處理核準

一旦設置，您便可在採購訂單和/或發票內使用採購核準。您可以在採購訂單或採購發票中使用核準，也可在兩者中同時使用。對核準的實際處理與訂單或發票處理完全相同。

  1. 提出採購訂單 - 通過使用「採購類型」>「採購階段」窗體中的「業務級別」字段，可設置按行或文檔（整個訂單或發票）進行核準。當在訂單上輸入行時，系統每次處理一行，或是將所有的行組合起來一起處理。
  2. 系統會檢查此訂單/發票是否需要核準。

    處理過程如下：

    • 在採購訂單/發票表頭上查找〔採購業務類型〕。

    • 查找〔採購業務類型〕中設置的任何〔核準表格〕。

    • 在〔核準表格〕上，將訂單/發票與〔核準表格細節〕行相比較，檢查其是否符合任何準則。
  3. 如果符合〔核準表格〕行的準則，則在行/文檔上應用：
    • 將行狀態設為「保留」。
    • 將行核準狀態設為「沒有核準」。

    • 會創建核準蓋章記錄。其詳細記錄需要何種核準才可釋放行。

    注意：這是在核準訂單/發票時由系統創建並維護的表格。
  4. 在〔採購訂單/發票錄入〕中核準行/文檔。
    〔採購訂單/發票錄入〕中的選項如下：
    • 核準（如果文檔級別核準在使用中）。
    • 核準行（如果行級別核準在使用中）。
    • 核準（如果行級別核準在使用中，且需要核準所有行）。
  5. 使用〔控制台〕整批處理程序來核準行。
  6. 可能會需要多個核準人來核準行/文檔。每一個核準人需要按要求核準每一行/文檔。
  7. 一旦所有必需的核準人都已核準行/文檔，則每一行的核準狀態自動設為〔已核準〕。用戶然後必須〔釋放〕每一行以便繼續處理。

核準表格細節行

當輸入訂單/發票時，如果查找到核準表格，但未滿足表格細節行的準則，則該行將被保留，但不進行核準。此時，用戶必須手動釋放行。

在〔核準表格細節行〕內，可指定包含多達 10 個核準人的〔數據存取組別〕代碼。這些核準人的指定順序是他們進行核準的必須遵循的順序。例如，〔核準表格細節行〕中可能有：

限額 - 999,999,999

第 1 核準人數據存取組別 - 數據存取組別 X

第 2 核準人數據存取組別 - 數據存取組別 Y

第 3 核準人數據存取組別 - 數據存取組別 Z

數據存取組別 X 中的核準人必須在 數據存取組別 Y 中的核準之前進行核準。數據存取組別 X 和 數據存取組別 Y 中的核準人必須在 數據存取組別 Z 中的核準人之前進行核準。

如果某行/文檔被拒絕或未通過核準，則將不處理該行。核準人需要輸入一個原因代碼，以說明該行被拒絕的原因。