Informationen zur Abgleichung
Bei der Abgleichung werden ein oder mehrere Vorgänge einem Konto mit offenen Posten verknüpft, um die Vorgänge zu 'schließen'. Dieser Prozess wird auch 'Kontozuweisung' genannt. Zur Abgleichung bzw. Zuweisung von Vorgängen versehen Sie diese mit einer Zuweisungsmarke, die den Abgleichungsstatus bezeichnet.
Beispielsweise wird beim Buchen einer Rechnung auf ein Debitoren-/Forderungskonto diese als offener, nicht zugewiesener Vorgang auf dem Konto erfasst. Wenn die Rechnung in einem einfachen Fall mit einer Zahlung vollständig beglichen wird, dann sind zur Aufzeichnung der Zahlung zwei Schritte erforderlich:
- Auf dem Debitorenkonto muss ein Zahlungsvorgang verbucht werden, um den Saldo des Schuldners zu reduzieren.
- Zahlungs- und Rechnungsvorgänge auf dem Debitorenkonto müssen miteinander abgeglichen werden, um zu zeigen, dass die Rechnung bezahlt wurde.
Zur Abgleichung der Zahlung mit der Rechnung setzen Sie die Zuweisungsmarke für die Zahlungs- und Rechnungsvorgänge auf Zuzuweisen. Nach dem Verbuchen der Vorgänge wird die Zuweisungsmarke für jeden Vorgang auf Zugewiesen geändert.
Die auf Konten mit offenen Posten verbuchten Vorgänge bleiben bis zur Zuweisung im System, Also bis der Vorgang die Zuweisungsmarke Abgeglichen erhält. Es gibt vier 'abgeglichene' Zuweisungsmarken: Zugewiesen, Bezahlt, Korrektur oder Abgestimmt. Siehe 'Welche Zuweisungsmarken müssen ausgeglichen sein?'.
Auf Debitoren-, Kreditoren- und Drittkonten ist es besonders wichtig, dass die Vorgänge vorschriftsmäßig abgeglichen werden, damit bezahlte Vorgänge nicht als unbezahlt behandelt werden.
Wenn die Genehmigungsfunktion aktiviert ist, müssen bestimmte Vorgänge vor der Abgleichung möglicherweise genehmigt werden. Siehe 'Welche Vorgänge müssen genehmigt werden?'.
Wenn in Hauptbuch einrichten (LES) die Ratenzahlungsprüfung aktiviert ist, wird sichergestellt, dass Ratenzahlungen entweder nach Ratendatum oder nach Ratennummer geordnet abgeglichen werden. Siehe 'Informationen zur Ratenzahlungsprüfung'.
Die Abgleichung kann jedoch komplizierter als der einfache Ausgleich von zwei zueinander passenden Posten sein. Sie müssen eventuell:
- mehrere Vorgänge auf einem Konto miteinander abgleichen, beispielsweise wenn eine Zahlung mehreren verschiedenen Rechnungs- und Gutschriftvorgängen auf dem Konto zugewiesen werden soll.
- einen Vorgang in zwei Vorgänge teilen, um ihn korrekt abzugleichen. Sie haben unter Umständen eine Zahlung erhalten, die nur einen Teil des ursprünglichen Vorgangs deckt. Sie müssen also den ursprünglichen Vorgang in zwei Vorgänge teilen.
- zusätzliche Vorgänge zur Aufzeichnung der Differenz zwischen den 'abgeglichenen' Vorgängen generieren, z. B. zur Aufzeichnung von Skonti oder Kursdifferenzen.
Abgleichen in SunSystems
SunSystems-Financials bietet verschiedene Arten von Vorgangsabgleichungen:
- Online-Zuweisung - dient zur Zuweisung eines Vorgangs im Rahmen der Buchungserfassung.
- Kontozuweisung - dient zur manuellen Zuweisung von Vorgängen auf einem ausgewählten Konto.
- Automatische Abgleichung - dient zur Vorgangszuweisung auf mehreren Konten anhand vordefinierter Abgleichungsregeln.
- Abstimmungsmanager - wickelt die Abgleichung entweder automatisch nach vordefinierten Kriterien oder manuell ab.