Bilanzkonten pflegen

Bilanzkonten strukturieren

Beim Erstellen von Bilanzkonten ist zweierlei zu beachten:

• Das Konto muss ein Bilanzkontotyp sein. Bei diesem Kontotyp wird der Kontostand von einem Jahr zum nächsten vorgetragen.
• In der Regel geben Sie den Saldentyp auf dem Konto als Saldovortrag an. Dies bedeutet, dass die Vorgänge auf dem Konto nicht abgeglichen bzw. zugewiesen werden sollen. Wenn Sie eine Hauptbuchsaldierung durchführen, werden mit Saldovortrag definierte Konten gemäß den Angaben zusammengefasst und Vorgangsdetails entfernt. Eine Ausnahme bildet das Bankkonto. Wenn Sie die Bankabstimmung verwenden, sollten Sie das Bankkonto als Offene Posten definieren.

Debitoren-, Kreditoren- und Drittkonten in der Bilanz

In der SunSystems-Einzelhauptbuchumgebung erübrigt sich das Erstellen von Sammelkonten für Debitoren-/Forderungs-, Kreditoren-/Verbindlichkeits- und Drittkonten. In Bilanzberichten können Sie für jeden Bereich dieser Kontotypen die Gesamtsalden zeigen.

Konten, die zwischen Forderungen und Verbindlichkeiten wechseln

Der Soll-/Habensaldo auf einigen Bilanzkonten kann von einem Monat zum nächsten unterschiedlich sein. Dieses bestimmt, wo das Konto auf den Bilanzberichten ausgewiesen wird. Ein Beispiel dafür sind unternehmensinterne Drittkonten. In einem Monat kann durch den Kontostand bestimmt werden, dass das Konto unter Forderungen erscheint, im nächsten kann es unter Verbindlichkeiten gelistet werden.

In den Funktionen Finanztabellen und Finanzberichte können Sie eine Berichtszeile unterdrücken, je nachdem ob es sich um einen Soll- oder Habenbetrag handelt. In Finanzberichtszeilen legen Sie fest, ob Konten mit einem Soll- oder Habensaldo unterdrückt werden sollen. So können Sie verhindern, dass Forderungs- und Verbindlichkeitskonten zusammen saldiert werden. Siehe 'Berichterstattung nach Kontostand'.

In der Funktion Finanztabellenspalten oder Finanztabellenzeilen können Sie Soll- oder Habenbeträge auf Vorgangsebene teilen. Sie können beispielsweise zwei Spalten definieren, eine für Soll- und eine für Habenvorgänge. Sie können dann je eine Zeile für Umlaufvermögen und für kurzfristige Verbindlichkeiten erstellen. Beide Zeilen enthalten den gleichen Kontenbereich, haben jedoch entgegengesetzte Angaben im Feld Zeile/Konto unterdrücken. Folglich wird der Saldo für den Kontenbereich unter der für die ausgewählte Periode richtigen Position ausgewiesen.

Anlagen pflegen

Das Anlagenmodul von SunSystems pflegt ausführliche historische Beschreibungen der Anlagen, Anschaffungen und Veräußerungen. Mit diesem Modul erfolgt außerdem die automatische oder manuelle AfA-Berechnung. Sie haben die Möglichkeit, Anlagen abzufragen oder Berichte darüber zu erstellen.

Die Anlagenbuchhaltung ist ein integrierter Bestandteil des Financials-Einzelhauptbuchs, sodass durch eine Buchung die Anlagenwerte in der Anlagenbuchhaltung und gleichzeitig die entsprechenden Konten in Financials aktualisiert werden.

Wenn Sie das Anlagenmodul von SunSystems nicht verwenden, müssen Sie die entsprechenden Anlagenkonten verwalten und alle Anlagenbewegungen und Abschreibungsvorgänge manuell eingeben.

Mit der Bilanz verbundene Memokonten

Memokonten dienen in der Regel zur Aufzeichnung nicht-finanzieller Informationen. Ein Memokonto kann als Unterstützung für das Bilanzkonto dienen. In den Bilanzkonten können Sie zusammengefasste Informationen speichern, während Sie in den zugehörigen Memokonten detailliertere Sicherungsinformationen verzeichnen können. In einem Bilanzkonto erscheinen z. B. Mitarbeiterkredite als eine Summe, in einem Sicherungs-Memokonto speichern Sie jedoch ausführliche Informationen über die einzelnen Kredite.

Aufgelaufene Kosten und Vorauszahlungen

Aufgelaufene Kosten und Vorauszahlungen werden von SunSystems auf zweierlei Arten erfasst:

• Erstellen Sie mit der Funktion Journaltypen (JNT) ein Journal, das in der der Erfassungsperiode folgenden Periode automatisch eine Gegenbuchung durchführt.
• Verwenden Sie ein Standardjournal. Buchen Sie in Buchungen erfassen (LEN) mindestens vier Zeilen, zwei in der aktuellen und zwei in der folgenden Buchungsperiode. Diesen Vorgang können Sie mit Journalstandardwerte (JNP) automatisieren.

Gewinne/Verluste in der Bilanz anzeigen

Die in Bilanzberichten erscheinenden Gewinn-/Verlustbeträge setzen sich aus den Nettosalden aller Gewinn- und Verlustkonten zusammen. Der Saldo der als Gewinn- und Verlustkonten definierten Konten wird nicht in das neue Geschäftsjahr übertragen. Dies hat Auswirkungen auf Ihre Bilanzberichte, da Sie den unverteilten Reingewinn ausweisen müssen.

Als Teil Ihres Jahresabschlusses müssen Sie die Gewinne/Verluste für das Jahr auf einem Bilanzkonto buchen, das Sie entsprechend bezeichnen. Siehe 'Jahresabschlussgewinn bzw. -verlust in die Bilanz übertragen'.

Bankabstimmung

In SunSystems erfolgt die Abstimmung der Bankauszugdetails mit den auf dem Bankkonto verbuchten Vorgängen auf zwei Weisen.

Die Abstimmung kann manuell mit der Funktion Kontozuweisungen (ACA) erfolgen. Saldierte Vorgänge werden mit der Zuweisungsmarke 'Abgestimmt' markiert. Sie können die Vorgänge für das Bankkonto extrahieren und diese nach Datum oder Vorgangsnummer in der gewünschten Reihenfolge sortieren, was Ihnen das Auffinden der gesuchten Vorgänge erleichtert. Sie können die Zuweisungsmarke neben dem jeweiligen Vorgang ändern, um die Abstimmung vorzunehmen.

Nicht verrechnete Posten (z. B. Bankgebühren) können Sie in Kontozuweisungen mit Hilfe der Option Generieren manuell eingeben, oder mit einem Journaltyp, der Online-Zuweisung zulässt, erfassen.

Mit dem Menüpunkt Bericht in der Funktion Kontozuweisung können Sie einen Bericht über nicht erledigte Vorgänge erstellen. Sie sollten dabei nur die nicht zugewiesenen Vorgänge auswählen. Alternativ dazu haben Sie die Möglichkeit, in den Finanzberichtsfunktionen Ihren eigenen Bankabstimmungsbericht zu erstellen.

Mit Hilfe des SunSystems Abstimmungsmanagers können einige der Bankabstimmungsaufgaben automatisiert werden. Sie können die Bankauszugvorgänge in das Hauptbuch importieren und sie automatisch mit Hilfe von ausgewählten Abstimmungskriterien mit den Vorgängen auf dem Bankkonto abgleichen.

Sie können eine Abstimmung auch durchführen, indem Sie die auf dem Kontoauszug erscheinenden Vorgänge buchen. In einigen Ländern ist dies Pflicht. Die in der Funktion Zahlungseinzug generierten Vorgänge werden auf ein Verrechnungskonto gebucht. Andere Vorgänge werden vom Bankauszug gebucht. Der Bankauszug enthält Gegenbuchungen für die von Ihnen generierten Belastungen und Zahlungen. Mit der Funktion Kontozuweisungen stimmen Sie die verbleibenden Vorgänge ab und generieren ggf. Berichtigungen. Nach Abschluss dieses Abstimmungsprozesses stellen alle nicht zugewiesenen Vorgänge Ihre durchlaufenden Gelder dar.