Journale zur Umkehr und zum Kopieren wählen

Verwenden Sie die Funktion 'Journalumkehr und -kopie (JRC)'; um ein oder mehrere Journale zum erneuten Buchen oder zur Umkehr auszuwählen oder um Duplikate zu erstellen, ohne dass die Details erneut in 'Buchungen erfassen (LEN)' eingegeben werden müssen. Mit dieser Funktion können Sie ebenfalls Zahlungen oder Zahlungseinzüge rückbuchen, die in den Funktionen 'Zahlungslauf (PYR)' oder 'Zahlungseinzug (PYC)' erstellt wurden.

Sie können mehrere Journale gleichzeitig rückbuchen oder kopieren, vorausgesetzt alle gewählten Journale sind vom gleichen Typ.

Beim Kopieren eines Journals können Sie die ursprünglichen Informationen wiederverwenden (außer für bestimmte Felder, die wegen der Buchungskontrolle automatisch überschrieben werden), und Sie können bei Bedarf bestimmte Elemente wie Datum, Periode und Benutzer-ID ändern.

Beim Rückbuchen eines Journals werden die ursprünglichen Informationen reproduziert, mit der Ausnahme, dass Haben und Soll umgekehrt werden. Bestimmte Felder müssen automatisch zum Beibehalten der Buchungskontrolle überschrieben werden. Sie können wahlweise bestimmte Journaldaten ändern, wie z. B. Datum, Periode und Benutzer-ID.

Beim Rückbuchen einer Zahlung oder eines Zahlungseinzugs kann diese Funktion zusätzlich zur Journalrückbuchung auch die Zuweisungsmarke umkehren, die dem Rechnungs- oder Gutschriftvorgang zugewiesen wurde, der ursprünglich vom Basiszahlungsjournal bezahlt wurde.

Wenn Sie einen Quellensteuervorgang umkehren und der Berechnungstyp 'Kumulativ' ist, werden der kumulative Betrag und die kumulative Steuer entsprechend gesenkt.

Das generierte Journal wird beim Buchen an das Hauptbuch mit einem Kennzeichen versehen, das es entsprechend als Rückbuchungsjournal, als Journalkopie oder Zahlungsumkehr einstuft.

Felder, die nicht unbedingt im generierten Journal dupliziert werden

Die automatisch generierten Rückbuchungszeilen sind in fast jeder Hinsicht mit den ursprünglichen Vorgangszeilen identisch. Folgendes sind die Ausnahmen:

  • Soll- und Habenmarken (die in Journalrückbuchungen und in Zahlungsumkehrvorgängen umgekehrt werden)
  • Vorgangsdatum (kann wahlweise abweichen)
  • Periode (kann wahlweise abweichen)
  • Erfassungsdatum (Systemdatum)
  • Buchungskontrollinformationen (Ursprungsdatum, Verfasst von, Vor Buchen geändert am, Vor Buchen geändert von, Nach Buchen geändert am, Nach Buchen geändert von, Endgültiges Buchungsdatum, Endgültig gebucht von)
  • Zuweisungsmarken
  • Noch anzuwendende Zuweisungskontrollinformationen (wie ID des zuweisenden Benutzers, Zuweisungsnummer, Zuweisungsperiode und -datum)
  • Journal- und Zeilennummern
  • Buchungsbelegnummer (bei Bedarf).

Bedingungen, unter denen ein Journal kopierbar ist

Um kopierbar zu sein, muss ein Journal oder eine Journalgruppe die folgenden Bedingungen erfüllen:

  • Jedes gewählte Journal muss ausgeglichen sein.
  • Alle gewählten Journale müssen den gleichen Typ haben.
  • Das Journal darf kein systemgeneriertes Journal sein (d. h., es darf nicht die Bezeichnung SYSTM haben).
  • Der Journaltyp muss den Status 'Offen' oder 'Ausgeblendet' haben.
  • Die Journale dürfen nicht Teil eines gespeicherten Satzes oder eines Genehmigungssatzes sein.
Hinweis: Wenn Sie ein Journal kopieren oder umkehren, für das in der Funktion Journaltyp (JNT) die Option Einmalige Vorgangsnummern gesetzt ist, müssen Sie diese zuerst deaktivieren, indem Sie die Markierung des Kontrollkästchens Einmalige Vorgangsnummern für den Journaltyp aufheben.

Bedingungen, unter denen ein Journal rückbuchbar ist

Um rückbuchbar zu sein, muss ein Journal oder eine Journalgruppe die folgenden Bedingungen erfüllen:

  • Jedes gewählte Journal muss ausgeglichen sein.
  • Alle gewählten Journale müssen den gleichen Typ haben.
  • Das Journal darf kein systemgeneriertes Journal sein (d. h., es darf nicht die Bezeichnung SYSTM haben).
  • Der Journaltyp muss den Status Offen oder Ausgeblendet haben.
  • Für keine der Vorgangszeilen im Journal darf eine Zuweisung mit ausgleichenden Zuweisungsmarken bestehen, also Zugewiesen, Bezahlt oder Korrektur.
  • Die Journale dürfen nicht Teil eines gespeicherten Satzes oder eines Genehmigungssatzes sein.

Bedingungen, unter denen ein Journal zur Zahlungsumkehr in Frage kommt

Um zur Zahlungsumkehr in Frage zu kommen, muss ein Journal oder eine Journalgruppe die folgenden Bedingungen erfüllen:

  • Jedes gewählte Journal muss ausgeglichen sein.
  • Alle gewählten Journale müssen den Journaltyp SYSTM haben, da sowie Zahlungslauf als auch Zahlungseinzug Systemjournale generieren.
  • Alle an Kunden- oder Lieferantenkonten gebuchten Journalzeilen müssen mit der Zuweisungsmarke Bezahlt zugewiesen sein.
  • Alle Journalzeilen, die nicht an Kunden- oder Lieferantenkonten gebucht wurden (z. B. Bank), dürfen nicht mit ausgleichenden Zuweisungsmarken (Zugewiesen, Bezahlt oder Korrektur) zugewiesen sein.
  • Alle Basisrechnungs- oder Gutschriftvorgangszeilen, die ursprünglich vom Quellenzahlungsjournal bezahlt wurden (vom Zahlungslauf oder Zahlungseinzug), müssen die Zuweisungsmarke Bezahlt haben.
  • Die Journale dürfen nicht Teil eines gespeicherten Satzes oder eines Genehmigungssatzes sein.

Ein Journal umkehren oder kopieren

In den folgenden Schritten wird beschrieben, wie Journalrückbuchungen oder -kopien generiert werden, die auf einem oder mehreren an das Hauptbuch gebuchten Journalen basieren.

  1. Wählen Sie Journalumkehr und -kopie (JRC) in SunSystems.
  2. Das Formular Journalumkehr und -kopie wird angezeigt. Geben Sie die entsprechenden Kriterien zum Wählen eines zu prüfenden Journalbereichs ein.
  3. Klicken Sie auf OK. Das Formular Financials - Journale abfragen wird angezeigt, das eine Tabelle mit allen Ihre Kriterien erfüllenden Journalzeilen enthält. Verwenden Sie den Bildlauf, um nach dem Journal zu suchen, das umgekehrt oder kopiert werden soll.
  4. Wählen Sie die Zeilen, die sich auf das gewünschte Journal beziehen. Markieren Sie dazu die entsprechenden Zeilen, indem Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die Schaltfläche links neben jeder der benötigten Journalzeilen klicken. Alternativ können Sie, wenn es sich um einen zusammenhängenden Journalzeilenbereich handelt, auf die erste benötigte Journalzeile klicken und die Maustaste bis hinunter zur letzten benötigten Journalzeile ziehen.

Wenn Sie nicht alle Zeilen eines Journals wählen, werden die restlichen Zeilen automatisch gesucht und ausgewählt, damit das ganze Journal rückgebucht oder kopiert wird.

  1. Klicken Sie auf Überprüfen. Das Formular Control-Desk-Eingangskorb erscheint, auf dem eine Tabelle mit den gewählten Journalzeilen angezeigt wird.
  2. In der Berichtsprozesskontrolle wählen Sie je nach Bedarf eine der folgenden Optionen:
    • Journalkopie
    • Journalumkehr
    • Zahlungsumkehr
  3. Klicken Sie auf OK. Das Formular Journalumkehr und -kopie wird angezeigt.
  4. Geben Sie die erforderlichen Informationen in diese Felder ein und klicken Sie auf Buchen.

    Wenn die Buchung erfolgreich ist, wird die Journalnummer in der Statusleiste angezeigt. Wenn Sie einen Journalstapel buchen, ist die angezeigt Journalnummer die Nummer des ersten erfolgreich gebuchten Journals im Stapel.

  5. Klicken Sie auf OK und Beenden, um den Vorgang abzuschließen.

    Falls Fehler auftreten, werden diese in der Tabelle angezeigt. Sie können die Zeilen erneut wählen und zu Schritt 6 (oben) zurückkehren, um Informationen im Formular Journalumkehr und -kopie nach Bedarf zu ändern.