Budgetwerte eingeben

Budgetwerte werden auf die gleiche Weise als Budgetvorgänge auf Konten verbucht wie Hauptbuchvorgänge auf Hauptbuchkonten. Ein Budget kann als Summe für das ganze Jahr gehalten und in jede beliebige verfügbare Periode eingegeben werden. Wahlweise kann das Budget auf die Jahresperioden verteilt werden.

Budgetwerte unterliegen den gleichen Journalprüfungs-, Ausgleichs- und Buchungsregeln. Die Budgetvorgänge werden zur Erstellung eines vollständigen Budgetänderungsprotokolls gepflegt.

Vor dem Verwenden der Budgetprüfung müssen Sie zuerst Budgetprüfungssätze erstellen. Nähere Informationen dazu finden Sie unter 'Budgetprüfungen definieren'.

Budgetwerte werden anhand folgender Funktionen in das Budgetbuch eingegeben:

Buchungen erfassen (LEN)
Buchungen importieren (LIM)
Kosten- und Leistungsrechnungslauf (CAL)

Hinweis: Bevor Sie mit Hilfe dieser Funktionen Budgetwerte laden, müssen Sie zunächst mit der Funktion Budget wechseln (CBG) auf das Budgetbuch zugreifen. Das Budgetbuch ist das in der Funktion Mandanten einrichten als Primärbudgetbuch definierte Buch.

Budgetvorgänge werden auf die gleiche Weise wie tatsächliche Vorgänge mit der Funktion Buchungen erfassen (LEN) in ein Budgetbuch eingegeben. Sie können allerdings die Budgetdatei auch in einem Tabellenkalkulationsprogramm vorbereiten und mit Buchungen importieren (LIM) in das Budgetbuch importieren.

Budgets können Ihren Anforderungen entsprechend detailliert sein. Budgets für einzelne Konten werden durch direktes Buchen auf diese Konten erstellt.

Wenn Sie in einem zusammenfassenden Bericht einen Vergleich mit dem Budget erbringen, können Sie das Budget für einen Kontenbereich in jedem beliebigen Konto eingeben. Berichten Sie z. B. die Verkaufskonten immer als einen Kontenbereich, können Sie die Budgetzahlen auf dem ersten Verkaufskonto des Budgetbuchs vorgeben.

Budgets können nach Analysecode, z. B. nach Abteilung oder Projekt, erfasst werden. Zur Eingabe des Budgets für einen Analysecode bzw. eine Analysecodekombination verbuchen Sie den entsprechenden Budgetbetrag des Vorgangs auf das Budgetkonto und verweisen die Analysecodes an den Vorgang.

Soll das Budget nur durch Analysecode vorgegeben werden, verbuchen Sie das Budget an ein einziges Konto und verweisen alle entsprechenden tatsächlichen Konten an dieses Budgetkonto.

Siehe 'Budgetkontrollen für ein Konto einrichten'.

Beim Eingeben der Budgetinformationen in das Budgetbuch werden Budgetsätze für einmalige Kombinationen der folgenden Elemente generiert:

Kontonummer - dies muss das in Budgetprüfung einrichten definierte Budgetprüfungskonto sein.
Periode
Analysecode 1 (wahlfrei, je nach 'Budgetprüfung einrichten')
Analysecode 2 (wahlfrei, je nach 'Budgetprüfung einrichten')
Analysecode 3 (wahlfrei, je nach 'Budgetprüfung einrichten')
Analysecode 4 (wahlfrei, je nach 'Budgetprüfung einrichten')
Analysecode 5 (wahlfrei, je nach 'Budgetprüfung einrichten')

Die obigen Details werden beim Buchen dem Journal entnommen. Es gelten die üblichen Kontenplan- und Journaleinrichtungsregeln; gehen Sie also bei obligatorischen, wahlfreien und nicht erlaubten Analysen mit Sorgfalt vor. Budgets müssen in der Basiswährung eingegeben werden.

Beim Buchen der Journale werden sowie im Primärbudgetbuch als auch in den Budgettabellen Eintragungen gemacht. Die Budgettabellen werden von der Budgetprüfungsfunktionalität verwendet. Das Primärbudgetbuch wird dann nur zu Bezugszwecken verwendet.

Bei Bestellungen und Eingangsrechnungen werden Beträge als Sollbeträge eingegeben. Es folgt ein Beispiel einer Journaleingabe:

	Konto	Analyse	Periode	Betrag	S/H
Zeile, die Budgetprüfungssätze erstellt	Budgetprüfungskontonummer	Wahlfrei	Die Periode, in der das Budget erstellt wird	Budgetbetrag für diese Periode	S
Ausgleichszeile	Sonstige Kontonummer	Nicht relevant	Die Periode, in der das Budget erstellt wird	Budgetbetrag für diese Periode	H

Beispiel 1 eines Budgets:

Konto	Periode	Budget
A	11/2005	US$ 100
A	12/2005	US$ 150
A	01/2006	US$ 200
A	02/2006	US$ 100
usw.
A	12/2006	US$ 100
B	11/2005	US$ 100
B	12/2005	US$ 100
B	01/2006	US$ 150
usw.

Beispiel 2 eines Budgets:

Konto	Periode	Analysecode 1	Budget
A	11/2005	Abt. A	US$ 100
A	11/2005	Abt. B	US$ 100
A	12/2005	Abt. A	US$ 150
A	12/2005	Abt. B	US$ 100
A	01/2006	Abt. A	US$ 200
A	01/2006	Abt. B	US$ 200
A	02/2006	Abt. A	Keine
A	02/2006	Abt. B	US$ 150
usw.

Budgets erneut zuweisen

Budgetbeträge können in andere Konten, Konto- und Analysekombinationen und Perioden verschoben werden. Ein Journal wird eingegeben, um ein Haben auf das Ausgangsbudget und ein Soll auf das Zielbudget zu buchen.

Wird z. B. ein Budget von Kontonummer A, Periode 04/2006 auf Kontonummer B, Periode 03/2006 verschoben, muss das folgende Journal erstellt werden:

Konto	Analyse	Periode	Betrag	S/H
A		04/2006	US$ 100	H
Sonstiges Konto		04/2006	US$ 100	S
B		03/2006	US$ 100	S
Sonstiges Konto		03/2006	US$ 100	H

Hinweis: Es sollte nicht mehr als das für die entsprechende Periode verfügbare Budget verschoben werden, da sonst eine Ausgabenüberschreitung im Budget verursacht wird. Der verfügbare Budgetbetrag errechnet sich wie folgt: Verfügbares Budget = Budget - Aufwandsverpflichtung - Ist-Aufwand.

Manuelle Budgeterfassung

Sie können Budgets anhand von Standardjournaltypen eingeben. Es ist jedoch ratsam, separate Journaltypen spezifisch für die Budgeterfassung zu definieren, damit sie problemlos zu unterscheiden sind.

Hinweis: Budgetjournale unterliegen den Kontrollen der doppelten Buchführung. Aus diesem Grund wäre die Definition eines Budgetinterimskontos sinnvoll. Auf diesem Konto werden dann die Ausgleichsbuchungen für alle Budgetjournale vorgenommen.

Budgetvorgänge vordefinieren

Mit Journalstandardwerte (JNP) beschleunigen Sie die Erfassung von Budgetvorgängen. Das folgende Beispiel kann bei Erfassung eines Jahresbetrags, der auf die Perioden in Ihrem Geschäftsjahr verteilt werden soll, von Nutzen sein:

Die erste vorgegebene Zeile wird nicht verbucht. Hier geben Sie das Gesamtbudget für dieses Jahr ein.
Sie können eine beliebige Anzahl nachfolgender Zeilen definieren, eine für jede Periode, denen Sie jeweils einen gleichen Anteil des Jahresbudgets zuteilen. Geben Sie im Feld Betrag 1R ein.
Es ist empfehlenswert, die Zeile, die der letzten Periode des Jahres entspricht, als Rundungsperiode zu definieren. Um dies zu erreichen, geben Sie im Feld Betrag 1RU ein.
Für die Ausgleichsbuchungszeilen für jede Periode darf das Feld Soll/Haben auf Periode stehen. Dies gibt den Wert für die Zeile an das Periodenausgleichskonto vor, um sicherzustellen, dass die Eingaben für jede Periode auf Null summiert werden. Für ein Budget, das auf zwölf Buchungsperioden verteilt wird, erhalten Sie also eine nicht zu buchende Zeile und je zwölf Soll- und Habenzeilen, die gebucht werden.

Journalstandardwerte dienen für Budgets, die nicht gleichmäßig über das Jahr verteilt werden. Das entsprechende für jede Periode anzuwendende Verhältnis wird im Feld Betrag eingegeben.

Budgets in einem Tabellenkalkulationsprogramm generieren

Die meisten Tabellenkalkulationsprogramme liefern Dateien in einem Format, das von SunSystems-Financials gelesen werden kann. Informationen zum erforderlichen Dateilayout finden Sie im Abschnitt Buchungen importieren.