Kontrola dokumentov
Ak chcete skontrolovať dokument, postupujte takto:
-
Kliknite na dokument na karte Dokumenty na kontrolu na domovskej stránke XM. Zobrazené dokumenty obsahujú:
- Vyúčtovania výdavkov.
- Požiadavky na platbu.
- Plány ciest.
- Pracovné výkazy.
-
Dokument schváľte, zamietnite alebo ho vráťte používateľovi na doplnenie informácií. Ak sa dokument vráti na doplnenie informácií,
zhotoviteľ môže dokument aktualizovať a znovu odoslať na schválenie. Kontrolór môže vykonať nasledujúce úlohy:
- Skontrolovať detaily dokumentu.
- Skontrolovať príjmové doklady pripojené k vyúčtovaniam výdavkov a požiadavkám na platbu.
- Prijať a zamietnuť výnimky.
- Schváliť a zamietnuť dokument.
- Schváliť alebo zamietnuť riadky.
- Pridajte poznámky k dokumentu, ktorý je zamietnutý alebo vrátený na doplnenie informácií.
- Vráťte dokument používateľovi na doplnenie informácií.
Základné informácie pre všetky dokumenty:
Obsah Popis Všeobecné informácie Všeobecné informácie o zamestnancovi, ako napríklad meno zamestnanca, číslo ID, manažéra/schvaľovateľa a nákladové stredisko. Prepojené dokumenty Dokumenty prepojené s výkazom. Kliknutím na prepojenie môžete prílohu otvoriť v samostatnom okne. Výnimky dokumentov Výnimky súvisiace s dokumentom. Informácie obsahujú porušenie a vysvetlenie, ktoré uviedol používateľ.
Prijať alebo zamietnuť každú výnimku.
Výnimky položiek Výnimky na úrovni riadku. Informácie obsahujú porušenie, číslo položky a vysvetlenie, ktoré uviedol používateľ.
Prijať alebo zamietnuť každú výnimku. Ak pre výnimku vo vyúčtovaní výdavkov kliknete na tlačidlo Zamietnuť, nastaví sa schválená suma na nulu.
Poznámky k dokumentu Poznámky pripojené k dokladu. Pri každej poznámke je uvedené meno používateľa, dátum a detaily poznámky. Poznámky k položke Poznámky pripojené k riadku. Pri každej poznámke je uvedené číslo položky, meno používateľa, dátum a detaily poznámky. Protokol auditu Detaily auditu. Informácie k vyúčtovaniu výdavkov
Obsah Popis Porovnanie V a PC Detailné porovnanie vyúčtovania výdavkov s prepojeným plánom ciest. Finančný prehľad Prehľad obsahuje nasledujúce položky: - Vykazované výdavky celkom okrem hotovostných záloh.
- Osobné výdavky okrem hotovostných záloh.
- Celkové výdavky okrem osobných výdavkov.
- Neautorizované výdavky.
- Schválené obchodné výdavky s odpočítaním neautorizovaných výdavkov.
- Obchodné výdavky spojené s platbami uhradenými spoločnosťou okrem hotovostných záloh.
- Čiastka uhradená vystaviteľovi podnikovej platobnej karty za výdavky na firemnej platobnej karte.
- Zostatok uhradený spoločnosťou používateľovi. Tento zostatok je vygenerovaný z predchádzajúceho vyúčtovania výdavkov a je odpočítaný z aktuálnej čiastky vo vyúčtovaní výdavkov.
- Uhradená čiastka vygenerovaná z predchádzajúcich vyúčtovaní výdavkov používateľa a je zahrnutá do aktuálneho vyúčtovania výdavkov.
- Čiastka súvisiaca s výdavkom typu hotovostná záloha.
- Celková čiastka uhradená používateľom spoločnosti.
- Čiastka, ktorú má vyplatiť spoločnosť. Táto suma sa prevádza do ďalšieho vyúčtovania výdavkov.
- Čiastka uhradená spoločnosti.
- Čiastka uhradená používateľovi.
- Čiastka uhradená používateľom za výdavky na podnikovú platobnú kartu.
- Úpravy v budúcich vyúčtovaniach výdavkov.
Súhrn výdavkov Podrobnosti kategórie výdavkov, vynaložené výdavky a schválená čiastka. Rozúčtovanie účtu Informácie obsahujú nasledujúce položky: - Kód zisku/straty a nákladové stredisko alebo projekt, ktorému sú výdavky rozúčtované.
- Čiastka zaúčtovaná na účet.
Detaily výdavku Informácie obsahujú nasledujúce položky: - Číslo riadku.
- Typ výdavkov.
- Dátum vzniku výdavku.
- Čiastka a mena transakcie.
- Čiastka uhradená používateľovi.
- Výmenný kurz meny.
- Suma schválená na výdavok.
- Účel výdavku.
- Spôsob platby.
- Prípadný dodávateľ.
Hostia Informácie obsahujú nasledujúce položky: - Číslo riadku.
- Meno hosťa.
- Názov spoločnosti, v ktorej je hosť zamestnaný.
Alokácia rozpočtu Informácie o alokácii rozpočtu obsahujú nasledujúce položky: - Rozúčtovaná čiastka
- Projekt alebo nákladové stredisko, ktorému je čiastka rozúčtovaná.
Prekročenie Dodatočné, nepovolené alebo nadbytočné výdavky, ktoré sa účtujú na samostatný účet. Informácie o pláne ciest
Obsah Popis Rozúčtovanie Informácie o detailoch rozúčtovania obsahujú: - Kód nákladového strediska alebo kód poplatku projektu priradený k plánu ciest.
- Odhadované náklady na plán ciest.
- Percento rozúčtovania kódu poplatku.
Detaily odhadovaných nákladov Detaily odhadovaných nákladov spojených s plánmi ciest obsahujú: - Typ plánu ciest.
- Cestovné obdobie.
- Začiatočný a konečný bod cesty.
- Odhadovanú sadzbu cestovných nákladov za každý deň.
- Celková čiastka cestovných nákladov.
- Dodávateľ cestovných služieb.
- Trieda cestovných služieb.
- Účel cestovania.
Informácie o požiadavke na platbu
Obsah Popis Rozúčtovanie účtu Kód nákladového strediska alebo kód projektu priradený k požiadavke na platbu. Takisto sa zobrazuje číslo účtu a čiastka. Detaily faktúry Informácie obsahujú nasledujúce položky: - Typ položky faktúry.
- Číslo položky.
- Popis a množstvo.
Informácie o hosťovi zahŕňajú (ak je to uvedené v dokumente):
- Meno hosťa.
- Názov spoločnosti, v ktorej je hosť zamestnaný.
Informácie o pracovnom výkaze
Obsah Popis Údaje banky benefitov Podrobnosti o údajoch zamestnanca pre hodiny plateného voľna. Pracovný výkaz – Detaily absencie Informácie obsahujú nasledujúce položky: - Dátum, kedy sa hodiny vykazujú.
- Typ kódu poplatku použitý na zaznamenanie hodín.
- Interný kód, ktorému sú hodiny účtované.
- Čas príchodu a odchodu zaznamenaný pre každý deň v týždni.
- Celkový počet hodín zaznamenaný pre tento riadok.
- Hodiny zapísané na čerpané voľno alebo dovolenku.
- Celkový počet hodín zaznamenaný za konkrétne obdobie.
- Celkový počet hodín schválený za konkrétne obdobie.