新しい文書の添付

[文書名]

文書のリストで文書を識別する名前を指定します。

[文書順序]

同じ [文書名] が付けられた複数の文書（ファイル）を区別する番号識別子を指定します。番号が指定されていない場合、文書が添付されるときに、この番号は自動的に生成されます。既存の文書については、この番号は変更できます。

たとえば、3 つの異なる顧客レコードに添付する 1 つの文書があるとします。文書を初めて添付するとき、このフィールドには 1 が表示されます。文書を 2 番目のレコードに添付するとき、このフィールドには 2 が表示されます。3 度目に文書を添付するときは、このフィールドには 3 が表示されます。

[説明]

オプションで、文書の説明と用途を指定します。

説明が [文書区分] に存在し、[文書区分] を指定する場合は、その説明を使用して、このフィールドはシステムによって自動的に入力されます。

[文書区分]

注:  文書区分がこのドロップダウンリストで表示できるようになるには、まず、 [文書区分] フォームで定義される必要があります。必要な文書区分が、このドロップダウンリストで表示されない場合は、まだ [文書区分] フォームで定義されていないことになります。

文書区分が [文書区分] フォームで既に定義されている場合は、ファイルをインポートする際に添付されている文書の文書区分が自動的に選択されます。

文書区分がインポート後に検出されない場合は、その文書の文書区分はまだ定義されていません。リストから文書区分を選択することや、 [文書区分] フォームで最初に定義することができます。

区分を選択した場合や、自動的に選択された場合には、関連付けられた格納方式およびメディア区分が入力されます。

[格納方式] によっては、文書は、アプリケーションデータベースまたは指定の場所（ファイル指定）のいずれかに保存されます。[リンク] を選択する場合は、[ファイル指定] を含める必要があります。また、フォーム/プロパティの組み合わせを指定することで、ファイルの表示を制限することができます。ファイル指定およびフォーム/プロパティの組み合わせに基づき、ファイルは表示できるようになります。

[格納方式] が [データベース] である場合は、ファイルはアプリケーションデータベースに保存されます。

[ファイル拡張子]

ファイルをインポートすると、ファイル拡張子が自動的に定められます。

[媒体区分]

そのメディア区分は、インポートするファイルの区分に基づいて更新されます。

[参照順] フィールドでは、自動的に生成される文書の順序番号が表示されます。リンク済みの文書については、[ファイル指定] および [ファイルサーバ] フィールドは、その場所で入力されます。