktion 'HB-Salden aktualisieren (LBU)'.
  2. Wählen Sie im Menü Aktionen Ausführen bzw. klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen.

Wenn Sie Ausführen auswählen, werden alle seit der letzten Aktualisierung gebuchten Vorgänge konsolidiert und in die Saldendatei aufgenommen.

Die Dauer der Berichtssaldenaktualisierung hängt von der Anzahl der Vorgänge ab, die seit der letzten Aktualisierung erfasst wurden. Sie sollten die Salden vor Ausführung der wöchentlichen oder monatlichen Finanzberichte aktualisieren.

Saldendatei beim Erstellen von Berichten aktualisieren

Wenn Sie einen Bericht anfordern, der die Saldendatei verwendet, werden Sie gefragt, ob Sie zuerst die Berichtssalden aktualisieren möchten. Dies gleicht einer Ausführung der Funktion 'Berichtssalden aktualisieren (LBU)' und ist nützlich, wenn Sie nur einen einzelnen Bericht erstellen.

Hinweis:  Die Summen- und Saldenliste ist nicht mit diesem Merkmal ausgestattet.

Wenn Sie jedoch mehrere Berichte für einen bestimmten Zeitraum drucken, ist folgende Vorgehensweise effizienter: Aktualisieren Sie die Salden einmal mit der Funktion 'Berichtssalden aktualisieren (LBU)'. Erstellen Sie anschließend alle gewünschten Berichte, ohne die Option zum Aktualisieren der Salden zu wählen.

Hinweis:  Sie können das Hauptbuch so einrichten, dass Berichte, die die Saldendatei verwenden, diese unabhängig davon verwenden, ob sie auf dem neuesten Stand ist. Dazu markieren Sie das Feld Bericht aus Saldendatei in der Funktion 'Hauptbuch einrichten (LES)'.