ION Workflow-Integration konfigurieren

Die Integrierung von SunSystems mit ION Workflow ermöglicht die Trennung der Vorgangserfassung und -bearbeitung in SunSystems von der Aktivität der und Verantwortung für die Genehmigung der Vorgänge. Diese gibt Ihnen zusätzliche Flexibilität in der Einrichtung Ihrer Vorgangskontrollprozesse, mit einem Revisionsprotokoll, das nicht über SunSystems-Genehmigungen läuft, und mit der Möglichkeit, die Benutzung Ihrer Geschäftsprozesse mit den Berechtigungen von entsprechenden Kompetenzträgern zu verknüpfen. Ein Projektleiter benötigt z. B. keinen Zugriff auf das SunSystems-Einkaufsmodul, muss jedoch eventuell alle Einkäufe, die sich auf sein Projekt beziehen, in ION Workflow genehmigen.

Verwenden Sie Workflow-Konfiguration (WFC), um in SunSystems eine Integrations-Workflow-Definition für einen oder mehrere Geschäftsvorgänge einzurichten. Dies ist die SunSystems-Version der Workflow-Definition, die in ION Workflow eingerichtet wurde. In Financials können Sie Workflow-Definitionen für die folgenden Geschäftsvorgänge einrichten: Buchungserfassung bzw. -import, Kontozuweisung und Zahlungsgenehmigung. In der Warenwirtschaft können Sie eine Workflow-Definition für den Bestellungsgenehmigungsvorgang einrichten. Sie können Workflow-Definitionen für unterschiedliche Geschäftsvorgänge erstellen, es kann jedoch nur je eine Workflow-Definition pro Geschäftsvorgang definiert werden.

Hinweis: Berechtigungen werden für Finanzvorgänge oder -prozesse und Genehmigungen werden für Bestellvorgänge verwendet.

Die SunSystems-Version der Workflow-Definition bezieht sich auf einen bestimmten Mandanten. Wenn Sie die Funktion Mandantenverwaltung (BUA) dazu verwenden, einen neuen Mandanten auf der Basis eines Mandanten zu erstellen, der Workflow-Definitionen enthält, werden diese Workflow-Definitionen, jedoch nicht die Workflow-Vorgänge oder das Protokoll, in den neuen Mandanten kopiert.

Voraussetzungen

Bevor SunSystems mit ION Workflow arbeiten kann, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Es muss eine Integrationskonfiguration in SunSystems erstellt werden, bei der ION Workflow als integriertes System ausgewählt ist. Dies muss vor der Konfiguration von SunSystems in ION geschehen, damit die entsprechenden Datenbanktabellen (Tabellen 'Inbox' und 'Outbox') in SunSystems verfügbar sind, bevor ION Workflow eine Verbindung mit SunSystems herstellt.
  • Infor ION muss installiert sein und ausgeführt werden, und ION Workflow muss aktiviert sein. Informationen dazu finden Sie im 'ION Installation Guide' im Produktinformationsbereich von Infor Xtreme.
  • In ION Desk muss SunSystems als Anwendung definiert sein. Insbesondere gilt Folgendes in ION Desk:
    • Es muss ein Verbindungspunkt zur SunSystems-Domänendatenbank erstellt werden.
    • Ein Dokumentablauf muss definiert werden, um die Weiterleitung von ION Workflow-BODs (Business Object Documents) über ION darzustellen.
    • Das ION Workflow-Dokument muss hinzugefügt und das Verarbeitungsverb so eingerichtet werden, dass es von der Anwendung aus gesendet wird. Die logische ID, über die ION SunSystems erkennt und mit dem System kommuniziert, wird von ION automatisch generiert. Der genaue Wert für diese logische ID wird in 'Konfigurationsmanager (CGM)' konfiguriert. Wählen Sie Integration > Allgemein und geben Sie einen Wert für Logische ID an, z. B. lid://infor.sunsys6.

Ausführliche Anleitungen zur Verwendung von ION Desk finden Sie in den ION Connect-Administratoranleitungen im Dokumentationsbereich von Infor Xtreme.

Hinweis:  Bei Eingabe der logischen ID in Konfigurationsmanager (CGM) muss der eingegebene Wert genau der von ION bereitgestellten logischen ID entsprechen, wenn SunSystems als Anwendung definiert wird.
  • Die SunSystems-Workflow-Definitionen müssen genau so eingerichtet sein wie die entsprechenden ION Workflow-Definitionen. Die Sendungsparameter in SunSystems müssen den Eingabeparametern in ION Workflow genau entsprechen, und die Empfangsparameter in SunSystems müssen den Ausgabeparametern in ION Workflow genau entsprechen. Diese Parameter werden für SunSystems im Folgenden genauer beschrieben. Weitere Informationen finden Sie ebenfalls in den ION-Administratoranleitungen im Dokumentationsbereich von Infor Xtreme.
    Hinweis: Eine Workflow-Definition kann entweder vor oder nach der entsprechenden SunSystems-Version der Definition in ION Workflow erstellt werden.
  • Wenn Financials-Genehmigungen an ION Workflow delegiert werden sollen, müssen Sie diese Optionen in SunSystems einrichten:
    • In Hauptbuch einrichten > Ergänzende Anforderungen wählen Sie Ja im Feld Genehmigung benötigt.
    • Definieren Sie in Ablehnungscode (FJC) mindestens einen Ablehnungscode, der in der Workflow-Definition als Standard zu verwendet ist.
    Die Option 'Genehmigung benötigt' in den einzelnen Journaltypdefinitionen wird von ION Workflow ignoriert. Sofern der Rest der Konfiguration korrekt eingerichtet ist, werden in ION Workflow genehmigte Vorgänge unabhängig vom Journaltyp in SunSystems akzeptiert. Wird später ION Workflow für Financials-Genehmigungen nicht mehr verwendet und die Genehmigungen finden stattdessen in SunSystems statt, dann werden wieder die Einstellungen für Genehmigung benötigt in jedem Journaltyp verwendet, und zu diesem Zeitpunkt sollten Sie eventuell prüfen, ob diese Option für alle betroffenen Journaltypen noch entsprechend festgelegt ist.

    Analog brauchen Sie auch keine Benutzerteams oder Genehmigungsstufen für ION Workflow einzurichten. Wenn in SunSystems ohne ION Workflow jedoch später Genehmigungen erforderlich werden, müssen Sie diese dann einrichten.

  • Möchten Sie die Genehmigung von Bestellungen an ION Workflow delegieren, müssen die Bestellungsgenehmigungsoptionen in SunSystems auf Bestellkopfebene eingerichtet sein, da der Bestellungsgenehmigungs-Arbeitsablauf Bestellköpfe benötigt, und nicht individuelle Vorgangszeilen. Dazu wählen Sie auf der Registerkarte Bestellungsgenehmigung in der Funktion Geschäftsbereich Einkauf einrichten (PBS) die Option AU/BS/BW-Genehmigung in Gebrauch, und unter Bestelltypen (PTS) > Genehmigungsstufen einrichten muss die Vorgangsebene für die zu genehmigende Stufe auf 'Dokument' eingestellt sein.
    Hinweis: Sie können die Bestellungsgenehmigung so an ION Workflow delegieren, dass die Genehmigung entweder auf der Bestellungserfassungsstufe oder auf der Bestellungsbestätigungsstufe stattfindet. Es ist jedoch sehr zu empfehlen, die Bestellungserfassungsstufe nicht für ION Workflow-Genehmigungen zu verwenden, außer wenn der Inhalt der Bestellungen sich nur selten ändert. Der Grund dafür ist, dass SunSystems Änderungen an Bestellungen verhindert, solange eine über ION Workflow beantragte Genehmigung noch aussteht. Nachdem eine Bestellung in ION Workflow genehmigt wurde, sollten Sie den Inhalt oder die Informationen der Bestellung nicht mehr ändern. Muss eine Bestellung geändert werden, erstellen Sie eine Kopie mit Ihren Änderungen und löschen Sie danach das Original.
  • Sollen Bestellungsgenehmigungen an ION Workflow delegiert werden, darf in den Bestellungsgenehmigungen in SunSystems nur ein einzelner Genehmiger eingerichtet sein.
  • Zum Einrichten eines Ersatzgenehmigers in SunSystems wählen Sie den entsprechenden Workflow-Genehmigungsbenutzer in den Sicherheitsrichtlinien der Sicherheitskonsole oder Benutzerverwaltung.