Wann ist ein Journal ausgeglichen?

Es können lediglich ausgeglichene Journale an Financials verbucht werden.

Ein Journal ist ausgeglichen, wenn:

die Soll- und Habenwerte der Journalvorgänge in der Basiswährung ausgeglichen sind. Siehe 'Journale in der Basiswährung ausgleichen'.
die Soll- und Habenwerte der Journalvorgänge für jede Buchungsperiode ausgeglichen sind.

In einer Mehrwährungsumgebung kann außerdem erzwungen werden, dass ein Journal auch in einem oder mehreren der zusätzlichen Währungswerte, die im Mandanten verwendet werden, ausgeglichen ist. Die zusätzlichen Währungswerte sind die Vorgangswährung (Wert 2), die zweite Basis-/Berichtswährung (Wert 3) und vierte Währung (Wert 4). Dies wird durch die Ausgleichsregeln in der Funktion Mandanten einrichten bestimmt. Siehe 'Ein Mehrwährungsjournal ausgleichen'.

Wahlweise kann definiert werden, dass ein Journal auch nach einem der folgenden Elemente ausgeglichen ist, wie im Feld S/H-Ausgleich nach in der Funktion Hauptbuch einrichten (LES) oder Buchungen importieren (LIM) definiert:

Vorgangsnummer
Eine beliebige der zehn Vorgangsanalysekategorien
Vorgangsdatum (nur für Buchungsimport)

Hinweis: Eine Ausnahme zu diesen Ausgleichsregeln bilden Buchungen von Journalen an Memokonten, da diese nicht ausgeglichen sein müssen. Für Journale, die Prima-Nota-Vorgänge buchen, gelten andere Regeln.

Die in der Funktion Mandanten einrichten vorgegebenen Journalausgleichsregeln bestimmen:

ob ein automatischer Ausgleich der Währungswerte möglich ist.
die Ausgleichsberichtigungs- bzw. Interimkonten.
den höchsten zulässigen Ausgleichsbetrag.
welche der Währungswerte ausgeglichen sein müssen und wie sie ausgeglichen werden.

Diese Regeln gelten für Journale, die entweder in der Funktion Buchungen erfassen oder Buchungen importieren eingegeben wurden. Nur ein ausgeglichenes Journal kann in der Funktion Buchungen erfassen gebucht bzw. in der Funktion Buchungen importieren importiert werden.

Hinweis: Wahlweise erzwingt die Funktion Buchungen importieren einen Journalausgleich, indem sie Fehler auf Interimkonten bucht. Weitere Informationen finden Sie unter 'Fehler im Buchungsimport bearbeiten' in den Benutzerhinweisen/Fehlerdateien zu Financials.

Ausgleich ausgewählter Journalzeilen erzwingen

Sie können die Journalausgleichsregeln erweitern, indem Sie sicherstellen, dass alle auf ein angegebenes Feld verweisenden Journalzeilen ausgeglichen sind. Hierzu wählen Sie eines der nachstehenden Referenzfelder in der Option S/H-Ausgleich nach in der Funktion Hauptbuch einrichten (LES) oder Buchungen importieren (LIM):

Vorgangsnummer
Buchungsanalysekategorien 1 bis 10
Vorgangsdatum (nur für Buchungsimport)

Wenn Sie z. B. für das Feld S/H-Ausgleich nach die Option Vorgangsdatum wählen, prüft das System, ob alle Journalzeilen mit dem gleichen Vorgangsdatum ausgeglichen sind.

Wenn Sie die Option 'S/H-Ausgleich nach' aufheben nach in der Funktion Hauptbuch einrichten aktivieren, kann der Benutzer diese Prüfoption ggf. übersteuern. Beispiel: Der Benutzer soll nur darauf aufmerksam gemacht werden, dass das Journal nicht nach Vorgangsdatum ausgeglichen ist, der Journalausgleich jedoch nicht erzwungen werden.

Hinweis: Bei Wahl dieser Option wird die Buchungsimportdatei vor der Bearbeitung sortiert. Dieses wirkt sich nachteilig auf die Bearbeitungszeit eines Buchungsimports aus.

Automatisches Generieren von Ausgleichszeilen in der Buchungserfassung

Für Werte 1, 3 und 4 können systemgenerierte Ausgleichszeilen erstellt werden. Wählen Sie dazu die Option Automatisch für das Feld S/H-Prüfung in Mandanten einrichten.

Hinweis: Für Wert 2 (Vorgangswährung) können keine automatischen Ausgleichszeilen generiert werden. Sie können jedoch prüfen, ob das Journal ausgeglichen ist, indem Sie die Option S/H-Prüfung auf Manuell einrichten.

Ist die Option Ausgleich nach Vorgangsnummer bei Erfassung auf der Registerkarte Vorgangsregeln in Hauptbuch einrichten (LES) gewählt, dann wird ein Ausgleich in Buchungen erfassen (LEN) nach Vorgangsnummer für die Werte (1, 3 und 4) ausgeführt, für die in Mandanten einrichten die Option Automatisch gewählt wurde. Ausgleichszeilen werden also dann generiert, wenn das Journal nicht nach Vorgangsnummer ausgeglichen ist. Für diese Option muss keine Prozessregel erstellt werden.

Möchten Sie bei der Buchungserfassung (LEN) einen Ausgleich nach anderen verfügbaren Feldern ausführen (z. B. nach einer der Buchungsanalysekategorien), wählen Sie die gewünschte Option im Feld S/H-Ausgleich nach in Hauptbuch einrichten (LES).

Es können zwei Ebenen von Ausgleichszeilen in Buchungen erfassen (LEN) generiert werden: nach Vorgangsnummer und nach einem anderen Feld (z. B. Buchungsanalyse 7). Dazu wählen Sie bitte in Hauptbuch einrichten (LES) das gewünschte Feld in der Option S/H-Ausgleich nach, und wählen Sie die Option Ausgleich nach Vorgangsnummer bei Erfassung. Zum erfolgreichen Ausführen der beiden Ausgleichsebenen muss ebenfalls die oben erwähnte Prozessregel erstellt werden.

Beispiel:

Die folgende Tabelle enthält ein Journal mit 4 Zeilen, das in Wert 3 sowohl nach Vorgangsnummer als auch nach Buchungsanalyse 7 unausgeglichen ist. Es werden 5 automatische Ausgleichszeilen generiert, wie in der Anmerkungsspalte beschrieben:

Kontonummer	Basisbetrag	Soll/Haben	Wert 3 Betrag	Vorgangsnummer	Buchungsanalyse 7	Anmerkungen
101BOA31	200	S	100	BALTEST1	A10	1. erfasste Zeile
101BOA32	200	H	95	BALTEST1	A10	2. erfasste Zeile
101BOA31	200	S	100	BALTEST2	B12	3. erfasste Zeile
101BOA32	200	H	95	BALTEST2	B12	4. erfasste Zeile
751FX	0	H	5	BALTEST1		Zeile zum Ausgleich von Vorgangsnummer BALTEST1 wurde generiert.
751FX	0	H	5	BALTEST2		Zeile zum Ausgleich von Vorgangsnummer BALTEST2 wurde generiert.
751FX	0	H	5	Systemausgleichsvorgang	A10	Zeile zum Ausgleich nach Buchungsanalyse 7 Code A10 wurde generiert
751FX	0	H	5	Systemausgleichsvorgang	B12	Zeile zum Ausgleich nach Buchungsanalyse 7 Code B12 wurde generiert
999	0	S	10	Systemausgleichsvorgang		Zeile zum Ausgleich des Journals wurde generiert.

Hinweis: Voraussetzung für das obige Beispiel ist, dass auf der Registerkarte Wert 3 in Mandanten einrichten die S/H-Prüfungsoption Automatisch gewählt ist.

Möchten Sie die Journalsalden nach einem der verfügbaren Felder prüfen, ohne dass automatische Ausgleichszeilen generiert werden, kann dies durch Einstellen der S/H-Prüfungsoption in Mandanten einrichten für Wert 1, 2 oder 4 auf Manuell geschehen. Ein manueller Ausgleich für Währungswert 3 ist nicht möglich.

Analysecodes auf Ausgleichszeilen automatisch festlegen

Um sicherzustellen, dass die system-generierten Ausgleichszeilen alle notwendigen Analysecodes enthalten, muss eine zusätzliche Prozessregel erstellt werden, wie im folgenden Beispiel beschrieben. In diesem Beispiel wird für die Buchungsanalyse 1 der Wert 8605 auf den automatisch generierten Ausgleichszeilen vorgegeben, die sonst keinen Analysecode für Buchungsanalyse 1 beim Buchen des Journals aufweisen.

Ereignisprofile (EVP):

WENN Funktions-ID = Buchungen erfassen

WENN Aufrufpunkt = 00003 Jede gebuchte Journalzeile

Regelsätze (RST):

WENN Buchungsanalyse 1 = LEERSTELLE J

VORGEBEN Buchungsanalyse 1 8605 X

Das Wort LEERSTELLE wird unter 'Schlüsselwörter' ausgewählt, und wird zum Prüfen auf Null- oder leere Felder verwendet. In diesem Fall sucht es nach fehlenden Codes für die Buchungsanalyse 1. Weitere Informationen finden Sie im Thema 'Informationen zu Bedingungsanweisungen' in den Administratorhinweisen/Hilfedateien zu Mandanten.

Allgemeine Informationen zum Einrichten von Ereignisprofilen und Regelsätzen finden Sie unter 'Prozessregeln verwenden' in den Administratorhinweisen/Hilfedateien zu Mandanten.