Vorgänge entfernen oder archivieren

Die Dauer, für die Vorgänge in einem Hauptbuch gepflegt werden, hängt lediglich von Ihren Anforderungen ab. Unter Umständen bleiben Vorgänge für unbegrenzte Zeit im Hauptbuch. Der Nachteil beim Aufbewahren der Vorgänge ist jedoch ein umfangreiches und oft schwerfälliges Hauptbuch.

Beim Archivieren werden aus dem Hauptbuch saldierte Daten gespeichert. Die ursprünglichen mit der Funktion 'Hauptbuch saldieren (LCL)' zusammengefassten Vorgangsdetails werden in eine Archivdatei kopiert.

Möglicherweise möchten Sie die Vorgänge auf bestimmten Konten länger im System belassen, als die auf anderen Konten. Vorgänge auf Gewinn- und Verlust- oder Bilanzkonten können z. B. für ein Jahr im System verbleiben; Vorgänge auf Debitoren-/Forderungs- oder Kreditoren-/Verbindlichkeitskonten werden bis zum Abgleich gepflegt.

Es ist empfehlenswert, die Abstände der jeweiligen Kontengruppensaldierung zu protokollieren. Sie können die Aufzeichnungen bei jeder Löschung unterzeichnen und datieren. So stellen Sie sicher, dass alle aus dem Hauptbuch saldierten Daten ausreichend belegt sind.

Die Archivierung wird eingeschaltet, indem Sie das Feld Hauptbucharchivierung in der Funktion 'Hauptbuch einrichten (LES)' vorgeben.

Verwenden Sie dazu 'Buchungen abfragen (LAQ)' mit dem Filtertypcode 'SALQA (Hauptbuchabfrage - Archiv)'; zum Druck dient ein Bericht, der auf dem Beispielbericht FTAL1.srdl basiert.