Aufwandsprüfung einrichten

Zur Einrichtung der Aufwandsprüfung in SunSystems-Financials sind folgende Schritte erforderlich:

  1. Erstellen Sie mit der Funktion 'Wahlfreie Hauptbuchtabellen (OLT)' die zur Speicherung der Budgetbücher erforderlichen Tabellen.
  2. Benennen Sie die Budgetbücher mit der Funktion 'Budgetbenennung (BLB)'.
  3. Wählen Sie den Mandanten in Mandantenverwaltung (BUA). Wählen Sie dann im Menü Aktionen die Option Ändern, um das Formular zum Einrichten des Mandanten anzuzeigen.
  4. Geben Sie in der Funktion Mandanten einrichten den Primärbudgetbuchcode zur Kennzeichnung des Budgetbuchs ein, in dem die Budgetwerte gespeichert werden sollen.
  5. Markieren Sie in der Funktion Hauptbuch einrichten (LES) das Feld Budgettoleranzen anwenden und definieren Sie den Budgettoleranzsatz bzw. -betrag, wenn diese Toleranzwerte bei der Aufwandsprüfung verwendet werden sollen.
  6. Definieren Sie in der Funktion Budgetprüfung einrichten (BCS) die Budgetprüfregeln, um die Ist-Konten mit den Budgetkonten zu verbinden, die die Budgetwertzuweisungen enthalten.
  7. Geben Sie die Budgetwerte mit Hilfe einer der Funktionen zur Eingabe von Buchungsvorgängen ein:
    1. Wechseln Sie anhand der Funktion 'Budget wechseln (CBG)' auf das Budgetbuch über.
    2. Buchen Sie die Budgetwerte mit der Funktion 'Buchungen erfassen (LEN)', 'Buchungen importieren (LIM)' oder 'Kosten- und Leistungsrechnung'. Normalerweise wird der Budgetwert als Soll erfasst.

    Zur Implementierung der Budgetprüfung für Eingangsrechnungen in SunSystems-Warenwirtschaft sind folgende Schritte erforderlich. Damit können Eingangsrechnungen erfasst und die Budgetaufwandsbeträge aktualisiert werden. Es wird davon ausgegangen, dass das Budget oben in SunSystems-Financials erstellt wurde.

  8. Setzen Sie in 'Geschäftsbereich Einkauf einrichten (PBS)' die Budgetaktualisierungsbasis entweder auf Bestellung (d. h. die gesamte Rechnung) oder auf Zeile. Wenn Sie Bestellung auswählen, wird die gesamte Rechnung erfasst, bevor die Budgetprüfung erfolgt. Andernfalls wird die Budgetprüfung Zeile um Zeile durchgeführt.
  9. Setzen Sie in 'Geschäftsbereich Einkauf einrichten (PBS)' die Aufwandsstufe auf Rechnungen erfassen, Rechnungen abgleichen oder Rechnungen bestätigen. Diese Einstellung kann über die Option Aufwandsstufe in 'Bestelltypen (PTS)' geändert werden.
  10. Geben Sie in Bestelltypdefinitionen Werte einrichten einen Wert für die Budgetprüfung im Feld Aufwandsbudgetwert ein. Alle Budgetwerte müssen in der Basiswährung geführt werden.

Damit können Eingangsrechnungen erfasst und die Budgetaufwandsbeträge aktualisiert werden. Bei Überschreitung eines Budgets erfolgt keine Maßnahme. Mit den folgenden Schritten wird die Aufwandsprüfung für Eingangsrechnungen implementiert. In diesem Fall erscheint eine Warnung oder Sie können nicht fortfahren, wenn das Budget überschritten wird.

  • Aktivieren Sie in 'eschäftsbereich Einkauf einrichten (PBS) die Option Überziehungsprüfung.
  • Richten Sie, falls erforderlich, Toleranzen für die Aufwandsprüfung ein. Geben Sie dazu in 'Geschäftsbereich Einkauf einrichten (PBS)' einen Prozentsatz oder einen Wert ein, der für alle Eingangsrechnungen verwendet wird. Dieser kann durch die Einstellungen für bestimmte Benutzergruppen geändert werden, die in der Sicherheitskonsole oder der Benutzerverwaltung gepflegt werden. Wenn ein Vorgang über dem Budget aber innerhalb der Toleranzgrenze liegt, werden Sie gewarnt, aber Sie können fortfahren. Liegt der Vorgang über dem Budget und außerhalb der Toleranzgrenze, können Sie nicht fortfahren.

In SunSystems-Warenwirtschaft sind keine HB-Schnittstellenbuchungen erforderlich, um die Budgetprüfung auszuführen.