Configuración de un proceso con el Administrador de procesos

Para configurar un proceso que esté relacionado con un usuario y un conjunto de tareas específicos:

  1. Abra el formulario Administrador de procesos.
  2. Haga clic en la ficha Procesos.
  3. Haga clic en Añadir nuevo.
  4. Seleccione el tipo de proceso que se va a usar con el nuevo proceso. Los tipos de proceso se definen en el formulario Administrador de procesos - Tipos de proceso.
  5. De manera opcional, seleccione una plantilla existente para rellenar parte de la información y añadir tareas generales para el proceso. De lo contrario, haga clic en Crear nuevo para crear un proceso sin una plantilla.
  6. Especifique un nombre para el nuevo proceso.
  7. Especifique información opcional sobre el proceso, como el puesto, la división o el departamento al que se aplica.
  8. Especifique el empleado al que se aplica este proceso.
  9. Especifique la fecha de vencimiento de este proceso; es decir, cuándo deben estar terminadas todas las tareas.
  10. Haga clic en Guardar.
    Nota:  Si está usando una plantilla, se actualizan las tareas reutilizables de la plantilla. Las fechas de vencimiento de la tarea se calculan en función de la fecha de vencimiento del proceso menos los valores de Compensación de vencimiento de las tareas reutilizables. Si cambia la fecha de vencimiento de un proceso guardado, no se vuelven a calcular las fechas de vencimiento de la tarea.

    Los valores Asignar a se determinan en función del conjunto Puesto de la tarea reutilizable. Si solo se asigna un empleado a ese puesto, se asigna la tarea al empleado. Si se asignan varios empleados a ese puesto, se genera una lista desplegable de dichos empleados para que pueda seleccionar un empleado específico cuando edite la tarea.

  11. Añada o edite las tareas específicas de este proceso y asigne tareas a empleados específicos:

    Debe especificar una fecha de vencimiento y asignado por cada tarea. En algunos casos, estos valores pueden ser predeterminados, tal como se describe en la Nota anterior.

  12. Haga clic de nuevo en Guardar para guardar el proceso. También puede hacer clic en Guardar como plantilla si desea reutilizar este proceso y sus tareas más adelante.
  13. Haga clic en Iniciar proceso. Si no se ha asignado alguna tarea o si estas no tienen fechas de vencimiento, se muestra un mensaje de error. De lo contrario, el estado del proceso cambió de Planeado a Activo, y se envía un correo electrónico automatizado para notificar al propietario del proceso de que este se ha iniciado. Se envían correos electrónicos automatizados a todos los empleados a los que se han asignado tareas en el proceso para informarles sobre las tareas que se les han asignado y las fechas de vencimiento de dichas tareas.
  14. Controle el progreso del proceso conforme los empleados asignados completan sus tareas. Verifique que se completan correctamente los documentos adjuntos, y vea cualquier nota adjunta de los usuarios. Recuerde a los asignados que completen las tareas conforme sea necesario; para ello, haga clic en el vínculo Recordar que se encuentra junto a la tarea.
Nota:  Si alguien que no sea el propietario de un proceso guarda cambios en el proceso, se envía un correo electrónico automatizado al propietario del proceso para notificarle que otro usuario ha cambiado el proceso.
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