Adjuntar un documento nuevo
- Abra un formulario al que desee adjuntar un documento o seleccione una propiedad o un registro en ese formulario a los que desee adjuntar un documento.
- Seleccione Acciones > Documentos para actual.
- En el formulario Documentos adjuntos, especifique esta información:
- Nombre de documento
- Especifique un nombre que identifique el documento en la lista de documentos.
- Secuencia de documentos
- Especifique un número de identificador para distinguir múltiples documentos (archivos) que tengan el mismo Nombre de documento. Si no hay un número especificado, este número se genera automáticamente cuando se adjunta un documento. Para documentos
existentes, no se puede cambiar este número.
Por ejemplo, suponga que tiene un único documento adjuntado a tres registros de cliente diferentes. La primera vez que se adjunta el documento, este campo muestra un1. Cuando el documento se adjunta a un segundo documento, este campo muestra un 2. Cuando el documento se adjunta una tercera vez, este campo muestra un 3.
- Descripción
- Opcionalmente, especifique una descripción del documento y su uso.
Si existe una descripción en el formulario Tipos de documento y especifica un Tipo de documento, el sistema rellena automáticamente este campo usando la descripción.
- Tipo de documento
-
Nota: Antes de que un tipo de documento pueda mostrarse en esta lista desplegable, primero debe estar definido en el formulario Tipos de documento. Si el tipo de documento que desea no se muestra en esta lista desplegable, significa que todavía no ha sido definido en el formulario Tipos de documento.
Si el tipo de documento ya ha sido definido en el formulario Tipos de documento, el tipo de documento para el documento que se va a adjuntar se selecciona automáticamente cuando se importa un archivo.
Si el tipo de documento no se detecta después de la importación, el tipo de documento para ese documento aún no está definido. Puede seleccionar un tipo de documento de la lista o definirlo primero en el formulario Tipos de documento.
Cuando seleccione un tipo o si éste se selecciona automáticamente, se rellenan el Método de almacenamiento y el Tipo de medios asociados.
Dependiendo del Método de almacenamiento, los documentos se almacenan en la base de datos de la aplicación o en la ubicación especificada (especificación de archivos). Si selecciona Vincular, debe incluir la Especificación de archivos. También puede especificar una combinación de formulario/propiedad para restringir la visualización del archivo. En función de la especificación de archivos y la combinación formulario/propiedad, los archivos estarán disponibles para su visualización.
Si el Método de almacenamiento es la Base de datos, el archivo se almacena en la base de datos de la aplicación.
- Extensión de archivo
- Al importar un archivo, la extensión de archivo se determina automáticamente.
- Tipo de medio
- El tipo de medio se actualiza en función del tipo de archivo que se importe.
- Opcionalmente, especifique el número de revisión, estado y las fechas de inicio y finalización en las que estará disponible el documento para ser visualizado a través de un portal.
- Si los documentos del tipo seleccionado se almacenan en un servidor de archivos compartido o en un sitio FTP, utilice los campos Seleccionar carpeta y Seleccionar archivo para especificar la ubicación desde la que se vinculará el archivo. En el campo Seleccionar carpeta, seleccione de una lista de las carpetas existentes en el servidor, tal como se especifica en el formulario Tipo de documento. No puede importar un archivo con el mismo nombre de un archivo que ya existe en el sistema de archivos.
- Haga clic en Importar para encontrar y seleccionar el archivo que desee adjuntar.
- Haga clic en Abrir para adjuntar el archivo seleccionado.
- Guarde los cambios.
El campo Referencia de secuencia muestra el número de secuencia del documento, que se genera automáticamente. Para un documento vinculado, los campos Especificación de archivos y Servidor de archivos se rellenarán con la ubicación.
- Compruebe que el campo Extensión de archivo muestra la extensión de archivo correcta para el archivo que ha adjuntado.