Wie werden Kontodokumente und Auszüge erstellt?
Kontodokumente in SunSystems-Financials sind alle formatierten Listen von Kontovorgängen. Ein Kontodokument kann bezahlte oder unbezahlte Vorgänge für einen beliebigen Zeitraum enthalten. Kontodokumente werden häufig auch als 'Auszüge' bezeichnet. Traditionell werden in einem Auszug die ausstehenden Vorgänge eines Kunden aufgelistet, und das Dokument wird an den Kunden gesendet, um Zahlung anzufordern.
Jede Organisation hat ihre eigenen Anforderungen, was Kontodokumente oder Auszüge betrifft. Darüber hinaus benötigt eine einzelne Organisation meist mehrere verschiedene Kontodokumentformate. Auszüge müssen nach vordefinierten Regeln zu unterschiedlichen Zeiten, in detaillierter oder zusammengefasster Form und für ausgewählte Kunden erstellt werden. Beispielsweise können die folgenden Kontodokumente erforderlich sein:
- Wöchentliche detaillierte Auszüge für bestimmte große Kundenkonten, die per E-Mail an den Kunden übermittelt werden, gefolgt von einem zusammengefassten monatlichen Auszug, der per Post gesendet wird
- Tägliche, detaillierte Auszüge für besonders wichtige Kunden, die per E-Mail an die Ansprechpartner beim Kunden verschickt werden
- Monatliche Auszüge für alle Kunden, die über Nacht ausgedruckt und per Post versendet werden.
Um eine flexible Auszugsfunktion zu bieten, ist die Erstellung von Kontodokumenten in Financials in zwei Teile unterteilt:
- Auswahl der Vorgänge - die Vorgänge, die in einen Auszug aufgenommen werden sollen, werden über einen Control-Desk-Filter ausgewählt. Sie können verschiedene Filter mit unterschiedlichen Auswahlkriterien definieren, um spezifischen Auszugsanforderungen zu nachzukommen. Beispielsweise möchten bestimmte Kunden vielleicht alle ausstehenden und alle bezahlten Vorgänge pro Monat sehen, während andere nur an den ausstehenden Vorgängen interessiert sind.
- Erstellung der Auszüge - die Auszüge werden mit den Berichtsfunktionen generiert, in denen Sie unterschiedliche Dokumentformate verwenden können, um das Erscheinungsbild und den Inhalt der Dokumente zu steuern.
Kontodokumente können manuell in einem einzelnen Dokumentformat unter Verwendung der Funktion 'Kontodokumente (ACD)' erstellt werden.
Diese Funktion verwendet einen vordefinierten Standardfilter, mit dem Sie die Vorgänge auswählen können, die in die Auszüge aufgenommen werden sollen. Alle Kontodokumente für einen bestimmten Auszugslauf werden in einem einzigen Dokumentformat erstellt, und sie verwenden die vorgegebenen Details für den Kunden-Adresscode.