Paramétrage des éléments de recherche

Cette rubrique décrit la manière dont un administrateur système paramètre la fonction de recherche d'application dans CloudSuite Business.

Avant de pouvoir paramétrer la fonction de recherche, les conditions suivantes doivent être remplies :

  • Le composant Full-Text doit être configuré sur la base de données SQL d'application CloudSuite Business.

    Si cette fonction n'est pas configurée, l'écran Indexation full-text de l'application ne s'ouvre pas et affiche un message d'erreur.

  • Pendant l'installation ou la mise à niveau de CloudSuite Business, l'application de service de recherche pour Office doit être installée sur le serveur Web/d'utilitaires. Pour plus d'informations, reportez-vous au manuel Installation Guide Infor CloudSuite Business.

Pour des informations sur la manière d'utiliser la fonction dans Microsoft Office, reportez-vous à Infor CloudSuite Business Microsoft Office Integration Guide.

Pour créer le catalogue, les index et les éléments de recherche :

  1. Un administrateur système doit créer le catalogue avant de pouvoir utiliser la fonction de recherche :
    1. Ouvrez l'écran Indexation Full-Text dans CloudSuite Business.

      Si le composant full-text n'est pas installé pour cette instance de Microsoft SQL Server, un message d'erreur apparaît et l'écran se ferme. Reportez-vous à la rubrique Conditions préalables ci-dessus.

    2. L'écran requiert initialement de votre part la création d'un catalogue.

      Dans certains cas, il existe un script permettant de créer des index full-text prédéfinis sur certaines tables. Si ce script existe pour votre application, une case à cocher Appliquer le script est activée et sélectionnée. Le script s'exécute lorsque le catalogue est créé.

    3. Cliquez sur Créer catalogue.

      Le catalogue est créé, le script est appliqué, et la deuxième page de l'écran Indexation Full-Text est affichée.

    Remarque: Une fois le catalogue créé, la page "Créer catalogue" initiale n'apparaît plus lorsque vous ouvrez l'écran. Vous accédez directement à la deuxième page.
  2. Après création du catalogue, les administrateurs système peuvent utiliser l'écran Indexation Full-Text pour créer des index supplémentaires sur des tables ou des vues en fonction des besoins. Pour afficher les noms d'index uniques existant pour une table, sélectionnez la table et consultez la liste déroulante de Nom index. Lorsque vous sélectionnez une table disposant déjà d'un index full-text, les informations d'index apparaissent dans la section ci-dessous et le bouton Index dir. est activé.
    Remarque:  Avant de pouvoir créer un index full-text sur une table multi-site, la table doit avoir un index unique à une seule colonne. Pour déterminer si une table est multi-site, utilisez l'écran Tables SQL pour afficher des informations sur la table. Si le champ multi-site est sélectionné pour la table, déterminez si la table possède déjà un index unique à une seule colonne. Si ce n'est pas le cas, utilisez l'écran Tables SQL pour créer un index unique à une seule colonne sur la colonne RowPointer de la table.

    Pour créer un nouvel index full-text :

    1. Dans l'écran Indexation Full-Text, sélectionnez une table dans le champ Nom table.

      Cette table doit comporter au moins un index unique.

    2. Sélectionnez un index pour la table dans le champ Nom index.

      La liste comporte tous les index uniques de la table.

      Remarque:  Pour obtenir des performances optimales, nous vous recommandons de sélectionner le plus petit des index uniques d'une table.

      Par exemple, la table vendaddr contient deux index uniques : l'un sur la base du numéro de fournisseur et l'autre sur la base de la propriété RowPointer. La clé unique basée sur le numéro de fournisseur peut être plus petite que celle basée sur la propriété RowPointer.

    3. Sélectionnez la ou les colonnes de table à inclure dans les requêtes full-text.

      Vous ne pouvez sélectionner qu'une colonne de type texte.

    4. Cliquez sur Créer index.

      Vous êtes invité à confirmer votre volonté de créer l'index.

    5. Cliquez sur Oui.

    Cet écran ne permet de réaliser qu'une création full-text de base. Vous pouvez créer un index full-text hors de cette application si des paramètres avancés sont nécessaires. Pour les index créés via cet écran, le suivi des modifications est défini sur Automatiquement, ce qui signifie que les index full-text sont mis à jour automatiquement lorsque des modifications sont apportées aux données sous-jacentes. En outre, les index full-text créés par le biais de cet écran sont joints au catalogue de recherche par défaut.

  3. Un administrateur système crée des éléments de recherche sur la base des index de recherche.  Tous les éléments "actifs" définis dans l'écran Eléments de recherche participent au service de recherche.

    En outre, les éléments de recherche définis dans l'écran Chercher liste préférences reposent sur ceux définis dans l'écran Eléments de recherche ; toutefois, ces préférences de recherche ne sont utilisées que pour SmartLink.

    Pour paramétrer des éléments de recherche :

    1. Dans l'écran Chercher articles, indiquez un nom pour l'élément de recherche.

      Faites en sorte que ce nom décrive complètement les informations qui seront retournées à l'utilisateur car les utilisateurs finaux choisissent les éléments de recherche sur la base de leur nom.

    2. Indiquez Actif lorsque vous souhaitez mettre la recherche à la disposition des utilisateurs.

      Décochez cette case pour désactiver cet élément de recherche de manière à ce qu'il ne soit pas inclus dans les recherches d'application Microsoft Office à partir du service de recherche.

      L'élément de recherche n'est pas non plus inclus dans SmartLink.

    3. Sélectionnez la colonne et le nom de la table dans lesquels vous souhaitez rechercher des éléments corerspondants.

      Les tables et colonnes ne sont répertoriées que si un index est défini pour elles dans l'écran Indexation Full-Text.

    4. Utilisez les champs Résultat rech pour définir ce qui s'affiche lorsqu'un utilisateur sollicite une recherche sur du texte dans une application Microsoft Office :
      • Nom écran - Les résultats de la recherche peuvent comporter un hyperlien permettant d'ouvrir un écran CloudSuite Business et d'afficher davantage de détails à propos du terme de recherche. Sélectionnez un écran dans la liste déroulante. L'hyperlien peut contenir une instruction de filtre utilisant un nom de propriété.

        Par exemple, vous pouvez indiquer CustNum='C00010'.

      • Titre - (Facultatif) Choisissez une colonne dans la table sélectionnée qui peut servir à afficher le titre des résultats de la recherche.
      • Libellé - Choisissez une colonne dans la table sélectionnée dont la valeur sert de description pour les résultats de la recherche.
    5. Enregistrez la définition de l'élément de recherche.  

Par exemple, un utilisateur de Microsoft Outlook reçoit souvent des courriels contenant des numéros d'élément CloudSuite Business.  L'utilisateur souhaite disposer d'un moyen rapide de consulter la description de l'élément stocké dans la base de données CloudSuite Business.

Vous créez un élément de recherche appelé LibelléElément qui explorera la colonne des éléments de la table des éléments afin d'y rechercher un numéro d'élément correspondant à celui envoyé par l'application Microsoft Office de l'utilisateur. La section Résultat rech de l'élément de recherche est configurée de manière à renvoyer ces informations vers l'application Office :

  • Nom colonne titre : texte de la table/colonne item.description pour le numéro d'élément indiqué
  • Nom de colonne de description :  texte de la table/colonne item.overview pour le numéro d'élément indiqué
  • Nom écran : Un lien qui ouvre l'écran Articles dans le client Web CloudSuite Business, filtré sur la base du numéro d'article indiqué
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