Buchungsregeln für einen Journaltyp ändern
Beim Definieren eines Mandanten in der Funktion Mandanten einrichten definieren Sie die allgemeinen Buchungsregeln für das Unternehmen. Diese Regeln gelten für alle Journalerfassungen, es sei denn, sie werden für einen bestimmten Journaltyp geändert.
Beim Definieren der allgemeinen Regeln beschränkt die Funktion Mandanten einrichten die Buchungsregeln, die für jede Wertart zur Verfügung stehen. Sie können lediglich Optionen wählen, die die Integrität der Finanzdaten gewährleisten. Der Basiswährungswert ist beispielsweise obligatorisch; wenn Sie also die Buchungsregel für diesen Wert für den Mandanten definieren, können Sie die Option Nur vorhanden wenn eingegeben nicht wählen, da sonst der Basiswährungswert wahlfrei wäre. Wenn Sie mit den einzelnen verfügbaren Buchungsregeln nicht vertraut sind, lesen Sie die Informationen unter 'Währungsbuchungsregeln einrichten' in den Administratorhinweisen/Hilfedateien zu Mandanten.
Die Buchungsregeln ändern
Das Formular 'Journaltypen - Buchungsübersteuerung' gleicht der Funktion Journaltypen (JNT), es hat jedoch eine zusätzliche Registerkarte Sicherheit mit weiteren Optionen, die es Ihnen erlauben, die Buchungsregeln mit dem Journaltyp aufzuheben.
- Weil die Optionen zur Buchungsüberschreibung in einem Journaltyp so leistungsstark sind, sind sie nicht in der Funktion Journaltypen (JNT) verfügbar, Sie finden Sie in einer besonderen Version des Formulars mit der Bezeichnung 'Journaltypen - Buchungsübersteuerung'. Siehe 'Zugriff auf das Formular 'Journaltypen - Buchungsübersteuerung''.
- Mit den Sicherheitsfunktionen in der Sicherheitskonsole, in der Benutzerverwaltung und im Formularberechtigungs-Editor (FPE) können Sie sicherstellen, dass nur berechtigte Benutzer Buchungsübersteuerungen vornehmen können, indem sie die Version Buchungsübersteuerung des Formulars verwenden.
Mit der Funktion 'Journaltypen - Buchungsübersteuerung' können Sie einen Journaltyp mit Buchungsregeln für einige oder alle Vorgangswerte definieren, die Vorrang vor den normalen für den Mandanten eingerichteten Buchungsregeln haben. Sie können jede der verfügbaren Buchungsregeln auf den Vorgangswert anwenden, vorausgesetzt, der Wert wird benutzt, d. h. die Buchungsregel ist in Mandanten einrichten nicht mit Nicht definiert eingerichtet.
Zum Beispiel:
- Wenn die Mandantenbuchungsregel für die Vorgangswährung auf 'Nur vorhanden wenn eingegeben' steht, können Sie einen Journaltyp definieren, bei dem ein Vorgangswährungswert eingegeben werden muss, indem Sie die Option 'Muss eingegeben werden' als Buchungsregelübersteuerung für den Wert auswählen.
- Sie können einen Journaltyp für die Buchung von lokalen Berichtigungen (die in den Berichtswerten nicht ausgewiesen sind) definieren. Hierzu setzen Sie die Buchungsregelübersteuerung für die Berichtswährung Wert 3 auf die Option 'Nicht definiert'.
Die verfügbaren Buchungsregeln können die für die folgenden Wertarten übersteuern:
| Buchungsregel | Dient zum Übersteuern folgender Optionen: |
| Nicht definiert | Alle Wertarten |
| Nur vorhanden wenn eingegeben | Vorgangswährung, 2. Basiswährung, Memowert, 4. Währung |
| Muss eingegeben werden | Basiswährung, Berichtswährung, Memowert |
| Berechnet wenn nicht eingegeben | Basiswährung, Vorgangswährung, 4. Währung |
| Immer berechnet | 2. Basis- oder Berichtswährung |
| Darf nicht berechnet werden | Vorgangswährung und 4. Währung |
| Kann leer sein | Vorgangswährung und 4. Währung |
| Nur Kurs | 5. Währung |
Weitere Informationen zu den verfügbaren Buchungsregeln finden Sie unter 'Währungsbuchungsregeln einrichten' in den Administratorhinweisen/Hilfedateien zu Mandanten.
Die Buchungsregel 'Darf nicht berechnet werden'
Die Buchungsregel Darf nicht berechnet werden kann nur für die Vorgangswährung (Wert 2) und die vierte Währung verwendet werden, und sie kann nur als eine Buchungsübersteuerung für einen Journaltyp gesetzt werden.
Dies ist ähnlich der Regel Nur vorhanden wenn eingegeben. Wird bei der Regel Nur vorhanden wenn eingegeben ein Währungscode eingegeben, berechnet das System den entsprechenden Währungsbetrag/-kurs. Es können daher nur Vorgänge erfasst werden, die sowohl einen Währungscode als auch den zugehörigen Währungsbetrag enthalten.
Im Gegensatz dazu berechnet das System im Zusammenhang mit der Regel Darf nicht berechnet werden keinen Betrag/Kurs, wenn ein Währungscode für einen Vorgang eingegeben wird. Sie müssen daher auch einen Betrag eingeben. Wenn genügende Währungsdetails enthalten sind, wird eine Kurstoleranzprüfung für diese Buchungsregel ausgeführt, aber dies führt höchstens zu einer Warnung, die ignoriert werden kann, und nicht zu einer Fehlermeldung.
Buchungsregel 'Kann leer sein'
Sie können im Zusammenhang mit der Regel Kann leer sein einen Währungscode ohne Betrag eingeben, wenn die Wert 2-Währungsprüfung des Kontenplans für das Konto auf Unzulässig festgelegt ist.
Buchungsregeln suspendieren
Sie haben auch die Möglichkeit, die Buchungsregeln für alle verwendeten Vorgangswerte zu suspendieren. Hierbei ist mit äußerster Sorgfalt vorzugehen, da alle Betrags- und Kursprüfungen umgangen werden. Diese Funktion sollte lediglich in Ausnahmefällen verwendet werden. Mit dieser Funktion können Sie beispielsweise einen zweiten Basiswert ohne den entsprechenden Basiswährungswert buchen.
Zum Suspendieren der Buchungsregeln wählen Sie die Option Buchungsregeln aufheben und setzen dann alle Buchungsregeln entweder auf die Option Nicht definiert oder Nur vorhanden wenn eingegeben.