授權情況舉例

帳務錄入/導入

此舉例情況描述了配置需要在〔帳務錄入 (LEN)〕/〔帳務導入 (LIM)〕進行。其他授權處理（〔付款〕，〔核對/分攤〕，以及〔報表〕）可以以類似的原則配置。

可以為一個公司內的〔帳務錄入 (LEN)〕通過〔授權〕附加財務管理權利限度，例如，權限高達 1000，和權限超過 1000。當每個階段與權利限度相符時，則通過一個有兩個階段的授權處理過程作配置。在第一階段，必須由一個〔用戶組〕授權在銀行帳戶上輸入的所有手動付款憑証。在第二階段，必須由一個不同的〔用戶組〕授權銀行帳戶其貸方大於 1000 的業務。對於此例，可以這樣說如果第一組已經查看過業務（也許需要超過一個公司內的簽字人簽屬文檔或合同）第二組才可授權業務。

概括而言：

  • 第一〔授權階段〕，第一〔用戶組〕，和第一〔授權篩選器〕全部與銀行業務相關，無論金額多少。
  • 第二〔授權階段〕，第二〔用戶組〕，和第二〔授權篩選器〕全部與貸方金額大於 1000 的銀行業務相關。
  • 雖然有兩個授權階段，某些業務只需要在第一階段授權。如果金額為 1000 或 小於此數，則 SunSystems 將自動過帳業務而直接通過第一階段的授權，這樣將避開用於第二授權階段的篩選器。

在此例子中，科目代碼為 52100。第一〔用戶組〕含有代碼 BANK0-1000，第二〔用戶組〕含有代碼 BANK>1000。操作員代碼為 N1K 其授權限額為 1000，而操作員 CEO 則可授權任意大小金額。只需要 CEO 授權金額大於 1000 的業務，因為對於 N1K 已超出了其授權限額。只有在 N1K 已經查看過業務並標記了該業務已由第一授權階段授權之後，CEO 才可授權業務。

配置範例情況

您可以在 PK1 演示數據庫內配置此例：

  1. 在「帳務設置 (LES)」的「補充財務管理」選項卡中將「需要授權」字段設置為「是」。
  2. 在「安全控制台」或「用戶管理員」中，創建操作員 N1K 和 CEO；為這兩個操作員選中「授權人」復選框，然後賦予授權密碼。
  3. 在「用戶組設置 (UTS)」中，創建組「BANK0-1000」，組名「銀行授權限額 1000」，並指定操作員代碼為「N1K」，並選中「主要組別」框。創建組「BANK0>1000」，組名為「銀行授權限額 >1000」，指定操作員代碼為「CEO」，並選中「主要組別」復選框。
  4. 在「財務拒絕代碼設置 (FJC)」中，創建代碼「BANK1」其描述為「業務未授權，被用戶組 1 拒絕」。創建代碼「BANK2」，其描述為「業務未授權，被 CEO 拒絕」。
  5. 在「篩選器設計器 (FLD)」中，創建兩個篩選器，篩選器類型為「授權查詢 (SAAUTH)」。
    • 給第一個篩選器命名「BANK_CR」，其描述為「貸記到科目 52100」。在 BANK_CR 中，選擇「授權集參考」並將其拖放到篩選器編輯區域。在「編輯條件」對話框，點選「運行時錄入」復選框，並保留所有其他字段不動。在“數據項目描述”部分，選擇「科目代碼」並將其拖放到篩選器編輯區域。在「編輯條件」對話框，「等於」的下面，輸入「52100」。單擊「文件」>「保存」。如需「結果目標」，選擇「AUTHDTL」窗體。
    • 創建第二個篩選器，給其命名「BANK_CR_G1000」，描述為「貸記大於 1000 的到科目 52100」。遵循所有上述 (1) BANK_CR 的步驟，直到創建「授權集參考」和「科目代碼」作為條件。現在從數據項目中選擇其他「貸方總額」，拖放到篩選器編輯區域。在「編輯條件」對話框，選擇操作員「大於」然後在下面輸入「1000」。單擊「確定」。選擇「文件」>「保存」。如需「結果目標」，選擇「AUTHDTL」窗體。
  6. 在「授權階段設置 (AUS)」中，創建兩個階段，號碼為「200」和「210」。
    • 將階段「200」的描述寫為「帳務錄入授權銀行貸方」。在“篩選器 ID”中，點擊按鈕選擇篩選器「BANK_CR」。為「階段類型」選擇「帳務錄入/帳務導入」。在「用戶組代碼」字段選擇「BANK0-1000」。在「授權人」字段輸入「N1K」。
    • 將階段「210」的描述寫為「帳務錄入的授權銀行貸方 >1000」。在「篩選器 ID」中，點擊按鈕及選擇篩選器「BANK_CR_G1000」。在「階段類型」字段選擇「帳務錄入/帳務導入」。在「用戶組代碼」字段選擇「BANK>1000」。在「授權人」字段輸入「CEO」。
  7. 在「憑証類型 (JNT)」中，修改「補充財務管理」選項卡上的憑証類型「FGJ」並選中「需要授權」復選框。

對於帳務錄入使用舉例配置

  • 發起人

    要使用授權，以用戶 ID「PK1」登錄 SunSystems，輸入憑証類型為「FGJ」的一個憑証：科目「52100」，貸方金額為「2000」。借方則使用「999」作為抵銷科目。您在過帳憑証時，它並沒有進入到帳務，而您必須輸入「授權批號備註」，然後單擊「確定」。在「選擇授權人」窗體上，選擇「N1K」作為授權人的「操作員代碼」。在狀態欄會顯示「授權整批創建成功」的消息。

注意：每個連續的授權階段必須由一個不同的發起人授權，而它們必須與最初的不同。

  • 第一個用戶組

    從 SunSystems 註銷，然後以用戶 ID N1K 再次登錄。從 SunSystems 中選擇「授權記錄展示表 (AUT)」。在〔選擇 - AUTHORIZER INTRAY〕窗體上，輸入〔用戶組別代碼〕BANK0-1000 和 〔指定授權人〕N1K。會顯示新的授權集，其狀態是〔等待授權〕。選擇集，單擊「覆審」。選擇「授權所選的集」，單擊程序名稱下拉列表，選擇「授權所選的集」，單擊「確定」。為 N1K 輸入一個備註以及授權密碼。

  • 第二個用戶組

    從 SunSystems 註銷，然後以用戶 ID「CEO」再次登錄。從 SunSystems 中選擇「授權記錄展示表 (AUT)」。在「選擇 - AUTHORIZER INTRAY」窗體上，輸入「用戶組別代碼」「BANK>1000」和「指定授權人」「CEO」。會顯示新的授權集，其狀態是「等待授權」。選擇集，單擊「覆審」。選擇「授權所選的集」，單擊程序名稱下拉列表，選擇「授權所選的集」，單擊「確定」。狀態欄上顯示「過帳整批」消息。

  • 回到發起人

    重新以「PK1」登錄，即業務的發起人。從 SunSystems 選擇「授權發起人記錄展示表 (AOT)」。在「選擇 - ORIGINATOR INTRAY」窗體上，輸入「PK1」作為當前發起人。〔授權集〕已清除，但可在「授權審計線索 (AAT)」中查看。

    注意：可在任何授權階段調用“發起人記錄展示表”以查看狀態。