什麼是承諾檢查?

SunSystems 中的承諾檢查是指將一個採購訂單已核準的支出金額與該採購訂單相對應的帳務科目和分析代碼的可用預算相比較。

只有在使用〔SunSystems 訂單履行〕的〔採購〕模塊時,才可以使用承諾檢查。

注意:承諾檢查與承諾帳務無關。它們彼此獨立設置和運作。承付支出的預算檢查金額與任何過帳到承付帳務的帳務無關,即使是可以將它們配置為帶有相同的值同時操作。

什麼是承諾核算?

承諾核算是一種方法,它提供給組織有關其預期現金流和開支模式的及時信息。通過記錄作為對預算的承諾而提出的所有採購訂單,不僅可控制對於預算的實際支出,而且也可控制任何已承付的支出,後者將在未來的某個時刻上成為實際支出。

這是一種控制支出的更為嚴密的方法,因為它在提出科目的採購訂單時減少了科目可用的預算,而不是等待下去,直到發生實際支出後收到發票。

承諾核算分為兩部分:

  • 超逾承諾檢查,只在採購訂單中執行的特殊檢查,可以啟用或禁用此功能。當輸入採購訂單時,系統會檢查是否存在可用預算。
  • 記錄相對預算的承付支出,當核準採購訂單時,預算的相應部分會被保留。之後,此金額便可作為支出檢查的一部分用於帳務錄入和採購發票業務中。它也可用於承諾檢查。

記錄相對預算的承付支出

SunSystems 預算包含三個部分:

  • 預算金額,預算檢查設置(科目/分析組合)允許的預算。
  • 實際支出,預算的實際支出。該支出來自直接帳務業務,或〔SunSystems 訂單履行〕內的採購發票業務。
  • 承付支出,採購訂單中已核準的支出,從可用預算中保留。

當在〔訂單履行〕中輸入採購訂單並設置了預算檢查時,系統會同時更新預算的承付支出。要更新的科目/分析組合是在採購訂單行上輸入的科目和分析。

注意:必須安裝預算檢查。必須為科目/分析組合設置預算檢查,選中〔包含承諾〕選項。

採購訂單行可以有許多值(例如,數量、單價、淨額、稅額、總額),這些值以值標籤的形式保存。要用來更新支出金額的確切值標籤必須在採購類型設置值設置窗體中予以指定,這可通過使用承諾預算值標記來實現。所有的預算值都必須以本位幣的形式保存。

採購訂單可以有多達兩個階段:訂單錄入和訂單確認。必須使用承諾階段標記在採購業務設置 (PBS)中指定採購訂單要更新預算的階段。

何處使用承付支出?

當輸入帳務業務、採購發票或採購訂單時,系統可執行預算檢查以便查看預算可用的剩餘資金。如果使用了〔承諾核算〕,則按以下方式計算可用的預算:

  • 如果業務值超出可用的預算,則業務預算檢查失敗,業務被保留。

    如果您希望在輸入財務帳務業務時忽略承付支出,則在預算檢查設置 (BCS)上不要點選包含承付復選框。

在訂單履行採購訂單中進行超逾承諾檢查

在輸入採購訂單時,〔承諾檢查〕是一項附加的功能。在採購業務設置 (PBS)中使用超逾承諾檢查復選框可以啟用此功能。當輸入採購訂單時,系統會利用上述公式檢查是否有可用預算。如果有可用預算,則允許繼續處理訂單。如果沒有可用預算,則訂單被保留,不可以進行進一步處理。系統會顯示一條警告信息。

當執行承諾檢查時,可使用更新。在〔採購業務設置 (PBS)〕中,可設置一個確切的值容許偏差或百分比偏差。如果需要,這些偏差可以由〔安全控制台〕或〔用戶管理員〕中設置的〔操作員組別〕上的容許偏差予以更新。如果無可用預算,則系統會應用此容許偏差。如果在容許偏差範圍內,則您會收到警告,但可以繼續處理。如果超出容許偏差,則您將收到警告,且訂單被保留。

如果您在核對採購發票與採購訂單時使用承付檢查,則科目和分析代碼組合的承付支出會減少,實際支出則會增加相同的金額。這樣,承付支出便轉換為實際支出了。