Die Ausgabedatei

Die Ausgabedatei hat die Form einer Excel-Arbeitsmappe. Die Datei wird in einem Ordner auf dem Server gespeichert. Der Standardspeicherplatz ist:

<SunSystems v6.4-Installationsordner>/DataAudit/Data

Der Ordner kann aber auch mit Hilfe des Feldes Arbeitsdateiordner im Formular Datenrevision extrahieren geändert werden.

Die Einstellungen für diese Datei sind in Datenrevisionspflege (DAM) definiert, z. B. Passwortschutz.

Ist die Datei durch ein Passwort gesichert, müssen Sie bei Aufforderung das Extrahierungspasswort eingeben, um die Datei zu ändern. Anderenfalls ist die Datei schreibgeschützt. Die Struktur der Arbeitsmappe ist ebenfalls durch ein in SunSystems definiertes Passwort abgesichert.

Die Ergebnisse der Datenrevisionsextrahierung werden in dieser Arbeitsmappe eine Tabelle pro Seite angezeigt, und jeweils separat für jeden in der Revision eingeschlossenen Mandanten. Wenn z. B. Änderungen an drei Tabellen erkannt wurden (Artikel, Kunde und Konto), die zwei Mandanten betreffen (PK1 und ABC), enthält die Arbeitsmappe sechs Seiten mit folgenden Namen: Artikel, Kunde und Konto (für Mandant PK1); Artikel, Kunde und Konto (für Mandant ABC). Die Spaltenüberschriften der Arbeitsmappe sind gleich den Spaltenüberschriften der Tabellen.

  • Bei einer eingefügten Zeile, wird die Zeile als Einfügung gekennzeichnet, und die Daten werden in schwarz angezeigt.
  • Bei einer gelöschten Zeile wird die Zeile als gelöscht gekennzeichnet und die Daten vor der Löschung werden rot angezeigt.
  • Bei einer aktualisierten Zeile, werden die ursprünglichen Details vor der Aktualisierung in schwarz in der als Einfügung gekennzeichneten Zeile angezeigt; die geänderten Details werden rot, fett gedruckt in der nächsten Zeile angezeigt, die als Aktualisierung gekennzeichnet ist.
Hinweis: Das Revisionsprotokoll zeigt nur Änderungen in Tabellen, in denen Benutzerdaten geändert wurden. Die Spalte Aktualisierungszähler überwacht die Anzahl von Aktualisierungen und das Sperren von Einträgen, um Eingaben von mehreren Benutzern zur gleichen Zeit zu verhindern. Eine Lücke in der Aktualisierungzählerreihenfolge bedeutet, dass die Eingabe aktualisiert wurde, ohne dass dabei die Benutzerdaten geändert wurden. Dies kann vorkommen, wenn der Benutzer eine Eingabe wählt und auf OK klickt, ohne jedoch Änderungen vorzunehmen.
Hinweis:  Enthält der Extrakt eine große Anzahl von Datensätzen, werden diese evtl. auf mehrere Registerkarten in der Arbeitsmappe aufgeteilt.

Bevor ein Schnappschuss der Datenrevisionstabelle gemacht wird

Hinweis:  Ist ein Aktualisierung- oder Löschvorgang noch nicht in der Datenrevisionstabelle vertreten, wird vor der Datenänderung ein Schnappschuss der Datensätze gemacht. Auf der vorhergehenden Zeile befindet sich dann ein mit entweder Einfügung oder Aktualisierung markierter Datensatz, der den Status vor der Änderung darstellt. Die ursprünglichen Details vor der Änderung sind in schwarz angezeigt, gefolgt vom Datensatz, wie oben beschrieben.